Instrukcja zaliczania opłat leasingowych i najmu samochodów do kosztów podatkowych

Instrukcja w zakresie zaliczania do kosztów podatkowych opłat wynikających z umów leasingu lub najmu samochodów osobowych w

Fabryka Mebli "Drewex" Sp. z o.o.

§1 Zakres stosowania

Instrukcja podlega wdrożeniu w przypadku korzystania przez płatnika podatku dochodowego od osób prawnych albo podatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z samochodów osobowych, o których mowa w art. 4a pkt 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2022 poz. 1261) – art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2022 poz. 2647), na podstawie umów leasingu, najmu bądź umów o podobnym charakterze.

§2 Dział zobowiązany do wdrożenia instrukcji

Do wdrożenia instrukcji zobowiązani są:

1) dział księgowości,

2) biuro rachunkowe "Rach-Mistrz" – w przypadku powierzenia prowadzenia księgowości podatnikowi uprawnionemu, zgodnie z odrębnymi przepisami, do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

§3 Procedura

1. Dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika dokonuje analizy statusu samochodu będącego przedmiotem umowy leasingu, najmu bądź umowy o podobnym charakterze pod kątem jego kwalifikacji jako samochodu osobowego w rozumieniu art. 4a pkt 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

2. W przypadku ustalenia, że zawarta przez podatnika umowa leasingu, najmu lub umowa o podobnym charakterze dotyczy samochodu o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, przy czym samochód ma jeden rząd siedzeń, dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika wskazuje Kierownika działu logistyki danej umowy na możliwość wyłączenia przedmiotowego samochodu z zakresu samochodów osobowych. Następuje to pod warunkiem przeprowadzenia demontażu tylnych siedzeń przez autoryzowany serwis samochodowy, uzyskania zaświadczenia o przeprowadzeniu demontażu tylnych siedzeń oraz adnotacji demontażu w dowodzie rejestracyjnym. W przypadku przeprowadzenia demontażu tylnych siedzeń, pozyskania zaświadczenia o spełnieniu warunków pozwalających na wyłączenie samochodu z zakresu samochodów osobowych oraz pozyskania adnotacji w dowodzie rejestracyjnym tego pojazdu, dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika zalicza opłaty wynikające z umowy leasingu, najmu bądź innej umowy o podobnym charakterze do kosztów podatkowych podatnika. Po zakończeniu roku podatkowego dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika wzywa Kierownika działu logistyki danej umowy do potwierdzenia, że stan samochodu nie uległ zmianie od chwili wydania zaświadczenia.

3. W przypadku ustalenia, że zawarta przez podatnika umowa leasingu, najmu lub umowa o podobnym charakterze dotyczy samochodu o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika ustala wartość samochodu na podstawie:

1) umowy leasingu lub najmu, o ile taka wartość wynika z umowy;

2) faktury VAT – w przypadku umów najmu zawartych na okres krótszy niż 6 miesięcy;

3) innych dostępnych danych, w tym np. danych katalogowych producenta pojazdu, a w przypadku samochodów używanych na podstawie ogólnie dostępnych informacji o cenach rynkowych pojazdów (informacje w tym zakresie podlegają archiwizacji) – w razie braku danych, o których mowa w punktach 1) i 2) niniejszego wyliczenia.

4. Dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika na podstawie decyzji podatnika w zakresie poziomu odliczenia naliczonego VAT w odniesieniu do danego samochodu ustala współczynnik, na podstawie którego będzie obliczana kwota raty leasingowej (czynszu najmu) zaliczana do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 16a ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 16a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

5. Jeśli podatnik, w oparciu o złożoną informację VAT-26 oraz prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu, podejmuje decyzję o odliczaniu 50% VAT z rat leasingowych (czynszu najmu), współczynnik ustala się jako: 50% ÷ wartość samochodu netto.

6. Jeśli podatnik jest uprawniony do odliczenia 100% VAT z rat leasingowych (czynszu najmu), współczynnik ustala się jako: 100% ÷ wartość samochodu netto + 100% VAT (od wartości netto samochodu), lub 100% ÷ wartość netto samochodu.

7. Jeśli podatnik nie jest uprawniony do odliczenia VAT z rat leasingowych (czynszu najmu), współczynnik ustala się jako: 100% ÷ wartość samochodu brutto, lub 100% ÷ wartość netto samochodu.

8. Jeśli współczynnik ustalony według powyższych zasad przekracza 1 – całość raty leasingowej (czynszu najmu) jest zaliczana do kosztów uzyskania przychodów. Gdy ten współczynnik jest niższy niż 1 – dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika zalicza do kosztów uzyskania przychodów jedynie część raty leasingowej (czynszu najmu) wynikającą z zastosowania współczynnika, z zastrzeżeniem poniższego punktu.

9. Dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika weryfikuje umowę pod kątem jej kwalifikacji jako umowy leasingu operacyjnego, o której mowa w art. 17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 23a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych). Jeśli umowa spełnia warunki określone w art. 17b ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i rata leasingowa składa się z elementu kapitałowego (stanowiącego spłatę wartości samochodu) oraz elementu odsetkowego, wówczas współczynnik, o którym mowa w punkcie 4, dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika stosuje wyłącznie do elementu kapitałowego raty leasingowej, podwyższonego o kwotę podatku VAT niepodlegającego odliczeniu od tej części raty leasingowej.

10. Po zakończeniu roku podatkowego dział księgowości lub biuro rachunkowe prowadzące księgi podatkowe podatnika dokonuje weryfikacji przyjętych w trakcie roku rozwiązań w zakresie ustalenia współczynnika, o którym mowa w art. 16a ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 16a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), a także dokonuje analizy w zakresie poprawności zaliczonych w trakcie roku podatkowego do kosztów podatkowych kwot rat leasingowych (czynszów najmu).

11. Główny Księgowy podejmuje działania mające na celu potwierdzenie prawidłowości stosowania w trakcie roku podatkowego rozwiązań wynikających z art. 16a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 4a pkt 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 17a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 16a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 4a pkt 9a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, art. 5a pkt 19a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, art. 23a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).