Wykaz oprogramowania

Załącznik Nr 4 do Zarządzenia Nr 2023/07/12/KS

Wykaz programów komputerowych używanych przez Muzeum Narodowe w Krakowie (Muzeum Narodowe w Krakowie)

1. Księgi rachunkowe Instytucji są prowadzone z wykorzystaniem udokumentowanego systemu Comarch ERP XL, autorstwa firmy Comarch S.A.

2. Na system Comarch ERP XL składają się: 1) program aplikacyjny o nazwie: Comarch ERP XL Client; 2) program serwer-klient do obsługi bazy danych Microsoft SQL Server. Oba programy są instalowane podczas standardowej procedury instalacji. Użytkownik kontaktuje się tylko z programem Comarch ERP XL Client.

3. System rachunkowości informatycznej obejmuje następujące moduły: 1) moduł: Finanse i księgowość – umożliwia prowadzenie ksiąg rachunkowych. Realizuje wszystkie zasadnicze operacje księgowe: od budowania planu kont, wprowadzania różnych typów dokumentów księgowych i ich księgowania, przez pełne rozrachunki i rozliczenia, automatyczny bilans zamknięcia, aż do gotowych lub definiowanych przez użytkownika zestawień i sprawozdań. Program zapewnia: a) automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, b) przenoszenie obrotów i sald, c) automatyczną numerację stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz sumowaniem na kolejnych stronach w sposób ciągły w trakcie roku, d) wydruki dziennika, księgi głównej oraz inne wydruki analityczne, oznaczone nazwą Muzeum Narodowe w Krakowie, nazwą księgi oraz nazwą programu, z wyraźnie wskazanym rokiem, miesiącem i datą sporządzenia.

Zapis księgowy ma automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika, oraz kod operatora.

2) moduł: Środki Trwałe.

4. Poza programem finansowo-księgowym prowadzi się następujące księgi pomocnicze, które co miesiąc są uzgadniane z zapisami kont syntetycznych: 1) w zakresie gospodarki materiałowej oraz dla towarów ewidencję ilościowo- wartościową prowadzi się w programie magazynowym Comarch ERP XL w dziale Zaopatrzenia; 2) w zakresie środków trwałych: a) dla środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych powyżej 10 000 zł oraz w przedziale od 3500 zł do 10 000 zł prowadzi się ewidencję komputerową ilościowo-wartościową w programie Comarch ERP XL w dziale Księgowości. Amortyzacja i umorzenie są ustalane w tabeli amortyzacyjnej według miejsc powstawania kosztów i w układzie KŚT. Amortyzacja jest naliczana według stawek ustalonych indywidualnie w planie amortyzacji. Środki trwałe o wartości początkowej od 3500 zł mogą być amortyzowane jednorazowo, b) rzeczowe aktywa trwałe o wartości początkowej do 3500 zł w dniu zakupu obciążają konto zużycia materiałów, w tym środki trwałe: w kwocie od 100 zł do 3500 zł są ujmowane na koncie pozabilansowym. W celu zabezpieczenia majątku niektóre grupy asortymentowe zostały objęte ewidencją ilościową według użytkowników. Należą do nich telefony komórkowe, laptopy.

5. Zbiory biblioteczne są objęte ewidencją analityczną w księdze zbiorów i amortyzowane jednorazowo. Do ich ewidencji stosuje się ewidencję komputerową za pomocą programu MOL Optivum.

6. Muzealia stanowią środki trwałe niepodlegające amortyzacji. Są prowadzone metodą komputerową za pomocą programu MOL Optivum. Ewidencja analityczna muzealiów jest prowadzona w księdze muzealiów; obowiązkowo jest uzgadniana wartościowo co najmniej na koniec roku oraz na dzień inwentaryzacji (zasady i sposób ewidencjonowania dzieł sztuki i eksponatów muzealnych w muzeach określają przepisy rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 grudnia 2017 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (Dz.U. z 2017 r. poz. 2490)).

7. W zakresie płac jest prowadzona: 1) ewidencja płac w programie komputerowym Gratyfikant nexo, autorstwa Insert S.A.; 2) ewidencja składek ZUS w programie komputerowym Płatnik, powiązanym z programem płacowym. Program Gratyfikant nexo pozwala usprawnić gromadzenie i przechowywanie informacji o pracownikach i historii ich zatrudnienia oraz zarządzanie tymi danymi, a także usprawnić związany z tym system wynagrodzeń.

8. W zakresie sprzedaży i zakupów prowadzi się: 1) ewidencję sprzedaży w Comarch ERP XL – w programie Comarch ERP XL/ręcznie (do wyboru przez instytucję); 2) rejestr sprzedaży dla potrzeb VAT, który stanowi integralną część systemu finansowo-księgowego Comarch ERP XL. Jest on uzgadniany co miesiąc z deklaracją VAT oraz kontami sprzedaży. Program Comarch ERP XL wspomaga sprzedaż i zarządzanie gospodarką magazynową (pełna ewidencja stanów magazynowych). Wystawia wszystkie niezbędne dokumenty sprzedaży, magazynowe, zakupu i płatności.

9. Dla celów obsługi bankowej Instytucja korzysta z programu ING BusinessOnLine.

10. Instytucja dysponuje szczegółowym opisem i instrukcjami do ww. programów, opracowanymi przez autorów programów, zawierającymi również wykaz zbiorów danych, ich strukturę, wzajemne powiązania oraz procedurę przetwarzania danych.

11. Data rozpoczęcia eksploatacji programu: 01.01.2020 r. Aktualnie użytkowana jest wersja 2023.1.1.

12. Posiadana przez Instytucję dokumentacja użytkownika powinna być zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawierać m.in.: 1) wykaz programów; 2) procedury wraz z opisem algorytmów i parametrów; 3) opis programowych zasad ochrony danych, a w szczególności metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania; 4) wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesie przetwarzania danych. W skład dokumentacji wchodzą następujące podręczniki użytkownika: Instrukcja obsługi Comarch ERP XL, Instrukcja obsługi Gratyfikant nexo, Instrukcja obsługi MOL Optivum.

13. Przetwarzanie danych następuje w Instytucji zgodnie z procedurą ustaloną w programach.