Procedura wewnętrzna przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Warszawa, dnia 2023-10-26

Zarządzenie Właściciela (Prezesa Zarządu, Dyrektora) "Rachunkowość Sp. z o.o."

w sprawie wprowadzenia w "Rachunkowość Sp. z o.o." Procedury Wewnętrznej dotyczącej przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

§1

1. Niniejszą Procedurę Wewnętrzną wprowadza się na podstawie art. 10a ust. 1 ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 593), zwanej dalej ustawą.

2. Procedura obowiązuje w Biurze od 1 listopada 2023 r.

3. Celem wprowadzenia Procedury jest zgodne z przepisami prawa wykonywanie przez Biuro, jako jednostkę obowiązaną oraz przez wszystkich pracowników Biura obowiązków wynikających z ustawy, o której mowa w pkt 1, oraz wydanych do niej przepisów wykonawczych, a w szczególności rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 lutego 2019 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (Dz. U. poz. 383), zwanego w treści niniejszej procedury rozporządzeniem.

4. Zobowiązuję wszystkich pracowników Biura do szczegółowego zapoznania się z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, jak również z wydanymi do niej przepisami wykonawczymi oraz postanowieniami niniejszej Procedury Wewnętrznej, konkretyzującymi wymogi prawa do warunków działalności Biura i zadań jego pracowników. Ponadto obliguję wszystkich pracowników Biura do aktywnego uczestnictwa w szkoleniach na temat przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, organizowanych przez Biuro lub inne podmioty.

5. Nieprzestrzeganie zasad wynikających z Procedury, jak również obowiązujących przepisów prawa w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, traktowane jest jako ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych i może spowodować konsekwencje przewidziane przepisami prawa, niezależnie od ewentualnej odpowiedzialności karnej i odszkodowawczej.

6. Osobą odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy jest Anna Kowalska. W przypadku jakichkolwiek problemów lub wątpliwości dotyczących postępowania w zakresie regulowanym niniejszą Procedurą pracownicy Biura mają obowiązek skonsultowania sprawy z wymienioną osobą, która może podjąć wiążącą decyzję.

§2

Użyte w niniejszej Procedurze pojęcia mają następujące znaczenie:

1. Biuro – podmiot prowadzący działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, w którym obowiązuje niniejsza Procedura.

2. Klient – podmiot, z którym została zawarta umowa przez Biuro w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

3. Księgowy – osoba zatrudniona w Biurze bez względu na formę zatrudnienia, wykonująca czynności w zakresie obsługi księgowej Klientów.

4. Pranie pieniędzy – zamierzone postępowanie polegające na:

- zamianie lub przekazaniu wartości majątkowych pochodzących z działalności o charakterze przestępczym lub z udziału w takiej działalności, w celu ukrycia lub zatajenia bezprawnego pochodzenia tych wartości majątkowych albo udzieleniu pomocy osobie, która bierze udział w takiej działalności w celu uniknięcia przez nią prawnych konsekwencji tych działań,

- ukryciu lub zatajeniu prawdziwego charakteru wartości majątkowych lub praw związanych z nimi, ich źródła, miejsca przechowywania, rozporządzania, faktu ich przemieszczania, ze świadomością, że wartości te pochodzą z działalności o charakterze przestępczym lub udziału w takiej działalności,

- nabyciu, objęciu w posiadanie albo używaniu wartości majątkowych pochodzących z działalności o charakterze przestępczym lub udziału w takiej działalności,

- współdziałaniu, usiłowaniu popełnienia, pomocnictwie lub podżeganiu w przypadkach zachowań określonych wyżej

- również jeżeli działania, w ramach których uzyskano wartości majątkowe, były prowadzone na terytorium innego państwa niż Rzeczpospolita Polska.

5. Przeprowadzenie transakcji – wykonanie przez Biuro zlecenia lub dyspozycji Klienta dotyczących transakcji.

6. Transakcja – dokonywane zarówno we własnym, jak i w cudzym imieniu, na własny, jak też na cudzy rachunek:

- wpłaty i wypłaty w formie gotówkowej lub bezgotówkowej, w tym przekazy pieniężne, zlecone zarówno na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jak i poza nim,

- kupno i sprzedaż wartości dewizowych,

- przeniesienie własności lub posiadania wartości majątkowych, w tym oddanie w komis lub pod zastaw takich wartości, oraz przeniesienie wartości majątkowych pomiędzy rachunkami należącymi do tego samego Klienta,

- zamianę wierzytelności na akcje lub udziały.

7. Wartości majątkowe – środki płatnicze, instrumenty finansowe w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy z 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, a także inne papiery wartościowe lub wartości dewizowe, prawa majątkowe, rzeczy ruchome oraz nieruchomości.

8. Finansowanie terroryzmu – czyn określony w art. 165a ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. z 2022 r. poz. 1138).

9. Osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne – rozumie się przez to osoby fizyczne:

a) Prezydentów,

b) małżonków osób wymienionych wyżej lub osoby pozostające z nimi we wspólnym pożyciu, rodziców i dzieci tych osób, małżonków tych rodziców i dzieci lub osoby pozostające z nimi we wspólnym pożyciu,

c) które pozostają lub pozostawały z osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne w ścisłej współpracy zawodowej lub gospodarczej lub są współwłaścicielami podmiotów prawa, a także jedynymi uprawnionymi do majątku podmiotów prawa, jeżeli zostały one założone na rzecz tych osób

– mające miejsce zamieszkania poza terytorium Unii Europejskiej.

10. Beneficjent rzeczywisty – oznacza:

a) osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które są właścicielami osoby prawnej lub sprawują kontrolę nad klientem albo mają wpływ na osobę fizyczną, w imieniu której przeprowadzana jest transakcja lub prowadzona jest działalność,

b) osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które są udziałowcami lub akcjonariuszami lub posiadają prawo głosu na zgromadzeniu wspólników w wysokości powyżej 25% w tej osobie prawnej, w tym za pomocą pakietów akcji na okaziciela, z wyjątkiem spółek, których papiery wartościowe są w obrocie zorganizowanym, podlegających lub stosujących przepisy prawa Unii Europejskiej w zakresie ujawniania informacji, a także podmiotów świadczących usługi finansowe na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego – w przypadku osób prawnych,

c) osobę fizyczną lub osoby fizyczne, które sprawują kontrolę nad co najmniej 25% majątku – w przypadku podmiotów, którym powierzono administrowanie wartościami majątkowymi oraz rozdzielanie takich wartości, z wyjątkiem podmiotów wykonujących czynności, o których mowa w art. 69 ust. 2 pkt 4 ustawy z 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi.

11. Stosunki gospodarcze – rozumie się przez to relacje Biura z klientem związane z działalnością gospodarczą, w rozumieniu ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej, które w chwili ich nawiązywania rokują długotrwałą współpracę.

12. Wstrzymanie transakcji – oznacza czasowe ograniczenie dysponowania i korzystania z wartości majątkowych, polegające na uniemożliwieniu przeprowadzenia określonej transakcji przez Biuro lub przez inny podmiot obowiązany w rozumieniu ustawy.

13. Rozporządzenie – rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 21 lutego 2019 r. w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej.

§3

Stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego

1. Biuro, jako instytucja obowiązana, stosuje wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego. Zakres stosowania jest uzależniony od oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu, dokonywanej w wyniku przeprowadzanej analizy, z uwzględnieniem w szczególności rodzaju klienta, stosunków gospodarczych, produktów lub transakcji. Procedury dotyczące oceny ryzyka obowiązujące w Biurze określone zostały w § 6 i 7.

2. Środki bezpieczeństwa finansowego polegają na:

a) identyfikacji klienta i weryfikacji jego tożsamości na podstawie dokumentów lub informacji publicznie dostępnych,

b) podejmowaniu czynności, z zachowaniem należytej staranności, w celu identyfikacji beneficjenta rzeczywistego i stosowaniu uzależnionych od oceny ryzyka odpowiednich środków weryfikacji jego tożsamości w celu uzyskania przez Biuro danych dotyczących tożsamości beneficjenta rzeczywistego, w tym na ustalaniu struktury własności i zależności klienta,

c) uzyskiwaniu informacji dotyczących celu i zamierzonego przez klienta charakteru stosunków gospodarczych,

d) bieżącym monitorowaniu stosunków gospodarczych z klientem, w tym badaniu przeprowadzanych transakcji w celu zapewnienia, że przeprowadzane transakcje są zgodne z wiedzą Biura o kliencie i profilu jego działalności oraz z ryzykiem, a także, w miarę możliwości, badaniu źródła pochodzenia wartości majątkowych oraz bieżącym aktualizowaniu posiadanych dokumentów i informacji.

3. Środki bezpieczeństwa finansowego są stosowane przez Biuro w szczególności w następujących przypadkach:

a) przy zawieraniu umowy z klientem,

b) przy przeprowadzaniu transakcji z klientem, z którym Biuro nie zawarło uprzednio umowy, której równowartość przekracza 15 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja czy kilka operacji, których okoliczności wskazują, że są one ze sobą powiązane,

c) gdy istnieje podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu bez względu na wartość transakcji, formę organizacyjną oraz rodzaj klienta,

d) gdy zachodzi wątpliwość, czy otrzymane wcześniej dane są prawdziwe lub pełne.

4. W przypadku gdy Biuro nie może zastosować środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w pkt 2 tego paragrafu Procedury Wewnętrznej, nie przeprowadza transakcji, nie podpisuje umowy z klientem lub rozwiązuje zawarte umowy oraz przekazuje Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej, w uzasadnionych przypadkach z uwzględnieniem ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, informacje o danym kliencie wraz z posiadanymi informacjami o planowanej przez niego transakcji.

5. Zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego podlega udokumentowaniu przez każdego pracownika Biura stosującego te środki, w formie notatki sporządzonej po ich zastosowaniu z załączeniem kserokopii dowodów. Dowody te są przechowywane zgodnie z zasadami obowiązującymi w Biurze.

6. Wymogi udokumentowania, określone w pkt 5, mają zastosowanie również przy stosowaniu wzmożonych środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w § 5 Procedury Wewnętrznej.

§4

1. Identyfikacja, o której mowa w § 3 niniejszej Procedury, przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego obejmuje:

a) w przypadku osób fizycznych i ich przedstawicieli – ustalenie i zapisanie cech dokumentu stwierdzającego na podstawie odrębnych przepisów tożsamość osoby, a także imię, nazwisko, adres zamieszkania oraz adres korespondencyjny osoby dokonującej transakcji, a ponadto PESEL lub datę urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, lub numer i serię paszportu, lub numer dowodu osobistego w przypadku przedstawienia paszportu,

b) w przypadku osób prawnych – zapisanie aktualnych danych z wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego dokumentu, wskazującego nazwę, formę organizacyjną osoby prawnej, adres siedziby i jej adres korespondencyjny, NIP, a także imię, nazwisko i PESEL lub datę urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę osobę prawną,

c) w przypadku jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej – zapisanie aktualnych danych z dokumentu wskazującego nazwę, formę organizacyjną, adres siedziby i jej adres korespondencyjny, NIP, a także imię, nazwisko i PESEL lub datę urodzenia w przypadku osoby nieposiadającej numeru PESEL, osoby reprezentującej tę jednostkę.

2. Identyfikacja dotyczy także stron transakcji niebędących klientami i obejmuje ustalenie oraz zapisanie ich nazwy lub imię i nazwisko, a także adresu, w zakresie, w jakim dane te Biuro może ustalić przy zachowaniu należytej staranności.

3. Identyfikacja przy ustalaniu beneficjenta rzeczywistego, jeżeli Biuro przeprowadza transakcję, obejmuje ustalenie i zapisanie imię, nazwisko i adres zamieszkania oraz dodatkowo innych danych identyfikacyjnych w zakresie, w jakim Biuro może je ustalić.

4. Weryfikacja, o której mowa przy stosowaniu środków bezpieczeństwa finansowego, polega na sprawdzeniu i potwierdzeniu uzyskanych danych i powinna nastąpić przed zawarciem umowy z klientem lub przed przeprowadzeniem transakcji.

§5

Wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego

Na podstawie dokonywanej analizy ryzyka Biuro stosuje wzmożone środki bezpieczeństwa finansowego wobec klienta w sytuacjach, które mogą wiązać się z wyższym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, a w szczególności w następujących przypadkach:

1. W przypadku gdy klient nie jest obecny, dla celów identyfikacji Biuro stosuje, w celu zmniejszenia ryzyka, co najmniej jeden z następujących środków:

a) ustalenie tożsamości klienta na podstawie dodatkowych dokumentów lub informacji,

b) dodatkową weryfikację autentyczności przedstawionych dokumentów lub poświadczenie ich zgodności z oryginałem przez notariusza,

c) ustalenie, że pierwsza transakcja została przeprowadzona za pośrednictwem rachunku klienta w instytucji finansowej.

2. W odniesieniu do osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, jeśli taka osoba korzystać będzie z usług Biura, należy:

a) stosować procedury oparte na ocenie ryzyka w celu ustalenia, czy klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,

b) stosować środki odpowiednie do określonego przez Biuro ryzyka w celu ustalenia źródła pochodzenia wprowadzanych do obrotu wartości majątkowych,

c) prowadzić stałą kontrolę przeprowadzanych transakcji,

d) uzależnić zawarcie umowy z klientem od uzyskania zgody kierownika Biura.

3. W przypadkach wątpliwości Biuro może przyjąć oświadczenie na piśmie, czy dany klient jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, pod rygorem odpowiedzialności karnej za podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym. Wzór tego oświadczenia stanowi załącznik nr 1.

§6

Analiza i ocena klienta pod względem ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu

1. Księgowy Biura prowadzi na bieżąco analizę klientów w celu dokonania oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu.

2. Analiza klientów polega na gromadzeniu informacji i danych o klientach oraz przeprowadzaniu na ich podstawie klasyfikacji klientów według kategorii ryzyka.

3. Analizy klientów pod kątem oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu dokonuje się w celu zastosowania standardowych lub podwyższonych środków bezpieczeństwa finansowego, a także oceny przeprowadzanych przez nich transakcji, ewidencjonowanych przez księgowych w celu wyodrębnienia operacji mogących mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem działań terrorystycznych.

4. W stosunku do klientów Biura ustala się trzy kategorie ryzyka:

a) Klient niskiego ryzyka,

b) Klient stwarzający ryzyko standardowe,

c) Klient stwarzający ryzyko podwyższone.

5. Kwalifikacja klientów do poszczególnych kategorii ryzyka następuje z uwzględnieniem następujących kryteriów:

a) rodzaju klienta,

b) formy prawnej klienta,

c) charakteru i celu przeprowadzanych transakcji,

d) nietypowych okoliczności towarzyszących transakcji.

6. Przy dokonywaniu analizy w celu zakwalifikowania klienta do grupy ryzyka uwzględniane są następujące cechy transakcji:

a) ekonomiczne – polegające na ocenie transakcji klienta pod względem celu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej,

b) geograficzne – polegające na dokonywaniu transakcji nieuzasadnionych charakterem działalności gospodarczej, zawieranych z podmiotami z państw, w których występuje wysokie zagrożenie prania pieniędzy i finansowania terroryzmu,

c) przedmiotowe – polegające na prowadzeniu przez klienta działalności gospodarczej wysokiego ryzyka z punktu widzenia podatności na pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu,

d) behawioralne – polegające na nietypowym, w danej sytuacji, zachowaniu klienta.

7. Do kategorii klientów niskiego ryzyka zalicza się:

a) klientów świadczących usługi finansowe, mających siedzibę na terytorium państwa członkowskiego Unii Europejskiej albo państwa równoważnego,

b) spółki giełdowe.

8. Do kategorii klientów stwarzających podwyższone ryzyko zalicza się:

a) klientów nieobecnych przy zawieraniu umowy z Biurem lub przy przeprowadzaniu transakcji, jeżeli umowa z klientem nie została zawarta,

b) osoby zajmujące eksponowane stanowiska polityczne, mające miejsce zamieszkania za granicą.

§7

Analiza transakcji pod względem ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu

1. Księgowy Biura zobowiązany jest prowadzić bieżącą analizę przeprowadzanych przez Biuro transakcji klienta oraz transakcji ewidencjonowanych w wykonaniu umowy usługowego prowadzenia ksiąg.

2. Celem analizy jest wyselekcjonowanie transakcji, które mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

3. Analizując transakcje, księgowy zwraca uwagę na ich charakter, porównując je z rodzajem i celem działalności prowadzonej przez klienta dla wyodrębnienia transakcji dokonywanych bez uzasadnienia ekonomicznego (dotyczy to zwłaszcza transakcji gotówkowych czy przelewów do lub z zagranicy).

4. Uwzględniając przy dokonywaniu analizy transakcji kryteria o charakterze ekonomicznym, księgowy powinien zwracać uwagę m.in. na:

a) powiązania kapitałowe, organizacyjne i personalne stron transakcji (kontrahentów),

b) sprzedaż aktywów w najmniej korzystnym okresie, jeżeli chodzi o wysokość ich oprocentowania czy cenę rynkową (jeżeli klient nie ma problemów z płynnością finansową),

c) import towarów po zawyżonych cenach w stosunku do cen ich odpowiedników,

d) transakcje kupna-sprzedaży, np. nieruchomości po zawyżonych lub zaniżonych cenach,

e) ustanowienie wielu pełnomocnictw dla osób niebędących współwłaścicielami lub też osób niewchodzących w skład władz spółki.

5. Uwzględniając przy wyodrębnianiu transakcji podejrzanych kryteria o charakterze geograficznym, księgowy powinien wziąć pod uwagę miejsce siedziby, zamieszkania kontrahentów oraz kierunek przepływu wartości majątkowych, zwracając m.in. uwagę na:

a) kraje rajów podatkowych,

b) kraje lub regiony, na terenie których organizacje terrorystyczne są szczególnie aktywne (np. Afganistan),

c) kraje znane z nielegalnej produkcji narkotyków, np. Kolumbia, oraz kraje tranzytowe, przez które następuje przemyt narkotyków, np. Hiszpania.

6. Przy dokonywaniu analizy transakcji księgowy powinien zwrócić także uwagę na inne nietypowe lub niewytłumaczalne cechy transakcji lub zachowania klienta, jak np. brak lub mało wiarygodny opis dokumentów, niemożliwość uzyskania dodatkowych wyjaśnień co do charakteru ewidencjonowanych operacji, częste niewytłumaczalne zmiany nazwy firmy, adresu, formy prawnej lub składu udziałowców klienta o charakterze osoby prawnej.

7. Analiza oraz ocena transakcji klienta pod kątem ewentualnego związku z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu jest dokonywana przez księgowego na bieżąco w trakcie analizowania i ewidencjonowania dokumentów. Po zakończeniu tygodnia każdy księgowy Biura ma obowiązek dokonania przeglądu wszystkich przeprowadzonych transakcji przez klientów, których obsługę prowadzi, pod kątem wystąpienia przesłanek rejestracji transakcji.

8. Wyniki analiz powinny być udokumentowane w formie pisemnej notatki zawierającej, datę sporządzenia i podpis księgowego, zestawienie analizowanych transakcji, zaewidencjonowanych w minionym tygodniu, przez podanie daty i numeru operacji w dzienniku oraz krótkie omówienie wyników analizy z punktu widzenia kryteriów ekonomicznych, geograficznych, behawioralnych oraz pozostałych, wskazanych w niniejszej Procedurze.

9. Wynik analizy jest przedstawiany osobie odpowiedzialnej, określonej w § 1 – do akceptacji.

10. W przypadku stwierdzenia transakcji, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na jej wartość i charakter podlega ona wyodrębnieniu w notatce i wpisaniu do rejestru.

11. Wyniki analiz przechowywane są przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zostały przeprowadzone.

§8

Zakres obowiązku rejestracji transakcji

1. Biuro, jako podmiot świadczący usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, w zasadzie nie przeprowadza transakcji klientów. Nie można jednak wykluczyć, że przeprowadzenie transakcji na podstawie zlecenia lub dyspozycji klienta może w sporadycznych przypadkach mieć miejsce w terminie późniejszym.

2. Biuro, jako instytucja zobowiązana, na podstawie art. 18 ust. 3 ww. ustawy z 1 marca 2018 r., do czasu wydania przepisów wykonawczych do ustawy zwolnione jest z obowiązku rejestracji przeprowadzanych transakcji przekraczających wartość 15 000 euro. W przypadku zmiany przepisów wprowadzone zostaną do Procedury dodatkowe postanowienia dotyczące rejestracji przeprowadzanych przez Biuro transakcji, przekraczających równowartość 15 000 euro (tzw. transakcji ponadprogowych).

3. Zarejestrowaniu przez księgowego Biura podlega każda transakcja, której okoliczności wskazują, że może ona mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu, bez względu na jej wartość i charakter.

4. Rejestracji podlegają transakcje, o których mowa w pkt 3, jeżeli Biuro (jego księgowy) wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinien wiedzieć o takiej transakcji w związku z wykonaniem umowy z klientem, niezależnie od tego, czy Biuro przyjęło lub nie przyjęło dyspozycji lub zlecenia do jej przeprowadzenia.

§9

Sposób prowadzenia rejestru

1. Każdy księgowy Biura prowadzi oddzielny rejestr zgodnie z rozporządzeniem w sprawie określenia wzoru rejestru transakcji, sposobu jego prowadzenia oraz trybu dostarczania danych z rejestru Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej – w formie papierowej.

2. Rejestr w formie papierowej jest prowadzony w postaci zbroszurowanych i kolejno ponumerowanych kart transakcji, sporządzanych i wypełnianych oddzielnie dla każdej rejestrowanej transakcji.

3. Dane do rejestru transakcji wprowadza się bezzwłocznie, nie później jednak niż następnego dnia roboczego po zrealizowaniu transakcji.

4. Rejestr transakcji podlega przechowywaniu przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym transakcje zostały zarejestrowane.

5. Wzór karty transakcji określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

6. Karty transakcji, o których mowa w pkt 2, powinny być wypełniane ręcznie lub maszynowo, w sposób staranny, czytelny i trwały, a stwierdzone błędy poprawiane przez:

a) skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu,

b) umieszczenie daty poprawki oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej poprawki.

7. W przypadku zmiany formy prowadzenia rejestrów na elektroniczną odpowiednie postanowienia zostaną wprowadzone do niniejszej Procedury.

§ 10

Przekazywanie informacji o transakcjach Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej

1. Biuro przekazuje Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacje o transakcjach zarejestrowanych. Przekazanie to polega na przesłaniu lub dostarczeniu danych z rejestru transakcji w postaci kopii karty transakcji, oddzielnie dla każdej z zarejestrowanych transakcji.

2. Jeżeli kopia została sporządzona z karty transakcji, na której w związku ze stwierdzonymi błędami naniesione zostały zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia poprawki, to do przekazywanej Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej kopii karty transakcji Biuro dołącza dodatkową kartę dotyczącą tej samej transakcji, wypełnioną prawidłowymi danymi, bez jakichkolwiek poprawek.

3. Kopia karty transakcji przekazywana Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej zawiera potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokonane przez jedną z osób, które w związku z art. 50 ustawy zostały wyznaczone do realizacji obowiązków określonych w ustawie.

4. Dane w formie kopii kart transakcji przekazywane są do wyodrębnionej komórki Generalnego Inspektora Informacji Finansowej w Ministerstwie Finansów bezpośre