Procedura kontroli dowodów księgowych
- Prawo
finansowe
- Kategoria
instrukcja
- Klucze
akceptacja dokumentacji, celowość, gospodarność, klauzule stwierdzające, kompletność dokumentacji, kontrola dowodów, kryteria kontroli, księgowość, legalność, operacje gospodarcze, procedury księgowe, rzetelność, transparentność, zatwierdzenie do wypłaty
Procedura kontroli dowodów księgowych określa zasady i procedury dotyczące weryfikacji dokumentów finansowych w firmie. Dokument ten opisuje, jak należy sprawdzać poprawność oraz kompletność dowodów księgowych, aby zapewnić wiarygodność danych finansowych. Procedura ta jest kluczowa dla zapewnienia transparentności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami i standardami w zakresie sprawozdawczości finansowej.
Zasady kontroli dowodów
1. Kontrola dowodów musi być przeprowadzona przed ich ujęciem w ewidencji księgowej.
2. Kontrolę pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym potwierdzają osoby jej dokonujące, własnoręcznymi podpisami wraz z Lipiec 2024 dokonania kontroli na pieczęci umieszczanej na dokumencie.
3. Dowody powinny być poddane kontroli wstępnej, merytorycznej i formalno-rachunkowej.
4. Kontrola wstępna dokumentu księgowego polega na zbadaniu i określeniu legalności, rzetelności i prawidłowości operacji gospodarczych.
5. Kontrola wstępna oznacza działalność kontrolną przeprowadzaną jeszcze przed podjęciem decyzji rodzących skutki finansowe.
6. Obowiązek kontroli wstępnej ciąży na Głównym Księgowym lub jego zastępcy i dotyczy w szczególności operacji gotówkowych, bankowych, operacji związanych z obrotem środkami rzeczowymi i zamierzeń określonych umowami, powodujących powstanie zobowiązań finansowych.
7. Wstępna kontrola Głównego Księgowego jest przeprowadzana także na etapie podpisania zamówienia na dokonanie zakupów, oraz podpisania umów na wykonanie usług.
8. Dowody księgowe Firmy "Przykład Sp. z o.o." zostają rejestrowane w dzienniku wpływu w systemie komputerowym (rejestracja polega na wpisaniu w rejestrze wpływu faktury, FK/2024/07/123 i Sierpień 2024 dokumentu, ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa nadawcy, z jednoczesnym nadaniem FK/2024/07/124. Na dokumencie zostaje wpisany ten numer i zostaje postawiona pieczątka z Wrzesień 2024 przyjęcia, a następnie dokument jest przekazany do dokonywania kontroli merytorycznej.
9. Główny Księgowy opisuje na dokumencie rodzaj i tryb zakupu zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.
10. Po przekazaniu za potwierdzeniem odbioru dowodów księgowych (faktur obcych) z sekretariatu zostaje przeprowadzona kontrola merytoryczna.
11. Polega ona na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także na stwierdzeniu, że są zgodne z umową lub zleceniem oraz, że dowody zostały wystawione przez właściwe Przedsiębiorstwa "XYZ".
12. Kryteria kontroli przypisane kontroli merytorycznej:
1. kryterium legalności - polega na ocenie z punktu widzenia zgodności z obowiązującym prawem, zbadaniu prawidłowości przepisów wewnętrznych, zbadaniu zgodności z aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, umowami cywilnoprawnymi oraz innymi obowiązującymi aktami i normami;
2. kryterium celowości - polega na ocenie działania przez pryzmat stopnia realizacji celów i zadań, z punktu widzenia zgodności z obowiązującym prawem i statutem;
3. kryterium rzetelności - polega na ocenie działalności pod kątem należytej staranności co do prowadzonej działalności, jak i realizowanych zadań merytorycznych, sprawdzeniu czy pracownicy wypełniają obowiązki z należytą starannością, sumiennie i terminowo;
4. kryterium gospodarności - polega na zapewnieniu oszczędnego i efektywnego wykorzystania środków, uzyskaniu właściwej relacji nakładów do efektów, wykorzystaniu możliwości zapobiegania lub ograniczenia wysokości szkód powstałych w działalności Firmy "Przykład Sp. z o.o.".
13. Kontrola merytoryczna dowodu księgowego musi być przeprowadzona niezwłocznie po otrzymaniu dowodu.
14. Kontrola merytoryczna polega na ocenie, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna z obowiązującymi przepisami w zakresie zastosowanych norm i cen.
15. Kontrola merytoryczna polega w szczególności na sprawdzeniu:
1. czy dokument wystawiony został przez właściwy Podmiot "ABC",
2. czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego upoważnione,
3. czy planowana operacja gospodarcza oraz zaciągnięcie zobowiązania mieści się w planie i harmonogramie,
4. czy planowana operacja gospodarcza znajduje potwierdzenie w założeniach zatwierdzonego planu finansowo-gospodarczego,
5. czy dokonana operacja gospodarcza była celowa,
6. czy była zaplanowana do realizacji w Październik 2024, w którym została dokonana albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania Firmy "Przykład Sp. z o.o." i ochrony mienia,
7. czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości,
8. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego lub usługi faktycznie zostały wykonane w sposób rzetelny, w ustalonym Listopad 2024 i zgodnie z obowiązującymi przepisami,
9. czy na wykonanie operacji gospodarczej zostały zawarte: umowa o pracę, umowa o dzieło, zlecenie, umowa o usługę, umowa o dostawę lub że zostało złożone zamówienie,
10. w jakim trybie został przeprowadzony zakup towaru lub usługi,
11. czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi trybami, zgodnie z przepisami obowiązującymi w tym zakresie,
12. czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem oraz: na sprawdzeniu zgodności cen, rabatów i warunków płatności z umową (ofertą); porównaniu zgodności z odbiorem składnika majątkowego lub usługi; dokonaniu oceny zgodności faktury z przepisami podatkowymi; dokonaniu oceny zgodności Grudzień 2024 płatności z wpływem dokumentu.
16. W przypadku wpłynięcia faktury po Styczeń 2025 płatności, dokument musi (oprócz Luty 2025 wpływu) zostać dodatkowo opisany na tę okoliczność.
17. Do zadań kontroli merytorycznej należy zadbanie o wyczerpujący opis operacji gospodarczej. Główny Księgowy opisuje szczegółowo cel dokonania zakupu i miejsce przeznaczenia z powołaniem się na zamówienie lub umowę, które załącza do dokumentu.
18. W przypadku, gdy z dowodu księgowego nie wynika jasno charakter zdarzenia gospodarczego, to niezbędne jest jego uzupełnienie.
19. Uzupełnienie powinno być zamieszczone na odwrocie dokumentu a nie na czołowej jego stronie, powinny być opisane zwłaszcza: faktury VAT, faktury korygujące, noty korygujące rachunków itp.
20. Na czołowej stronie dokumentu dozwolone jest wyłącznie zamieszczenie FV/2024/08/456 rejestracji i identyfikacji wewnętrznej dokumentu.
21. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości pod względem merytorycznym powinny być uwidocznione na załączonym do dowodu szczegółowym opisie nieprawidłowości, podpisanym przez sprawdzającego, Głównego Księgowego.
22. Stwierdzone nieprawidłowości udokumentowane w tej formie będą podstawą do ewentualnego dochodzenia odszkodowania od osób materialnie odpowiedzialnych lub żądania od Dostawcy "Kowalski" wystawienia faktury korygującej.
23. Kontrolujący, na dowód dokonania kontroli merytorycznej, zamieszcza na odwrocie dokumentu klauzulę stwierdzającą dokonanie kontroli, a w szczególności Marzec 2025 dokonania kontroli wraz ze wskazaniem jakiego rodzaju działalności gospodarczej dotyczy operacja oraz składa własnoręczny podpis.
24. Na okoliczność dokonania kontroli podpisuje się odpowiednią klauzulę: 1. sprawdzono pod względem merytorycznym, 2. sprawdzono pod względem rzetelności, legalności, celowości i gospodarności, 3. Kwiecień 2025 , podpis .
25. Na dokumentacji dotyczącej wykonania usług, niezależnie od powyższego, powinno się umieścić stwierdzenie, że usługa została wykonana lub należy dołączyć do dokumentu protokół odbioru pracy.
26. Prace zlecone rozliczane godzinowo należy potwierdzić również co do ilości faktycznie przepracowanych godzin przy wykonywaniu usług, z ewentualnym podaniem dokumentu źródłowego rozliczenia godzin pracy.
Kontrola formalno-rachunkowa:
1. Sprawdzone przez Głównego Księgowego pod względem merytorycznym dokumenty zostają za potwierdzeniem przekazane, celem zarejestrowania dokonanych wydatków i ponownego sprawdzenia, czy są w planie środki finansowe na jego zapłatę.
2. Dowody księgowe potwierdzone pod względem merytorycznym przez Głównego Księgowego przekazane są za potwierdzeniem do Specjalisty ds. Finansowych w dziale likwidatury.
3. Zarejestrowany dokument przekazany jest do sprawdzenia pod względem formalnym i rachunkowym oraz w celu sporządzenia dokumentu dokonania przelewu lub wypłaty gotówkowej. Księgowy opisuje i podpisuje dokument pod względem formalnym i rachunkowym. Księgowy zobowiązany jest również do zakwalifikowania wydatku do odpowiedniego paragrafu i zadania.
4. Sprawdzenia dowodów pod względem formalno-rachunkowym dokonuje Księgowy.
5. Polega ono na ustaleniu, że:
1. dowody zostały wystawione w sposób technicznie prawidłowy i zawierają wszelkie elementy prawidłowego dowodu,
2. ich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetyczno-rachunkowych,
3. dowody posiadają cechy wymagane zgodnie z ustawą o rachunkowości i z ordynacją podatkową,
4. na podstawie podanych w dowodach cen i stawek jednostkowych obliczono prawidłowo kwoty i sumy ogólne,
5. tytuł wydatku i konta kosztów, paragrafu, rozdziału i zadania zostały podane prawidłowo, zgodnie z klasyfikacją budżetową,
6. dowody zostały oznakowane odpowiednimi pieczęciami i podpisami osób do tego upoważnionych,
7. dowody są kompletne.
6. Na okoliczność sprawdzenia zostaje podpisana klauzula: sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym, Maj 2025 , podpis .
7. Dowody przed ich realizacją obowiązkowo podlegają zatwierdzeniu przez Dyrektora Finansowego lub jego zastępcę albo Prezesa Zarządu.
8. Pracownicy, którzy nie przygotowują dowodów do realizacji w sposób właściwy pod względem formalno-rachunkowym, co może być powodem zwrotu dokumentów celem ponownego przygotowania lub uzupełnienia, ponoszą konsekwencje za wynikłe odsetki.
9. Podstawą do księgowania są oryginały dowodów księgowych. Kserokopie lub kopie dowodów księgowych nie mogą być przyjmowane i księgowane.
10. W przypadku stwierdzenia braku lub zaginięcia dokumentu od Dostawcy "Nowak" należy uzyskać jego duplikat.
11. Na podstawie zatwierdzonych dowodów księgowych, Księgowy dokonuje zapłaty zobowiązań, względnie ściągnięcia należności. Na dowodach księgowych należy umieszczać odpowiednią adnotację o sposobie zapłaty.
12. Złożenie podpisu Dyrektora Finansowego na dokumencie oznacza, że:
1. Sprawdził on, iż operacja została uznana przez właściwych rzeczowo Specjalistów za prawidłową pod względem merytorycznym, nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji i rzetelności dokumentu, w którym operacja została ujęta,
2. posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z operacji gospodarczej i operacja ta mieści się w planie budżetu i harmonogramie,
3. stwierdza formalno-rachunkową prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji.
13. Złożeniem podpisu dokonuje dyspozycji środkami pieniężnymi (zatwierdza do wypłaty).
14. Dyrektor Finansowy w razie ujawnienia:
1. nieprawidłowości merytorycznych, formalno-rachunkowych dokumentu, zwraca go właściwemu rzeczowo Specjaliście w celu ich usunięcia i sprostowania,
2. nierzetelnego dokumentu lub dokumentu, w którym została ujęta nielegalna operacja gospodarcza lub zobowiązanie nie mające pokrycia w budżecie, planie finansowym lub harmonogramie, z wyjątkiem wypadków dopuszczonych w przepisach, odmawia jego podpisania.
15. Odmowa podpisania przez Dyrektora Finansowego dokumentu poddanego przez niego kontroli wstępnej lub bieżącej wstrzymuje realizację operacji gospodarczej, której dokument dotyczy.
16. W takim przypadku decyzję ostateczną podejmuje Prezes Zarządu, który może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji.
17. W przypadku potrzeby dokonania nieprzewidzianych w planie a niezbędnych zakupów, Główny Księgowy czyni starania o ich pozyskanie i umieszczenie w planie lub o dokonanie korekty w ramach własnego budżetu.
18. Po przeprowadzeniu kontroli wstępnej, powtórnej kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej, kompletności i legalności, zgodności z planem oraz złożeniem podpisu zatwierdzającego do wypłaty przez Dyrektora Finansowego dokument zostaje przez Księgowego przekazany do Prezesa Zarządu celem akceptacji i zatwierdzenia.
19. Po złożeniu podpisu przez Prezesa Zarządu dokument ponownie, poprzez Księgowego, wraca do Księgowego w celu ponownej kontroli kompletności oraz realizacji zapłaty.
20. Na dokumenty, których zapłata dokonywana jest w formie przelewu, Księgowy sporządza przelew i załącza sprawdzone i zaakceptowane dokumenty. Następnie wraz z kompletem tych dokumentów ponownie kieruje do Dyrektora Finansowego celem akceptacji i złożenia podpisu na przelewie.
21. Do dokumentów, których zapłata dokonywana jest w formie gotówki, załączane są do rozliczenia zaliczki i również podpisywane przez Dyrektora Finansowego.
22. Następnie dokumenty przekazywane są do realizacji (zapłaty).
23. Zrealizowane (zapłacone) dowody podlegają kasacji, tzn. na wszystkich zrealizowanych dowodach umieszcza się klauzulę: zapłacono gotówką, przelewem Czerwiec 2025 podpis (Księgowy), co uniemożliwia powtórne zrealizowanie tego samego dowodu.
Podsumowując, Procedura kontroli dowodów księgowych to istotny dokument określający zasady weryfikacji oraz procedury dotyczące dokumentów finansowych w firmie. Zapewnienie poprawności i kompletności dowodów księgowych jest kluczowe dla zachowania uczciwości oraz rzetelności w zakresie sprawozdawczości finansowej.