Wezwanie do dostarczenia dokumentacji księgowej

Szanowni Państwo,

Zapraszamy do biura rachunkowego z dokumentami za okres od 01.07.2024 do 31.07.2024.

Termin: do 10.08.2024 tj. do piątku w przyszłym tygodniu.

(np. Zapraszamy do biura rachunkowego z dokumentami za okres od 01.07.2024 do 31.07.2024.

Termin: do 10.08.2024 tj. do piątku w przyszłym tygodniu).

Prosimy o terminowe dostarczenie dokumentacji. Jeżeli z różnych przyczyn jest to niemożliwe – prosimy o kontakt telefoniczny pod numerem 555-123-456 do księgowej postaramy się umówić dogodny termin przekazania dokumentacji. Brak kontaktu i niedostarczenie dokumentów terminowo powoduje automatyczne naliczenie dodatkowej opłaty.

Poniżej kilka uwag - jak przygotować dokumentację

✓ Podpisywanie i opisywanie FV

Dokumenty dostarczane do biura muszą być podpisane tj. powinny zawierać datę odbioru dokumentu i podpis. Datę odbioru i podpis należy wpisać odręcznie w dowolnym miejscu. Powyższe dotyczy także dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej – proszę skanować tylko dokumenty podpisane i opatrzone datą odbioru. Prosimy, opisywać na FV do czego służą zakupy np. części do maszyn, części do samochodu ABC-123, zakup narzędzi, itp.

✓ Wyciągi bankowe, listy płac, listy obecności

Do biura dostarczamy:

• wszystkie wyciągi bankowe firmowe z wszystkich kont firmowych bankowych, w tym oszczędnościowych,

• listy płac, listy obecności (podpisane i wypełnione). Zwracamy uwagę na terminowe wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli pracownik ma otrzymać wypłatę do 10. dnia miesiąca – to przelew czy wypłata gotówką muszą mieć miejsce do tego 10. dnia miesiąca. Opóźnienie choćby jednego dnia - uruchamia lawinę korekt w ZUS, PIT4 i księgowaniu.

✓ wpłaty ZUS

Prosimy o wpłaty ZUS dokładnie w takiej kwocie, w jakiej podajemy Państwu do uregulowania. Nadpłacanie składek, czy regulowanie ich w niepełnej wysokości – bardzo komplikuje sprawę, za każdym razem należy w takiej sytuacji wystąpić z podaniem do ZUS o sposobie rozksięgowania składek. Od 01.01.2020 r. diametralnie w tym obszarze zmieniła się sytuacja. Naturalnie biuro ustali sposób i wysokość księgowania, ale to uruchamia dodatkowe procedury, które wiążą się z odpłatnością i niestety przedłużą czas księgowania aż do momentu uzyskania zaświadczenia z ZUS.

✓ FV za paliwo, części samochodowe, naprawy

Faktury za paliwa, części samochodowe, naprawy bezwzględnie muszą zawierać numer rejestracyjny pojazdu. Jeśli numeru nie ma na fakturze – należy go wpisać odręcznie.

✓ Opisywanie dokumentów

FV zakupu powinny wskazywać przeznaczenie zakupu (do czego służą) tj.

• towar handlowy (wpisujemy symbol T)

• materiał do wykonania usługi/ produktu gotowego (wpisujemy symbol M)

• koszty – inne (pozostałe) wydatki (wpisujemy symbol K).

W przypadku gdy będą Państwo mieli problem z klasyfikacją prosimy o kontakt z księgowym, który udzieli Państwu w tej kwestii niezbędnych wyjaśnień.

✓ GTU, WSTO_EE, TP, B_SPV, B_MPV

Dokumenty przygotowywane przez przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami podatku VAT prosimy oznaczyć w sposób trwały, widoczny i niebudzący wątpliwości symbolami tzw. GTU.

✓ raporty z kas fiskalnych

Drukując raporty proszę pamiętać, by raport dobowy za ostatni dzień miesiąca wykonać ostatniego dnia miesiąca. np. raport z dnia 31.07.2024 należy wykonać 31.07.2024. Jeśli zostanie sporządzony 01.08.2024 – sprzedaż zostanie przeniesiona na kolejny miesiąc to jest działaniem nieprawidłowym.

✓ Koszty częściowo prywatne, częściowo firmowe

Jeżeli dostarczone dokumenty zawierają pozycje dotyczące prywatnych wydatków prosimy wykreślić je długopisem. Na przyszłość zaś, sugerujemy wydatki te dokumentować osobnym paragonem.

✓ Kserowanie faktur na papierze paragonowym

Faktury paragonowe, które drukowane są na papierze termicznym, przeważnie są to paragony z NIP 123-456-78-90 – prosimy celem zabezpieczenia danych w miarę możliwości kserować.

Serdecznie zapraszamy z dokumentami do biura.