Procedura kontroli finansowej

Przykładowa Procedura Kontroli Finansowej

 

§ 1.

Przedmiotem kontroli finansowej są w szczególności procesy związane z gromadzeniem i wykorzystaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem posiadanym mieniem, obejmujące działania polegające na przygotowaniu i realizacji operacji gospodarczych dotyczących pobierania i wydatkowania środków, ich ewidencję oraz sprawozdawczość. Kontrola finansowa umożliwia w szczególności przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków; sygnalizuje stwierdzenie naruszenia prawa, zaniedbania i nieprawidłowości oraz wskazuje sposób i środki zapobiegające powstaniu nieprawidłowości.

§ 2.

Funkcjonowanie kontroli finansowej

Kontrola finansowa obejmuje:

– Przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

– Przestrzeganie systemu ewidencji, obiegu i kontroli dokumentów odzwierciedlających operacje gospodarcze oraz dokumentów zdawczo-odbiorczych, a także ustalenie osób uprawnionych do podpisywania tych dokumentów, ich akceptacji, rozliczania i ewidencji, a w szczególności do sprawdzania rzetelności i legalności podpisów na dokumentach.

– Badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych.

– Prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie ustalonych procedur kontroli.

§ 3.

Kontrola finansowa obejmuje:

– Samokontrolę – do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy, zgodnie z zakresem czynności.

– Kontrolę funkcjonalną – sprawowana jest z urzędu w ramach obowiązków nadzoru przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, a także pracowników zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych.

§ 4.

Kontrola finansowa obejmuje:

1. Kontrolę wstępną, polegającą na kontroli czynności planowanych. Kontrola wstępna obejmuje przede wszystkim sprawdzenie projektów umów, porozumień oraz innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań. W tym zakresie należy w szczególności ustalić, czy:

– planowane czynności są zgodne z prawem;

– ustalenia w nich zaproponowane a dotyczące kosztów mają pokrycie w planie finansowym jednostki;

– inne ustalenia, takie jak 3-miesięczny okres wypowiedzenia, zmiana umowy (porozumienia), zabezpieczenia przed wypadkami losowymi, zmiana ceny itp., zostały ujęte i są korzystne dla jednostki.

W ramach kontroli wstępnej należy również zwrócić uwagę na dochody budżetowe, jakie ma osiągnąć jednostka. Dochody budżetowe powinny wynikać z obowiązujących przepisów: tj. Dz.U. 2023 poz. 1234 i zawartych umów, sprzedaży składników majątkowych. Należności dotyczące dochodów muszą być ujęte w ewidencji księgowej i egzekwowane w ustalonych terminach oraz w pełnej wysokości.

W razie ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej kontrolujący:

– zwraca bezzwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym komórkom z wnioskiem o dokonanie odpowiednich zmian i uzupełnień;

– odmawia podpisania dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami;

– zawiadamia jednocześnie o ujawnionym fakcie bezpośredniego przełożonego, który podejmuje decyzję w sprawie dalszego toku postępowania odpowiednio do wagi nieprawidłowości.

2. Kontrolę bieżącą, polegającą na sprawdzeniu czynności i wszelkiego rodzaju operacji gospodarczych w toku ich wykonywania, w celu stwierdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami.

3. Kontrolę następną, polegającą na sprawdzeniu dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. Z analizy tych dokumentów powinno wynikać, czy dotychczasowa działalność jednostki przebiegła prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Na dowód dokonania kontroli dokumentu kontrolujący opatruje go datą i podpisem.

§ 5.

Kryteria kontroli finansowej

Każde postępowanie kontrolne jest czynnością powtarzalną odbywającą się – w zależności od rodzaju kontroli – według ściśle określonych kryteriów, do których należy zaliczyć:

1) Kryterium legalności – oznacza zbadanie zgodności działania jednostki z obowiązującymi przepisami prawa.

2) Kryterium gospodarności – oznacza ustalenie, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie.

3) Kryterium celowości – związane jest z ustaleniem, czy podejmowane działania są zgodne z celami wynikającymi z zatwierdzonych planów, a także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie dla osiągniętych założonych celów.

4) Kryterium rzetelności – wymaga ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dokumenty (dowody księgowe), będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych, są opisane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanego zadania i zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednie służby oraz czy stosowane w jednostce zasady rachunkowości zapewniają rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.

5) Kryterium zgodności z planem – oznacza zbadanie, czy zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie finansowym wydatków budżetowych.

§ 6.

Procedury kontroli wydatków budżetowych mają na celu zbadanie, czy posiadane przez jednostkę środki zostały wydatkowane w sposób gospodarny i oszczędny, stosownie do opracowanego planu finansowego w granicach przyznanych kwot oraz z zachowaniem przepisów Dz.U. 2022 poz. 1423 i Dz.U. 2021 poz. 987.

1. W zakresie wydatków na wynagrodzenia do kontroli należą:

– Listy płac i udokumentowanie poszczególnych składników wynagrodzeń i zasiłków chorobowych.

– Prawidłowość prowadzenia ewidencji księgowej z zakresu niewypłaconych wynagrodzeń.

– Zapisy w listach płac z listami obecności i umowami o pracę.

– Przestrzeganie terminów płatności wynagrodzeń.

– Prawidłowość naliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

– Rzetelność i terminowość sporządzania sprawozdań z zatrudniania i wynagrodzeń.

– Prawidłowość naliczenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

– Zasadność zawierania umów zleceń i umów o dzieło.

– Prawidłowość ustalania kosztów uzyskania przychodów.

– Terminowość rozliczeń finansowych za wykonane usługi na podstawie umów o dzieło lub umów zlecenia.

– Przestrzeganie: zgodności z planem, prawidłowej klasyfikacji, prawidłowej dekretacji i prawidłowej ewidencji księgowej.

2. W zakresie składek na ubezpieczenia zdrowotne, społeczne i na PZU kontroli podlega:

– Naliczanie składek zgodnie z obowiązującymi przepisami.

– Terminowość odprowadzania składek.

– Naliczanie odsetek za nieterminowe regulowanie składek.

– Przestrzeganie zasad zgodności z planem wydatków – prawidłowej klasyfikacji, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości.

3. W zakresie wydatków na podróże służbowe pracowników kontroli podlega:

– Przestrzeganie zasad rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych odbywanych w okresie od 01.01.2024 do 31.12.2024, w Warszawie oraz Krakowie wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego.

– Poprawność naliczania diet, zwrotu kosztów przejazdów, noclegów.

– Kontrola rozliczania kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych w zakresie: określania limitu kilometrów ustalonego zarządzeniem Jana Kowalskiego, rozliczania kosztów używania pojazdu do celów służbowych na podstawie złożonego w danym miesiącu pisemnego oświadczenia pracownika oraz odpowiednie ich zmniejszenie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.

– Przestrzeganie zgodności z planem wydatków.

– Prawidłowość klasyfikacji budżetowej, ewidencji księgowej oraz sprawozdawczości.

4. W zakresie wydatków na wypłatę zasiłków z ZUS kontroli podlega:

– Prawidłowość przyznawania zasiłków z ZUS na podstawie obowiązujących w tym zakresie przepisów.

– Sprawdzenie egzekwowania zasiłków z ZUS od wnioskodawców obowiązku przedkładania dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.

– Terminowość i zasadność wydawania decyzji w sprawie zasiłków z ZUS, świadczeń rodzinnych i świadczeń alimentacyjnych.

– Zgodność z planem i harmonogramem wydatków.

5. W zakresie wydatków na zakupy materiałów oraz usług materialnych i niematerialnych kontroli podlega:

– Prawidłowość ustalania potrzeb materiałowych.

– Prawidłowość zakupu rzeczowych składników majątku pod kątem przestrzegania Dz.U. 2020 poz. 567.

– Prawidłowość odbioru materiałów pod względem ilościowym i jakościowym oraz zgłaszanie reklamacji z tytułu braków lub wad w dostawach.

– Sprawdzenie ewidencji syntetycznych z ewidencją analityczną.

– Prawidłowość klasyfikacji budżetowej i ewidencji księgowej.

– Zakup usług – czy prowadzony jest z zachowaniem kryterium gospodarności, celowości i rzetelności.

– Zgodność zawieranych umów na usługi z Dz.U. 2019 poz. 1145.

– Wystawione faktury za zakupione usługi przez właściwych merytorycznie pracowników.

– Przestrzeganie zasad zgodności z planem wydatków.

– Rzetelność sprawozdawczości i prawidłowości klasyfikacji budżetowej.

6. W zakresie wydatków na zadania inwestycyjne kontroli podlega:

– Kompletność dokumentacji projektowo-kosztorysowej.

– Prawidłowość dokumentacji procesów inwestycyjnych.

– Terminowość realizacji inwestycji lub poszczególnych jej etapów.

– Prawidłowość wystawiania dowodów „OT” na przekazanie inwestycji do eksploatacji.

– Zgodność realizowanych zadań inwestycyjnych z planem rzeczowym i finansowym.

– Stosowanie przy zleceniu robót i zakupie środków trwałych zasad, form i trybu Dz.U. 2018 poz. 777.

– Prawidłowość wykorzystania zgodnie z przeznaczeniem własnych środków inwestycyjnych, otrzymanych dotacji celowych oraz zaciągniętych pożyczek na zadania inwestycyjne.

– Prawidłowość ewidencji wpłaconego wadium.

– Regulowanie należności na podstawie prawidłowo wystawionych faktur po sporządzeniu i podpisaniu protokołów odbioru robót.

– Prawidłowość prowadzenia ewidencji analitycznej wydatków na poszczególne zadania inwestycyjne i ewidencjonowania w nich w sposób bieżący poniesionych nakładów od momentu rozpoczęcia inwestycji do jej zakończenia.

– Przestrzeganie zgodności z planem i harmonogramem wydatków.

– Prawidłowość klasyfikowania i ewidencjonowania wydatków inwestycyjnych.

– Przestrzeganie zasady kompletnego rozliczania kosztów inwestycji w terminie oddania do użytku powstałych w wyniku inwestycji składników majątku trwałego.

– Prawidłowość i rzetelność opracowania i przesyłania obowiązującej sprawozdawczości z działalności inwestycji.

§ 7.

Procedury kontroli procesów związanych z gospodarowaniem mieniem w Zakładzie Usług Komunalnych w Poznaniu.

1. Kontrola środków pieniężnych obejmuje:

– Udokumentowanie operacji kasowych dowodami sprawdzonymi pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

– Zgodność gotówki w kasie ze stanem ewidencyjnym, tj. ze stanem wynikającym z raportu kasowego.

– Zasadność pobierania zaliczek i terminowość ich rozliczania.

– Sposób zabezpieczenia, przechowania i przenoszenia gotówki.

– Ewidencję depozytów i ich zabezpieczenie.

– Niezapowiedziane kontrole kasy i ewentualne rozliczenie powstałych różnic.

– Prawidłowość przeprowadzonych inwentaryzacji kasy i ich rozliczenie.

– Dokumentację obrotu bezgotówkowego z równoczesnym sprawdzeniem źródłowej dokumentacji stanowiącej podstawę ich wystawienia.

– Zgodność salda konta z wyciągami bankowymi.

2. Kontrola rozrachunków i roszczeń obejmuje:

– Prawidłowość i terminowość rozrachunków z kontrahentami.

– Przyczyny niedotrzymania terminów rozliczeń i wysokość odsetek umownych.

– Terminowość fakturowania.

– Prawidłowość stawek VAT.

– Prawidłowość rozliczeń z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, delegacji i sum do rozliczania.

– Dyscyplinę w zakresie rozrachunków z tytułu niedoborów, szkód i nadwyżek oraz roszczeń spornych.

– Przebieg windykacji należności.

– Zasadność umorzeń należności.

– Wysokość należności i zobowiązań według terminów płatności.

– Rozrachunki przedawnione.

– Odpisy należności wątpliwych.

3. Kontrola zapasów obejmuje:

– Prawidłowość przyjmowania i przekazywania stanu zapasów oraz formę określenia materialnej odpowiedzialności.

– Zgodność stanu faktycznego zapasów ze stanem ewidencyjnym.

– Sposób ewidencji i rozliczenia zapasów na koniec roku obrachunkowego.

– Dokumentację obrotu i jej zgodność pod względem formalnym i rachunkowym.

– Zgodność dokumentacji księgowej.

– Prawidłowość i udokumentowanie zakupu materiałów i ich rozchodów oraz ewidencji.

§ 8.

1. Wyniki kontroli i oceny służą do:

– Ustalenia, czy nie nastąpiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych oraz innych aktów prawnych i procedur wynikających z przepisów wewnętrznych w zakresie gromadzenia środków, realizacji wydatków i gospodarowania mieniem.

– Wszczęcia postępowania wyjaśniającego i dyscyplinarnego w przypadku wystąpienia nieprawidłowości.

– Podjęcia działań w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz zapobiegania powstawaniu ich w przyszłości.

– Doprowadzenia do zgodności postępowania z ogólnie obowiązującymi przepisami prawa, prawa lokalnego, wewnętrznymi instrukcjami i regulaminami.