Instrukcja windykacji należności

Instrukcja windykacji należności

ul. Słoneczna 12, 00-001 Warszawa

01.01.2024

1

1.1 Instrukcja ustala zasady windykacji należności przeterminowanych, dokonywanej przez wyznaczonych pracowników Elektro-Tech Sp. z o.o.

1.2 Instrukcja windykacji należności została przygotowana przez Głównego księgowego i zatwierdzona przez Kierownika jednostki.

1.3 Instrukcja ta jest dokumentem wewnętrznym i określa zasady windykacji należności w firmie: Elektro-Tech Sp. z o.o.

1.4 Instrukcja windykacji należności obowiązuje od dnia 01.01.2024.

2

2.1 Poniższa instrukcja dotyczy należności przeterminowanych co najmniej 21 dni.

2.2 Informację o przeterminowanych należnościach przedstawia w formie zestawienia, w okresach tygodniowych, Główny księgowy.

2.3 Osoby wyznaczone do windykacji należności, w oparciu o otrzymane zestawienie i poniższe zasady, dokonują windykacji przeterminowanych należności.

2.4 Instrukcja windykacji należności dotyczy czynności prowadzonych w drodze postępowania pozasądowego. Postępowanie to ma skłonić dłużnika do dobrowolnego wykonania zobowiązań.

2.5 Zasady postępowania zależą od kosztów i czasochłonności, i są to w kolejności:

- ustalenie czy istnieje możliwość kompensaty zobowiązań,

- w przypadku należności przeterminowanych przerwanie realizacji kolejnych umów handlowych z dłużnikiem do momentu zapłaty zaległości. Każdorazowo taką decyzję podejmuje Kierownik działu handlowego,

- telefoniczne monitowanie dłużnika przez okres jednego miesiąca, dwa razy w tygodniu, wskazany jest kontakt z Kierownikiem ds. Finansowych Elektro-Tech Sp. z o.o. lub Dyrektorem Finansowym Elektro-Tech Sp. z o.o.,

- dwukrotne wysyłanie ponagleń zapłaty - przez okres dwóch miesięcy,

- jednokrotne wysłanie wezwania do zapłaty wraz z informacją o odsetkach przysługujących zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych - w kolejnym miesiącu

- jednokrotne wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty - po dwóch tygodniach.

2.6 Wszystkie wezwania należy wysyłać za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

2.7 W przypadku braku reakcji na dotychczasowe monity należy wykonać ponownie telefon do dłużnika, powiadamiając go o rozpoczęciu procesowej drogi w celu odzyskania należności.

2.8 W przypadku dużych kwot należności od jednego dłużnika, należy też przeanalizować możliwość zatrudnienia profesjonalnej firmy windykacyjnej, co pozwoli szybciej - niż na drodze sadowej - odzyskać należności.

2.9 O wynajęciu firmy windykacyjnej można oficjalnie powiadomić dłużnika.

2.10 Po rozpoczęciu windykacji należności przez firmę windykacyjną, należy zaprzestać wobec dłużnika wszelkich dodatkowych monitów.

2.11 Jeśli firma windykacyjna nie odzyska należności w terminie określonym w umowie, należy skierować sprawę do sądu.

3

3.1 Jeśli dłużnik kwestionuje należności, należy w jak najkrótszym czasie dostarczyć mu dowody na ich istnienie, podpisane umowy, potwierdzenia wykonania umów, potwierdzenie salda, itp.

3.2 Osoby prowadzące windykację telefoniczną powinny wykazać się dużą odpornością psychiczną i nieustępliwością, ale jednocześnie muszą zachować wobec dłużnika prawidłowe reakcje interpersonalne - nie mogą zastraszać dłużnika.

3.3 Należy prowadzić szczegółowe notatki z rozmów telefonicznych, zapisywać Jan Kowalski, deklarowane terminy spłaty. Jeśli to możliwe należy prowadzić korespondencje listową, faksową, email, z dłużnikiem, potwierdzającą prowadzony proces windykacji.

3.4 Jeśli dłużnik dokona spłaty należności i nadal chce podtrzymywać współpracę, należy zastanowić się nad dodatkowymi rozwiązaniami, które pozwolą uniknąć podobnej sytuacji w przyszłości jak np. kaucje, kary umowne.

3.5 Postępowanie, o którym mowa w pkt 3.4 należy w miarę możliwości stosować do nowych kontrahentów. Decyzje podejmuje Kierownik działu handlowego lub Kierownik jednostki.

3.6 Wskazane jest sprawdzanie wiarygodności każdego kontrahenta.

4

4.1 W przypadku niewielkich należności przeterminowanych należy rozważyć i zanalizować koszty windykacji. Koszty zaawansowanej windykacji mogą przekroczyć wartość należności czyniąc cały proces nieopłacalnym.

4.2 Jeżeli windykacja należności okazuje się nieskuteczna lub zbyt kosztowna należy przekazać odpowiednią analizę wraz z uzasadnieniem do Kierownika jednostki.

4.3 Po zaakceptowaniu tej analizy przez Kierownika jednostki, trafia ona następnie do działu księgowości i stanowi podstawę do ich umorzenia i uznania ich za nieściągalne.

5

5.1 Wszelkie zmiany w niniejszej instrukcji wymagają pisemnego ich zamieszczenia.

5.2 Wszystkie zmiany zatwierdza kierownik jednostki.

Dokument zatwierdził

Adam Nowak

15.03.2024 ...........

Dokument przygotował

Anna Wiśniewska

(Główny księgowy)