Regulamin kontroli wewnętrznej

Regulamin funkcjonowania kontroli wewnętrznej

1. Kontrolę wewnętrzną gospodarowania środkami przeprowadza się w celu właściwego administrowania finansami w tych jednostkach; w szczególności dotyczy ona procesu gromadzenia i rozdysponowania środków oraz gospodarowania mieniem.

2. Kontrola wewnętrzna obejmuje:

1. przeprowadzenie oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,

2. badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymagalnym (z wykorzystaniem inwentaryzacji składników majątku).

3. Kontrola wewnętrzna obejmuje całość przewidzianych zasad i przyjętych procedur, aby uzyskać zapewnienie, że:

1. Szkło-Lux Sp. z o.o. osiąga swoje cele w sposób oszczędny, wydajny i efektywny,

2. Szkło-Lux Sp. z o.o. działa zgodnie z przepisami prawa oraz aktami wewnętrznymi i wytycznymi swojego kierownictwa,

3. zasoby rzeczowe i informacyjne jednostki są chronione,

4. wykrywa się błędy niesprawiedliwości i zapobiega się im,

5. informacje są rzetelne i tworzone terminowo.

4. Środowisko systemu kontroli:

1. uczciwość i inne wartości etyczne kierownika jednostki oraz pracowników (kontrola własnej pracy wykonywana przez każdego pracownika względem siebie zgodnie z zakresami obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności – samokontrola),

2. struktura organizacyjna,

3. powierzanie uprawnień dotyczących gospodarki finansowej lub majątkowej poszczególnym pracownikom.

5. Mechanizmy systemu kontroli finansowej:

1. dokumentowanie systemu kontroli finansowej (instrukcje, zarządzenia, wytyczne kierownictwa, zakresy obowiązków),

2. dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych, prawidłowe ich klasyfikowanie,

3. zatwierdzanie operacji finansowych przez osoby do tego uprawnione,

4. podział obowiązków pomiędzy pracowników,

5. nadzór prowadzony w ramach hierarchii służbowej,

6. ciągłość działalności w każdym czasie i okolicznościach.

6. Kryteriami kontroli są:

1. kryterium legalności – polega na kontroli zgodności działalności kontrolowanych jednostek z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawnymi, w tym przepisami wewnętrznymi (zarządzenia, instrukcje, regulaminy organizacyjne, wytyczne itp.) obowiązującymi w danej jednostce,

2. kryterium gospodarności – oznacza zbadanie czy działalność kontrolowanej jednostki jest zgodna z zasadami efektywnego gospodarowania, czy oszczędnie i wydajnie wydatkowano środki, jakie były relacje nakładów do efektów,

3. w ocenie gospodarności należy uwzględnić uwarunkowania ekonomiczno- organizacyjne w jakich działa kontrolowana jednostka,

4. kryterium celowości – związane jest z ustaleniem w trakcie postępowania kontrolnego, czy działania kontrolowanej jednostki mieszczą się w celach określonych dla niej w aktach normatywnych (statucie, regulaminie organizacyjnym itp.), a także czy zastosowane metody i środki były optymalne, odpowiednie do osiągnięcia założonych celów i czy założone cele zostały osiągnięte,

5. kryterium rzetelności – oznacza zbadanie w toku postępowania kontrolnego, czy zobowiązania kontrolowanej jednostki były wykonywane zgodnie z ich treścią, czy pracownicy odpowiedzialni za określoną działalność kontrolowanej jednostki wykonywali swoje obowiązki z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie, czy przestrzegano wewnętrznych reguł funkcjonowania kontrolowanej jednostki, czy określone działania lub stany faktyczne są udokumentowane zgodnie z rzeczywistością i czy zbadana dokumentacja odpowiada stwierdzonemu stanowi faktycznemu.

7. Podstawowymi zasadami kontroli są:

1. bezstronność i obiektywizm – wyrażane w rzetelnym i bezstronnym ustaleniu stanu faktycznego oraz dokumentowaniu wszystkich aspektów kontrolowanej działalności z wnikliwością i rzetelnością w stosowaniu określonych kryteriów,

2. przestrzeganie tajemnicy służbowej i dyskrecji w sprawach będących przedmiotem kontroli oraz dotyczących kontroli,

3. udzielanie kontrolowanym wyjaśnień i instruktażu dotyczących przedmiotu kontroli,

4. wskazywanie kierownictwu potencjalnych problemów i trudności w kontroli oraz sposobów ich rozwiązywania,

5. wszyscy kontrolowani pracownicy zobowiązani są do składania, na żądanie kontrolujących, wszelkich wyjaśnień dotyczących przedmiotu przeprowadzanej kontroli,

6. kontrolę przeprowadza kontroler na podstawie pisemnego upoważnienia wydanego przez Szkło-Lux Sp. z o.o.,

7. czynności kontrolne są przeprowadzane planowo lub doraźnie; Szkło-Lux Sp. z o.o. ustala, w formie zarządzenia, harmonogram kontroli wewnętrznej.

8. Postępowanie kontrolne:

1. przygotowanie kontroli – polega na identyfikacji i sformułowaniu problemu planowanego do skontrolowania, który powinien zawierać: temat, cel i zakres;

2. przeprowadzenie kontroli – polega na dokonywaniu ustaleń kontroli w protokole.

9. Kontrolę przeprowadza kontroler po zawiadomieniu kontrolowanego działu (pracownika, zespołu) o przedmiocie kontroli.

10. Kontroler ma prawo do:

1. wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością,

2. pobierania i zabezpieczania materiałów dowodowych,

3. żądania od pracowników jednostki kontrolowanej udzielenia mu, w terminie 3 dni przez niego wyznaczonym, ustnych lub pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli,

4. zwracania się o złożenie dodatkowych wyjaśnień na piśmie dotyczących przyczyn i okoliczności powstania nieprawidłowości wykazanych w protokole kontroli,

5. sporządzania odpisów lub wyciągów z dokumentów,

6. sporządzania zestawienia lub obliczania wyników działalności.

11. Kontroler ustala stan faktyczny na podstawie materiałów zebranych w toku kontroli, będących dowodami w postępowaniu kontrolnym. Może on również przeprowadzać oględziny stanu obiektu lub innych składników majątku i przebiegu określonych procesów.

12. Pracownik (kierownik działu, zespołu) ma obowiązek:

1. zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli,

2. przedstawienia na żądanie kontrolera dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli,

3. informowania kontrolera o podjętych działaniach zaradczych i usprawniających,

4. udzielania ustnych lub pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą,

5. sporządzania uwierzytelnionych odpisów i wyciągów z dokumentów oraz zestawień danych niezbędnych do kontroli.

13. Protokół kontroli – sporządza się w dwóch egzemplarzach (po jednym dla każdej ze stron).

14. Protokół kontroli powinien zawierać:

1. oznaczenie jednostki kontrolowanej oraz Jan i Kowalski, Kontroler Wewnętrzny kontrolera,

2. określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okres od 01.01.2023 do 31.01.2023 objętego kontrolą (01.01.2023 rozpoczęcia i 31.01.2023 zakończenia kontroli),

3. określenie kwoty wydatków podlegającej kontroli,

4. opis stanu faktycznego oraz w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości: opis przyczyn ich powstania, zakresu i skutków, a także uwagi i wnioski w sprawie ich usunięcia oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych,

5. protokół podpisuje pracownik (kierownik działu, zespołu) oraz osoba kontrolująca.

15. Kontrolowany ma prawo do złożenia pisemnych zastrzeżeń dotyczących treści protokołu kontroli w ciągu 7 dni od jego podpisania. Zastrzeżenia nie są wiążące dla kontrolującego.

16. Protokoły są numerowane, numeracja zaczyna się od początku z kolejnym rokiem kalendarzowym.

17. Kontrolowany jest obowiązany w ciągu 14 dni od dnia otrzymania informacji o kontroli i stwierdzonych uchybieniach poinformować Szkło-Lux Sp. z o.o. o sposobie i terminie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych.