Wykaz pytań do badania inwentaryzacji drogą spisu z natury

Nazwa zleceniodawcy Firma "XYZ" Sp. z o.o. ........................................ Okres do 31.12.2023

Przedmiot Zapasy Materiałowe

Sporządzający Jan Kowalski Data 20.01.2024

Sprawdzający Anna Nowak Data 23.01.2024

A

WYKAZ PYTAŃ DO BADANIA INWENTARYZACJI DROGĄ SPISU Z NATURY

I. OCENA PRZYGOTOWAŃ DO INWENTARYZACJI tak/nie dok. rob.

1.1. Czy w instrukcji (zarządzeniu) o inwentaryzacji określono jednoznacznie:

     a) przedmiot spisu,

     b) magazyn główny i magazyn nr 2,

     c) 31.12.2023,

     d) 31.12.2023 godzina 16:00,

     e) zespół inwentaryzacyjny składający się z: Piotra Wiśniewskiego, Marii Zielińskiej,

     f) zespół inwentaryzacyjny magazyn główny i magazyn nr 2?

1.2. Czy w instrukcji wymieniono wszystkie miejsca przechowywania zapasów?

1.3. Czy instrukcja zawiera rozwiązania zapewniające:

a) objęcie spisem wszystkich pozycji zapasów,

b) niemożność powtórnego spisania tych samych pozycji zapasów,

c) prawidłową identyfikację zapasów,

d) ustalenie stopnia zaawansowania produkcji niezakończonej

e) odróżnienie składników stanowiących własność Firma "XYZ" Sp. z o.o. od zapasów obcych,

f) wyodrębnienie zapasów o obniżonej przydatności gospodarczej,

g) zaniechanie - co do zasady - obrotu zapasami w czasie spisu i rozwiązania umożliwiające – w razie konieczności – kontrolę następującego w czasie spisu obrotu zapasami (przewidziano kontrole przyjmowania, wysyłania i obrotu zapasami podczas spisu),

h) niedostępność danych ewidencji na okres spisu?

1.4. Czy w instrukcji ustalono procedury liczenia i zapisywania poszczególnych rodzajów zapasów (liczenie, mierzenie, ważenie, zapasy w opakowaniach, obmiar, szacunek itp.)?

1.5. Czy instrukcja określa sposób nadzoru nad przebiegiem spisu?

1.6. Czy instrukcja została zatwierdzona przez Dyrektora Finansowego?

1.7 Czy członkowie komisji inwentaryzacyjnej:

     a) są kompetentni,

     b) nie są osobami odpowiedzialnymi za zapasy lub nie prowadzą ich ewidencji?

1.8. Czy osoby mające dokonać spisu zostały odpowiednio poinstruowane o zadaniach i sposobie ich wykonania?

1.9. Czy wydano zarządzenia zapewniające gotowość miejsc składowania zapasów do objęcia ich spisem?

Ocena: Czy przewidziane procedury inwentaryzacji (zarządzenie, instrukcja, harmonogram) pozwalają na prawidłowe przeprowadzenie spisu?

Czy w razie zastrzeżeń przeprowadzono z pracownikami Firma "XYZ" Sp. z o.o. rozmowy na temat wątpliwości (dotyczących procedur), jakie nasuwa audytor poprawność rozwiązań przyjętych przez Firma "XYZ" Sp. z o.o. do inwentaryzacji?

B

II. PLANOWANIE UDZIAŁU Audytora W tak/nie dok. rob.

     SPISIE

2.1. Czy w wyniku przeglądu dokumentacji księgowej lub posiadanej przez Firma "XYZ" Sp. z o.o. dokumentacji inwentaryzacji ustalono:1

a) magazyn główny zapasów o dużej wartości,

b) słabe punkty przeprowadzenia spisu i rozliczania jego wyników (np. w trakcie spisu stwierdzono uchybienia w zakresie obrotu zapasami)?

2.2. Czy sposób prowadzenia ewidencji zapasów oraz sprawowania nad nimi kontroli odpowiada wymogom prawidłowej ewidencji zapasów?)2

2.3. Czy nastąpiły istotne zmiany lokalizacji i warunków przechowywania zapasów w porównaniu z rokiem ubiegłym?

2.4. Program udziału Audytora (zespołu) w spisie (ustalenie: kto i kiedy – 02.01.2024, godzina 10:00 – bierze udział w spisie określonych – stalowych – zapasów; określenie jakie sprawy mają stanowić przedmiot obserwacji podczas spisu (np. przygotowanie terenu i zapasów do spisu, sposób pomiaru ilości, sposób zapisywania danych, jak np. wymienionych w arkuszu C; wskazówki co do rodzaju i ilości pozycji wymagających kontroli oraz sposobu dokumentowania wykonanych czynności).

1) jeżeli Firma "XYZ" Sp. z o.o. jest badana ponownie przez ten sam podmiot

2) celowe jest wykonanie powyższych czynności w trakcie badania kontroli wewnętrznej i organizacji rachunkowości

C

III. UDZIAŁ W SPISIE Z NATURY tak/nie dok. rob.

3.1. Czy miejsca składowania zapasów były właściwie zabezpieczone, w szczególności przed zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych?

3.2. Czy składowiska zapasów zostały tak uporządkowane, aby umożliwić przeliczenie zapasów?

3.3. Czy zapasy niepełnowartościowe, zniszczone itp. były odrębnie składowane?

3.4. Czy wydzielono zapasy nie stanowiące własności Firma "XYZ" Sp. z o.o.?

3.5. Czy osoby dokonujące spisu nie miały dostępu do danych ewidencji zapasów?

3.6. Czy poszczególne pozycje zapasów były łatwe do zidentyfikowania?

3.7. Czy stopień zaawansowania produkcji niezakończonej był możliwy do ustalenia?

3.8. Czy na okres spisu zawieszono obrót zapasami, względnie produkcję (jeżeli nie, to opisać procedury stosowane do ujęcia obrotu zapasami następującego w czasie spisu)?

3.9. Czy arkusze spisowe wydawano za pokwitowaniem?

3.10. Czy druki spisu z natury były kolejno ponumerowane i zawierały:

a) magazyn i 31.12.2023 spisu,

b) 1 pozycji arkusza, identyfikację składnika zapasu (śruby, M10, sztuki),

c) ilości spisane,

d) ocenę przydatności zapasu (zapasy uszkodzone, przeterminowane, przestarzałe itp.),

e) uwagi,

f) Jan Kowalski osób dokonujących spisu, jak też podpis Kontrolera?

III. UDZIAŁ W SPISIE Z NATURY tak/nie dok. rob.

3.11 Czy zapasy obce ujęto na odrębnych arkuszach?

     a) czy zmiany w arkuszach są prawidłowo dokonane i autoryzowane?

     b) czy wolne miejsca w arkuszach spisowych są kasowane?

3.12. Czy wszystkie arkusze spisowe (wypełnione, zepsute, niewypełnione) były kompletnie zwracane?

3.13. Czy osoby odpowiedzialne za zapasy lub ich pełnomocnicy byli obecni przez czas trwania spisu?

3.14. Czy przeliczeń zapasów nie dokonywały osoby odpowiedzialne za zapasy?

3.15. Czy wyniki spisu były kontrolowane przez inne osoby (kontrolerów spisu)?

3.16. Czy ustanowiono prawidłowy nadzór nad osobami dokonującymi spisu i kontrolerami spisu?

3.17. Czy pracownicy Firma "XYZ" Sp. z o.o. uczestniczący w spisie stosowali się do postanowień instrukcji?

3.18. Czy personel Firma "XYZ" Sp. z o.o. dokonał przeglądu w celu upewnienia się, że wszystkie pozycje zapasów zostały spisane?

3.19. Czy komisja inwentaryzacyjna dokonała przeglądu arkuszy spisowych?

D

IV. CZYNNOŚCI KOŃCOWE I BADANIE WYCENY tak/nie dok. rob.

4.1. Czy sprawdzono kompletność zwrotu arkuszy spisowych?

4.2. Czy dokonano konfrontacji danych zawartych w arkuszach spisowych z danymi zbiorczego zestawienia spisu?

4.3. Czy prawidłowo sporządzono zestawienie różnic inwentaryzacyjnych?

4.4. Czy przeprowadzono prawidłowo weryfikację różnic inwentaryzacyjnych?

4.5. Czy przeprowadzono testy potwierdzające prawidłowość wyceny zapasów?

4.6. Czy komisja inwentaryzacyjna postawiła wnioski w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych?

     Czy wnioski te zostały zatwierdzone przez Dyrektora Finansowego?

4.7. Czy wyniki inwentaryzacji zostały, zgodnie z zatwierdzonymi wnioskami, ujęte w księgach rachunkowych

4.8. Czy komisja inwentaryzacyjna sporządziła sprawozdanie sumujące wyniki inwentaryzacji?