Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej na kontach ksiąg pomocniczych

Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 12/2024

 

Zasady prowadzenia ewidencji analitycznej na kontach ksiąg pomocniczych

 

Poza programem finansowo-księgowym prowadzi się następujące księgi pomocnicze, które są uzgadniane miesięcznie do kont syntetycznych:

 

1. Księgi pomocnicze (ewidencja szczegółowa) w zakresie gospodarki materiałowej

 

1. Ewidencja ilościowo-wartościowa prowadzona w dziale Zaopatrzenia w programie magazynowym Magazynier (Magazynier) w magazynie dla grup zapasów materiałów.

 

2. Ewidencja ilościowo-wartościowa prowadzona w programie Handel (Handel) dla towarów, tj. artykułów biurowych zakupionych w celu odsprzedaży w cenie zakupu. Ewidencję szczegółową towarów (artykułów biurowych) prowadzi się:

    1) w kasie – w raporcie kasowym, w ujęciu wyłącznie wartościowym;

    2) w dziale Sprzedaży – w ujęciu ilościowo-wartościowym, za pomocą programu komputerowego Subiekt (Subiekt).

 

3. Ewidencja ilościowo-wartościowa opakowań zwrotnych w cenie nabycia.

 

4. Zakupy niżej wymienionych materiałów są odpisywane w koszty zużycia materiałów na podstawie dowodów zakupu:

    1) tonery;

    2) papier;

    3) długopisy oraz inne nabywane w miarę potrzeb artykuły biurowe; w takim przypadku faktury zakupu są rozksięgowane według działów lub zespołów na miejsca powstania kosztów w zespole 4 (jeśli jednostka księguje w zespole 4 i 5) ;

    4) zakup paliwa i smaru do samochodów służbowych.

Co najmniej na koniec roku zapasy paliwa i smaru lub materiałów eksploatacyjnych, podlegają spisowi z natury w celu urealnienia poniesionych kosztów.

 

Wycena zapasów paliwa odbywa się po cenie zakupu, a smaru – po cenie zakupu z uwzględnieniem rabatów.

 

2. Księgi pomocnicze (ewidencja szczegółowa) w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

 

2.1. Księgi pomocnicze (ewidencja szczegółowa) wartości niematerialnych i prawnych

 

1. Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte, nadające się do użytkowania w dniu 31.12.2023:

    1) licencje na oprogramowanie;

    2) nabyte na cele marketingowe prawa autorskie o przewidzianym okresie użytkowania dłuższym niż rok, o wartości powyżej 10 000 zł, wykorzystane na potrzeby związane z jej działalnością.

 

2. Wartości niematerialne i prawne ujmuje się w księgach w cenie nabycia.

 

3. Na dzień bilansowy wartość początkową pomniejszają odpisy amortyzacyjne, a także umorzenia.

 

4. Ewidencję szczegółową do konta syntetycznego wartości niematerialnych i prawnych prowadzi się w kartotece, ujmując w niej datę i numer dowodu zakupu, numer licencji (oprogramowania), cenę, miejsce użytkowania, okres użytkowania i okres amortyzacji (okres amortyzacji będzie identyczny z okresem użytkowania), stawkę amortyzacji rocznej, datę i przyczynę likwidacji.

 

5. W powyższej ewidencji nie ujmuje się drobnych programów komputerowych (np. antywirusy), które zalicza się w 100% w koszty (pozostałe koszty operacyjne) w momencie zakupu, ujmując je jako koszty rodzajowe.

 

6. Wartości niematerialne i prawne w pełni zamortyzowane, objęte ewidencją,

utrzymuje się w księgach rachunkowych przez cały okres ich posiadania, w tym licencje – przez 3 lata.

 

7. Niezależnie od powyższego w odniesieniu do wszystkich programów komputerowych (licencji) zaleca się prowadzenie ewidencji w przekroju użytkowników oraz ogólnie przez administratora IT.

 

8. Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne wycenia się według ceny nabycia lub kosztu wytworzenia, lub ceny rynkowej (po aktualizacji), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne, a także o umorzenia.

 

2.2. Księgi pomocnicze (ewidencja szczegółowa) środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powyżej 3 500 zł

 

Dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych powyżej 3 500 zł prowadzona jest ewidencja komputerowa ilościowo-wartościowa w programie Środki Trwałe (Symfonia) w dziale Księgowości. Amortyzacja i umorzenia są ustalane w planie amortyzacji według stawek amortyzacyjnych i w układzie miesięcznym, naliczana zgodnie ze stawkami wynikającymi z przepisów/lub według stawek indywidualnych ustalonych zarządzeniem w planie amortyzacji w przypadku ulepszeń/lub poprzez metodę liniową zawartej w umowie leasingowej w przypadku leasingu, uwzględniających okres użytkowania środka trwałego, począwszy od miesiąca nabycia.

 

Środki te są oznakowane numerami inwentarzowymi. Ich przyjęcie i likwidacja są dokumentowane dowodami OT, LT albo PT a zmiana miejsca użytkowania dowodem MT.

 

(* dopisek).

 

2.3. Księgi pomocnicze (ewidencja szczegółowa) środków trwałych do 3 500 zł i od 3 500 zł do 10 000 zł

 

1. Środki trwałe do 3 500 zł i od 3 500 zł do 10 000 zł, jako środki trwałe niskocenne, są traktowane przez jednostkę jak koszty. Przy zakupie obciążają konto kosztów (zakup - sprzedaż) i są ujmowane odpowiednio ilościowo, a środki trwałe od 3 500 zł do 10 000 zł – dodatkowo na koncie pozabilansowym.

 

2. Środki te są oznakowane w sposób uproszczony, np. naklejkami. Nie muszą być wystawiane dowody OT, LT czy PT. Wystarczą adnotacje osoby materialnie odpowiedzialnej na odwrocie faktury lub podpisy na dowodach RW - rozchód z magazynu, jeśli przechodzą przez magazyn.

 

3. Dla celu kontroli niektóre środki trwałe są objęte ewidencją ilościową wedłu