Instrukcja stosowania mechanizmu podzielonej płatności

Załącznik Nr 1

                                                                                       do zarządzenia Nr Z/12/2024

 

Instrukcja stosowania mechanizmu podzielonej płatności

w Firma Przykładowa Sp. z o.o.

(Firma Przykładowa Sp. z o.o.)

 

§1

Zakres stosowania

1. Instrukcja jest stosowana od 01.01.2024 r. w Firma Przykładowa Sp. z o.o.

2. Instrukcja reguluje zasady prowadzenia oraz stosowania rachunku VAT (lub rachunków VAT) oraz płatności, do których ma zastosowanie mechanizm podzielonej płatności, o którym mowa w dziale XI rozdziale 1a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570).

§2

Odpowiedzialność za wykonywanie i ewidencjonowanie transakcji z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności

1. Prowadzenie ewidencji umożliwiającej poprawne sporządzenie rozliczenia podatkowego JPK_V7M należy do obowiązków działu głównego księgowego.

2. Decyzje, czy do danej zapłaty stosuje się mechanizm podzielonej płatności, podejmuje Anna Kowalska (Anna Kowalska, Jan Nowak).

3. Wypełnianie komunikatów przelewów należy do obowiązków Katarzyny Wiśniewskiej.

4. W celu dokonania płatności w mechanizmie podzielonej płatności osoba wskazana w ust. 3 wypełnia specjalny komunikat przelewu, który powinien zawierać co najmniej:

1) kwotę odpowiadającą całości albo części kwoty podatku wynikającej z faktury, która ma zostać zapłacona w mechanizmie podzielonej płatności;

2) kwotę odpowiadającą całości albo części wartości sprzedaży brutto;

3) numer faktury, w związku z którą dokonywana jest płatność lub (po zmianie od 01.07.2024 r.);

4) okres, za który będzie dokonywana płatność;

5) numer, za pomocą którego dostawca towaru lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (czyli NIP).

5. Utworzenie nowych kont do ewidencji rachunków VAT należy do obowiązków głównego księgowego Firma Przykładowa Sp. z o.o.

6. Nanosi się następujące zmiany w polityce rachunkowości oraz wprowadza opisy dla konta VAT:

1) wprowadza się nowe konto – konto 221-1 „Rachunek VAT”;

(lub)

1) wprowadza się analityczne do konta 130 „Rachunek bieżący” konto 130-1 „VAT MPP”.

7. Księgowania na kontach „Rachunek VAT MPP” są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych.

§3

Procedury

Firma Przykładowa Sp. z o.o. zobowiązana jest do dokonywania płatności z tytułu otrzymanych faktur VAT w ramach mechanizmu podzielonej płatności, gdy kwota na fakturze przekracza 15 000 zł brutto, a nabyte towary lub usługi mieszczą się w załączniku Nr 15 do ustawy o podatku od towarów i usług, oraz gdy jednostka otrzyma fakturę VAT z adnotacją „mechanizm podzielonej płatności” lub gdy otrzyma fakturę bez tego oznaczenia, a spełnia ona przedstawione warunki.

§ 3.1

Funkcjonowanie rachunku VAT

1. Firma Przykładowa Sp. z o.o. dla każdego nowo otwartego rachunku VAT tworzy w systemie księgowości odrębne konto analityczne – VAT MPP.

2. Informacje o numerze konta bankowego, będącego rachunkiem VAT, Firma Przykładowa Sp. z o.o. otrzymuje od banku.

3. Firma Przykładowa Sp. z o.o. prowadzi rejestr wszystkich posiadanych rachunków VAT, ze wskazaniem, jakie operacje gospodarcze planuje wykonywać z wykorzystaniem każdego z nich, ze szczególnym zaznaczeniem, który rachunek będzie służył do regulowania zobowiązań podatkowych (będący głównym rachunkiem VAT).

4. W przypadku nadwyżki środków pieniężnych rachunek VAT wskazany przez Firma Przykładowa Sp. z o.o. jako główny rachunek VAT może również służyć do spłaty VAT wynikającego z otrzymanych faktur.

5. W przypadku gdy na rachunku wskazanym jako główny rachunek VAT nie ma wystarczających środków na spłatę zobowiązań, odsetek czy innych zaległości z tytułu VAT, na rachunek główny VAT dokonuje się przelewów środków pieniężnych z innych rachunków VAT, a w razie dalszego niedoboru środków pieniężnych – także z innych rachunków rozliczeniowych Firma Przykładowa Sp. z o.o.

§ 3.2

Dokonywanie zapłaty zobowiązań podatkowych

1. Po sporządzeniu rozliczenia JPK_V7M dokonuje się zapłaty zobowiązania z tytułu nadwyżki VAT należnego nad VAT naliczonym.

2. Płatność podatku następuje z głównego rachunku VAT.

3. Płatności podatku dokonuje Piotr Zieliński.

4. Jeżeli płatność następuje przed wymaganym terminem, to płatność zobowiązania podatkowego z tytułu VAT może być dokonana z uwzględnieniem zmniejszenia zobowiązania (potrącenia).

5. Możliwą kwotę potrącenia ustala osoba dokonująca zapłaty zobowiązania z tytułu VAT (tj. Piotr Zieliński), stosując następujący wzór:

S = Z * (r/365) * n

gdzie:

S – kwota, o którą obniża się kwotę zobowiązania podatkowego z tytułu podatku,

Z – kwota zobowiązania podatkowego wynikająca z deklaracji podatkowej, przed obniżeniem tego zobowiązania,

r – stopa referencyjna NBP obowiązującą na 14 dni robocze przed dniem zapłaty podatku,

n – liczba dni od dnia, w którym obciążono rachunek VAT (ale z wyłączeniem tego dnia), do dnia, w którym upływa termin zapłaty podatku (włącznie z tym dniem).

6. Kwotę obniżki stanowi kwota obliczona zgodnie z ust. 5, zaokrąglona do pełnych złotych w ten sposób, że końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych.

§ 3.3

Zwrot nadwyżki podatku naliczonego nad należnym

1. Zwrot podatku naliczonego nad podatkiem należnym zostaje przelany przez urząd skarbowy na wskazany przez Firma Przykładowa Sp. z o.o. rachunek VAT, będący jej głównym rachunkiem VAT.

2. Środki pochodzące ze zwrotu VAT mogą zostać przelane z głównego rachunku VAT na inne rachunki VAT na podstawie zlecenia złożonego do banku (wewnętrznym komunikatem przelewu).

3. Środki pochodzące ze zwrotu VAT mogą zostać przelane z głównego rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy Firma Przykładowa Sp. z o.o., niebędący rachunkiem VAT, jeżeli Firma Przykładowa Sp. z o.o. złoży do urzędu skarbowego wniosek stanowiący załącznik Nr 1 do niniejszej instrukcji.

4. Wniosek, o którym mowa w ust. 2, może być złożony przez Marię Kamińską.

5. Termin na wydanie postanowienia urzędu skarbowego, w którym organ skarbowy może wyrazić zgodę na przelew środków, wynosi 30 dni.

6. Jeżeli po wydaniu postanowienia, o którym mowa w ust. 5, na głównym rachunku VAT nie ma już środków, na jakie wskazywała Firma Przykładowa Sp. z o.o., kiedy składała wniosek do urzędu skarbowego, na podstawie otrzymanego postanowienia może zgłosić do banku chęć przekazania środków z głównego rachunku VAT na rachunek rozliczeniowy w wysokości dostępnych środków zgromadzonych na głównym rachunku VAT.

 

Jan Kowalski

(podpis osoby upoważnionej)