Opis systemu przetwarzania danych

Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr ZAR/2023/05/12 z dnia 12.05.2023

Opis systemu przetwarzania danych

I. Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w systemie przetwarzania danych w

Firma "Przykładowa Sp. z o.o."

1. Firma "Przykładowa Sp. z o.o.", dalej jako „jednostka”, stosuje system przetwarzania danych przy użyciu komputera. Księgi rachunkowe prowadzone są z wykorzystaniem programu komputerowego Rachunkowość Pro, wykonanego przez SoftSolutions Inc., zakupionego w firmie Komputery i Oprogramowanie Sp. z o.o. (dowód zakupu: FV/2023/01/05).

Instrukcja programu stanowi załącznik Nr 2 do zarządzenia.

Lp. Nazwa Wersja Data rozpoczęcia jego eksploatacji (zgodnie z decyzją

programu oprogramowania kierownika jednostki)

1 Rachunkowość Pro 2.5.0 01.02.2023

2. Program Rachunkowość Pro jest podzielony na następujące moduły, związane z prowadzeniem rachunkowości jednostki:

1) moduł „Finanse i księgowość”;

2) moduł „Płace”;

3) moduł „Kadry”;

4) moduł „Kasa”;

5) moduł „Środki trwałe”;

6) moduł "Magazyn".

II. Ogólne zasady działania programów i lokalizacja zbiorów

1. Zbiory danych stanowiące księgi rachunkowe jednostki znajdują się na serwerze jednostki, o numerze rejestracyjnym: SRV/2023/01 i numerze inwentarzowym: INV/2023/01/01.

2. Program działa na podstawie systemu operacyjnego Windows Server 2022, zainstalowanego na serwerze jednostki.

III. Opis systemu przetwarzania danych

1. System przetwarzania danych tworzą moduły (programy) wymienione w wykazie programów komputerowych (w pkt I.2).

2. Ogólna charakterystyka i funkcje programów (modułów):

1) moduł „Finanse i księgowość” umożliwia ewidencjonowanie operacji gospodarczych, generowanie raportów finansowych oraz sporządzanie deklaracji podatkowych;

2) moduł „Płace” służy do naliczania wynagrodzeń, sporządzania list płac oraz deklaracji ZUS;

3) moduł "Kadry" służy do zarządzania danymi pracowników, ewidencji umów o pracę oraz generowania raportów kadrowych.

IV. Charakterystyka programów (modułów) przetwarzania danych

1. Moduł „Finanse i księgowość” stanowi główną część systemu przetwarzania danych w jednostce. W module tym są prowadzone:

1) dziennik – jako zbiór danych zawierający chronologicznie zarejestrowane w danym okresie sprawozdawczym i zadekretowane dokumenty zewnętrzne obce i własne oraz wewnętrzne dowody księgowe;

2) księga główna – służąca do chronologicznego oraz systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń oraz operacji gospodarczych, które wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym;

3) księgi pomocnicze – stanowiące uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej w ujęciu systematycznym, obejmujące:

a) rozrachunki z odbiorcami i dostawcami według kontrahentów,

b) rozrachunki publicznoprawne,

c) ewidencję szczegółową dla potrzeb VAT (rejestry zakupów i sprzedaży),

d) ewidencję szczegółową transakcji w walutach obcych,

e) ewidencję szczegółową kosztów operacyjnych według ich rodzajów.

Główną część programu „Finanse i księgowość” stanowi zakładowy plan kont, dostosowany do wymogów przyjętego w zasadach (polityce) rachunkowości wykazu ksiąg rachunkowych oraz do ustalonych zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych kont księgi głównej.

2. Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych

Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego, co zapewnia możliwość kontrolowania poprawności wykonania tej czynności przez operatora programu.

Program „Finanse i księgowość” umożliwia zamknięcie ksiąg rachunkowych, zgodnie z postanowieniami art. 12 ust. 5 ustawy o rachunkowości, które polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe.

3. Przenoszenie zbiorów danych tworzących pomocnicze księgi rachunkowe do systemu podstawowego

Zapisy księgowe pochodzące z modułów – zbiorów tworzących pomocnicze księgi rachunkowe (ewidencję szczegółową) – powinny być wprowadzane do modułu głównego automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, przez zdefiniowane algorytmy dekretacji. Zapisy te spełniają warunki określone w art. 20 ust. 5 ustawy o rachunkowości, w szczególności z następujących powodów:

1) zapewniają ich trwałą i czytelną postać;

2) umożliwiają stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

3) zapewniają możliwość sprawdzenia poprawności przetworzenia określonych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

4) zapewniają ochronę danych źródłowych w miejscu ich wprowadzania, w postaci ich niezmienności przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów, na zasadach określonych w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych.

4. Komputerowe wydruki danych

System informatyczny umożliwia dokonywanie wydruków ujmujących wprowadzone dane w różnych przekrojach. Wydruki komputerowe spełniają wymogi określone w art. 13 ust. 2–6 ustawy o rachunkowości, a w szczególności:

1) są trwale oznaczone nazwą skróconą jednostki oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej;

2) są wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, miesiąca i daty sporządzenia;

3) mają automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz sumowanie na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym;

4) są oznaczone nazwą programu przetwarzania danych.

Wszystkie dowody księgowe przenoszone za pośrednictwem urządzeń łącznością są oznaczane przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób automatyczny, wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości. Każdy z tabulogramów na każdej stronie – od pierwszej do ostatniej – jest oznaczony nazwiskiem Kowalska osoby sporządzającej dokument.

5. Archiwum

Archiwum dotyczy modułów (programów) wymienionych w wykazie programów komputerowych (pkt I.2).

Dane zgromadzone w systemie jednostka zabezpiecza przez archiwizację baz danych na koniec każdego miesiąca.

Archiwizacja następuje w drodze zapisu danych na nośnik CD, który jest składowany w bezpiecznym miejscu przez Annę odpowiedzialną za te czynności.