Zakładowy plan kont i opis systemu przetwarzania danych

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 123/2024

z dnia 15.03.2024

Załącznik określa sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym:

1) zakładowy plan kont ustalający:

a) wykaz kont księgi głównej,

b) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,

c) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;

2) wykaz ksiąg rachunkowych (w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera – wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych);

3) opis systemu przetwarzania danych (w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego).

§1 Zakładowy plan kont

1. Zakładowy plan kont musi zawierać minimum poniższe informacje:

1) wykaz kont księgi głównej,

2) przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń,

3) zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

2. Wykaz kont danej jednostki powinien obejmować zarówno stosowane konta bilansowe, jak i pozabilansowe.

Dla tej części polityki rachunkowości pomocny jest rozdział 7 niniejszej publikacji „Zakładowy plan kont”, który zawiera wyszczególnione powyżej informacje. Podane tam wykazy kont i ich zasady funkcjonowania bazują na RachBudżR. Jednostka w swojej polityce rachunkowości wyszczególnia te konta, które mają u niej zastosowanie lub będą miały zastosowanie w przyszłości. Jednostki prowadzące rachunkowość zgodnie z przepisami RachBudżR jako podstawę do opracowania zakładowych planów kont stosują zatem plany kont określone w załącznikach Nr 1, 2, 3 i 4 do RachBudżR.

3. Zakładowy plan kont powinien uwzględniać specyfikę i strukturę organizacyjną jednostki oraz charakterystyczne dla niej zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych.

Konta podane w załącznikach do RachBudżR stanowią standardową listę kont, która może wystąpić w zakładowym planie kont. Mogą one być ograniczone tylko o konta, które służą do księgowania operacji niewystępujących w jednostce lub placówce. Natomiast podany w planach kont wykaz kont syntetycznych w zakładowym planie kont może być uzupełniony o dodatkowe konta niezbędne jednostce, które muszą być zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami syntetycznymi wykazu kont. W przypadku dodanych kont mogą być również wykorzystane symbole kont z planów kont załączonych w RachBudżR, które nie mają zastosowania w danej jednostce.

Zakładowy plan kont, w przypadku organów podatkowych JST, musi uwzględniać regulacje wynikające z ZasRachPodR.

W przypadku organów podatkowych podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych zakładowy plan kont musi uwzględniać regulacje zawarte w zarządzeniu 45/2023 z 22.05.2023 w sprawie zasad rachunkowości i planów kont dla organów podatkowych podległych ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych, w zakresie poboru i rozliczenia podatków, opłat, wpłat z zysku przedsiębiorstw państwowych, jednoosobowych spółek Skarbu Państwa oraz banków państwowych, a także innych niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru, ustalania lub określania są uprawnione organy podatkowe (Dz.U. z 2023 r. poz. 1122 ze zm.).

4. Konta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do RachBudżR mogą być dzielone na dwa konta syntetyczne lub więcej.

5. Zakładowe plany kont muszą uwzględniać wytyczne jednostki nadrzędnej lub zarządu JST dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla prowadzonej działalności.

6. Komentarz do poszczególnych kont powinien zawierać następujące informacje:

1) wykaz operacji, do których służy konto,

2) jakie operacje są ujmowane po stronie Wn, a jakie po stronie Ma danego konta,

3) wykaz kont, z którymi dane konto koresponduje,

4) salda danego konta i wyjaśnienie, co one oznaczają.

Oprócz kont syntetycznych polityka rachunkowości powinna zawierać zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej. Konta analityczne to konta, które służą uszczegółowieniu zapisów danego konta syntetycznego. Powstają w drodze poziomego podziału kont księgi głównej i składają się na księgi pomocnicze. Na kontach analitycznych stosuje się zasadę tzw. zapisu powtarzanego do konta księgi głównej – księgowanie jest dokonywane po tej samej stronie oraz w tej samej wartości i na podstawie tego samego dowodu co na koncie syntetycznym. Musi zatem wystąpić zgodność co do strony Wn lub Ma konta syntetycznego. Kwota z konta księgi głównej może zostać rozdzielona na kilka kont analitycznych. Konto analityczne jest integralną częścią jednego konta syntetycznego i bez niego nie może funkcjonować.

7. Ta część polityki rachunkowości, która dotyczy zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, powinna zawierać wyjaśnienia w zakresie:

1) wykazu kont, do których tworzone będą konta analityczne (księgi pomocnicze),

2) zasad tworzenia kont analitycznych do kont syntetycznych.

W RachBudżR zezwolono na rozszerzenie planu kont dla budżetu JST o konta planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

8. Ustalając zakres ewidencji analitycznej, należy uwzględnić obowiązek grupowania danych o dochodach i przychodach oraz wydatkach i kosztach według podziałek klasyfikacji budżetowej oraz wykonania budżetu w układzie zadaniowym.

9. Zakładowy plan kont musi być tak opracowany, aby prowadzona według niego ewidencja pozwalała na sporządzenie sprawozdań finansowych, budżetowych oraz pozostałych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

10. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń na poszczególnych kontach bilansowych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej – mogą być ujęte np. w formie tabeli.

Tabela. Przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń

Konto 013 „Pozostałe środki trwałe”

Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych wydanych do używania na potrzeby działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.

Na koncie tym nie podlegają ujęciu środki trwałe ujmowane na kontach 011 „Środki trwałe”, 014 „Zbiory biblioteczne”, 016 „Dobra kultury”, 017 „Sprzęt wojskowy”.

Wyszczególnienie i treść operacji na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”	KontoprzeciwstawneWn Ma
Strona Wn
1. Pozostałe środki trwałe przyjęte do używania z zakupu	080, 201, 404
2. Pozostałe środki trwałe otrzymane ze środków trwałych w budowie jako pierwsze wyposażenie	080
3. Pozostałe środki trwałe przyjęte z magazynu	140
4. Nadwyżki pozostałych środków trwałych	760
5. Nieodpłatnie otrzymane używane pozostałe środki trwałe – od jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, na podstawie decyzji właściwego organu	761
6. Wartość pozostałych środków trwałych otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia	401
Strona Ma
1. Wycofanie pozostałych środków trwałych z używania wskutek: 1) likwidacji, zniszczenia lub zużycia, 2) sprzedaży, 3) nieodpłatnego przekazania	761
2. Ujawnione niedobory pozostałych środków trwałych w używaniu	761

Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych i ich powiązanie z kontami księgi głównej

1. Ewidencja szczegółowa do konta 013 jest prowadzona w księgach inwentarzowych pozostałych środków trwałych (kartotekowych księgach ewidencyjnych).

2. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 013 powinna umożliwić ustalenie:

1) wartości początkowej pozostałych środków trwałych oddanych do używania,

2) miejsca, u których znajdują się pozostałe środki trwałe, lub komórek organizacyjnych, w których znajdują się pozostałe środki trwałe.

W przypadku kont pozabilansowych zapis będzie jednostronny, czyli nie wystąpi konto przeciwstawne.

§2 Wykaz ksiąg rachunkowych (w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera – wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych)

1. Księgi rachunkowe w jednostce "Firma Alfa" X obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik,

2) księgę główną,

3) księgi pomocnicze,

4) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych.

2. W jednostce "Firma Alfa" X występują dzienniki częściowe dla:

1) rachunkowości podatkowej,

2) wydatków budżetowych i dochodów budżetowych, z wyjątkiem podatków i opłat, które są ujmowane w dzienniku przeznaczonym dla rachunkowości podatkowej,

3) depozytów,

4) środków pomocowych,

5) operacji walutowych.

Dziennik służy do chronologicznego ujęcia zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sumy zapisów (obroty) liczone w sposób ciągły. Sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Za dany okres sprawozdawczy sporządza się zestawienie obrotów dzienników częściowych.

Księga główna natomiast to zbiór wszystkich kont syntetycznych stosowanych przez daną jednostkę do rejestracji operacji gospodarczych. Na kontach księgi głównej należy dokonywać zapisów w kolejności chronologicznej. Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zdarzeń zarejestrowanych, uprzednio lub równocześnie, w dzienniku. W księdze głównej musi być przestrzegana zasada podwójnego zapisu, tzn. na stronie Wn jednego konta w korespondencji ze stroną Ma innego konta. Nie mogą występować podwójne zapisy na tym samym koncie syntetycznym, z wyjątkiem zapisów technicznych, np. Wn konto 201, Ma konto 202.

3. W jednostce "Firma Alfa" X stosuje się księgi pomocnicze dla:

1) środków trwałych, w tym inwestycji (środków trwałych w budowie), wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych,

2) rozrachunków z dostawcami,

3) rozrachunków z odbiorcami, w szczególności jako oddzielną ewidencję sprzedaży detalicznej, zapewniającą uzyskanie informacji z całego roku obrotowego,

4) operacji kasowych (kolejno numerowane własne KP i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych – Kasa),

5) operacji magazynowych (dokumenty PZ i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych – Magazyn),

6) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,

7) operacji leasingowych w przypadku prowadzenia leasingu.

Konta ksiąg pomocniczych służą do ewidencji zapisów, które są uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Zestawienie obrotów i sald służy natomiast do sprawdzenia poprawności zapisów księgowych za dany okres. Jest to zestawienie obrazujące i podsumowujące obroty oraz salda na wszystkich kontach ujętych w planie kont jednostki. Sporządza się je na podstawie zapisów na kontach księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca. Zestawienie to powinno zawierać:

1) symbole lub nazwy kont,

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty i zestawienia obrotów i sald powinny być zgodne z obrotami dziennika lub obrotami zestawienia obrotów dzienników częściowych. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

4. System komputerowy "Firma Alfa" spełnia wymagania wynikające z art. 10 ust. 1 pkt 3b ustawy o rachunkowości i zapewnia wzajemne powiązania poszczególnych zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe w jedną całość. Oddzielne komputerowe zbiory danych są równoważne z dziennikiem, księgą główną, księgami pomocniczymi, zestawieniem obrotów i sald księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych.

§3 Opis systemu przetwarzania danych (w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego)

1. Jednostka "Firma Alfa" X prowadzi księgi rachunkowe przy użyciu komputera.

2. Księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera w programie „Rachunek”, opracowanym przez "Firma Beta" Software. Data rozpoczęcia eksploatacji programu: 01.01.2020, aktualnie użytkowana wersja – 2.5.0.

Instrukcja programu stanowi załącznik Nr 4 do zarządzenia.

Ponadto w jednostce "Firma Alfa" X są używane poniższe programy komputerowe związane z ewidencją księgową: program do fakturowania "Faktura Pro".

Tabela. Programy komputerowe do ewidencji księgowej w jednostce X

Lp.	Nazwa programu	Symbol oprogramowania	Data rozpoczęcia eksploatacji
1.	Faktura Pro	FP/2023	01.03.2023
2.	Kadry i Płace	KP/2022	15.07.2022

3. Program „Rachunek” związany z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, składa się z poniższych modułów:

1) Księga główna i Księgi pomocnicze,

2) Zestawienia,

3) Środki trwałe.

4. Moduł Księga główna i Księgi pomocnicze stanowi podstawową część systemu programu Rachunek. Są w nim prowadzone poniższe księgi:

1) dziennik,

2) księga główna,

3) księgi pomocnicze,

4) zestawienie obrotów i sald.

5. Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego, co zapewnia ciągłość prowadzenia ksiąg rachunkowych.

6. Moduł Księga główna i Księgi pomocnicze pozwala na zamknięcie ksiąg rachunkowych stosownie do postanowień art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości, tj. umożliwia nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

7. System komputerowy „Rachunek” zapewnia automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów lub sald.

8. W programie komputerowym „Rachunek” zapis księgowy posiada automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.

9. Zapisy w księgach rachunkowych tworzone automatycznie w programie „Rachunek”, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, spełniają warunki określone w art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, gdyż:

1) uzyskają trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

2) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

3) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

4) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione w sposób zapewniający ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

10. Wydruki komputerowe, mające również postać zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera, są:

1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz symbolem programu przetwarzania,

2) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

3) przechowywane starannie w ustalonej kolejności,

4) sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym – składają się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej.

I wariant

Księgi rachunkowe drukuje się nie później niż na koniec roku obrotowego.

II wariant

Treści ksiąg rachunkowych przenosi się na informatyczny nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji przez okres nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

11. Archiwizacja następuje w drodze zapisu danych na dysk zewnętrzny, który jest przechowywany w bezpiecznym miejscu.

12. Zasady dotyczące systemu informatycznego, procedur, funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, zostały określone w instrukcji użytkownika stanowiącej załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr 123/2024 z dnia 15.03.2024.