Uchwała w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad rachunkowości

UCHWAŁA ZARZĄDU Stowarzyszenia "Przyjaciele Zwierząt"

ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa

nr 1/2023 z dnia 25 stycznia 2023 r.

w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości

Zgodnie z art. 10 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.) ustala się, co następuje:

§ 1. Podstawa prawna

1. Organizacja prowadzi rachunkowość zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz aktami wykonawczymi wydanymi na jej podstawie.

2. W zakresie nieobjętym ustawą o rachunkowości organizacja stosuje krajowe standardy rachunkowości i stanowiska Komitetu Krajowych Standardów Rachunkowości.

3. W zakresie nieuregulowanym powyższymi aktami, organizacja stosuje międzynarodowe standardy sprawozdawczości finansowej.

4. W przypadku nieuregulowania istotnych zagadnień występujących w organizacji powyższymi aktami, kierownik jednostki decyduje w formie pisemnej o zastosowanym rozwiązaniu, opisując to rozwiązanie w informacji dodatkowej przy sporządzaniu sprawozdania finansowego.

§ 2. Okresy sprawozdawcze

1. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy i jest stosowany również do celów podatkowych.

2. Okresem sprawozdawczym jest okres jednego miesiąca (art. 3 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości).

§ 3. Księgi rachunkowe

1. Księgi rachunkowe prowadzi Biuro Rachunkowe "Finanse dla Ciebie" wskazane uchwałą Zarządu.

2. Księgi rachunkowe obejmują:

a) dziennik,

b) konta księgi głównej,

c) zestawienia obrotów i sald kont,

d) księgi pomocnicze.

3. Księgi rachunkowe prowadzone są w formie komputerowej, za pomocą następujących programów:

− (1) Symfonia ERP, który służy do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych w formie analityczno-syntetycznej lub w formie syntetycznej;

− (2) Gratyfikant nexo, który jest używany do ewidencji analitycznej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ich umorzenia oraz amortyzacji; raz w miesiącu za pomocą zbiorczych zapisów umorzenie i amortyzacja przenoszone są na konta syntetyczne do programu (1) Symfonia ERP; zmiany w środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych są dokonywane równocześnie w programie (2) na kontach analitycznych i w programie (1) na kontach syntetycznych;

− (3) Płatnik, który jest używany do naliczania i rozliczania rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę i umów cywilnoprawnych; raz w miesiącu na podstawie zbiorczych wydruków wynagrodzeń i rozliczeń z budżetem zapisy dotyczące rozrachunków są wprowadzane na konta syntetyczne programu (1).

4. Wykaz zbiorów tworzonych przez programy (1), (2) i (3) zawierają instrukcje użytkowania tych programów.

5. Programy księgowe działają pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 10 (nazwa, wersja).

6. Organizacja stosuje zakładowy plan kont, który stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

7. W celu zabezpieczenia danych księgowych oraz dokumentów stanowiących podstawę zapisów księgowych na dostęp do nich zezwala się wyłącznie osobom zajmującym się prowadzeniem księgowości organizacji (w tym pracownikom zatrudnionym przy rozliczaniu projektów) oraz Zarządowi organizacji. Opis sposobów zabezpieczenia danych i dodatkowe opisy dostępne są na stronie producenta oprogramowania księgowego www.symfonia.pl w części FAQ.

8. Ochrona danych komputerowych polega na tworzeniu kopii wszystkich zbiorów danych po zamknięciu każdego okresu sprawozdawczego na dysku zewnętrznym i przenośnej pamięci.

§ 4. Koszty

1. Koszty organizacji dzieli się na koszty działalności statutowej (nieodpłatnej i odpłatnej) oraz koszty administracyjne.

2. Koszty przypisane bezpośrednio do działalności statutowej odnoszone są bezpośrednio na koszty działalności statutowej, natomiast koszty administracyjne odnoszone są na konto kosztów administracyjnych. W przypadku kosztów wspólnych dotyczących m.in. energii elektrycznej, cieplnej, gazu, czynszu i innych mediów dzielone są one według klucza udziału powierzchni do realizacji zadań statutowych i administracyjnych w powierzchni ogółem lub w inny sposób wynikający ze specyfiki działalności organizacji.

3. Ewidencja kosztów organizacji odbywa się przy użyciu kont zespołu 4 i 5 z rozszerzeniem analitycznym umożliwiającym sporządzanie wymaganych sprawozdań, w tym z uwzględnieniem kategorii kosztów i realizowanych projektów/zadań.

§ 5. Plan kont

1. Wykaz kont księgi głównej stanowi załącznik nr 1 do niniejszej uchwały. Zdarzenia na kontach księgi głównej grupuje się, a konta księgi głównej uzupełnia się ewidencją szczegółową.

2. Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się do kont syntetycznych objętych i wymienionych w załączniku nr 1. Poszczególne operacje na kontach ksiąg pomocniczych (tj. kontach analitycznych) grupuje się w oparciu o prowadzoną dla każdego z wymienionych w załączniku nr 1 konta szczegółową ewidencję analityczną.

3. Ewidencję analityczną prowadzi się dla kont:

− środków trwałych, w tym dla środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych;

− rozrachunków z dostawcami;

− rozrachunków z odbiorcami;

− rozrachunków z pracownikami;

− kosztów;

− przychodów;

− środków pieniężnych.

§ 6. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne

1. Składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok i jednostkowej wartości początkowej nie wyższej niż 1500,00 zł są w miesiącu ich zakupu zaliczane do kosztów zużycia materiałów.

2. Składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok i wartości początkowej jednostkowej ponad 1500,00 zł do 10 000,00 zł wprowadza się do ewidencji bilansowej środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych i amortyzuje się w sposób uproszczony, tj. przez jednorazowy odpis w koszty w pełnej ich wartości w miesiącu ich przyjęcia do używania.

3. Składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok i wartości początkowej powyżej 10 000,00 zł są amortyzowane przy zastosowaniu zasad i stawek podatkowych.

§ 7. Zapasy

Organizacja, z uwagi na specyfikę działalności, nie prowadzi ewidencji zapasów.

§ 8. Należności i zobowiązania

1. Należności wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności.

2. Należności sporne, wątpliwe lub znacznie przeterminowane obejmuje się odpisami aktualizującymi ich wartość, z uwzględnieniem art. 35b ustawy o rachunkowości. Odpisu aktualizującego dokonuje się w 100% wartości należności.

3. Organizacja nalicza odsetki za zwłokę w zapłacie należności. Naliczanie odsetek nie jest obligatoryjne i zależy od sytuacji prawnej i finansowej kontrahenta (gdy istnieje prawdopodobieństwo ich uzyskania).

4. Odpisów aktualizujących wartość należności handlowych dokonuje się (z uwzględnieniem art. 35b ustawy o rachunkowości):

a) po 18 miesiącach od terminu płatności - w przypadku klientów indywidualnych.

b) po 12 miesiącach od terminu płatności - w przypadku pozostałych kontrahentów.

5. Odpisu aktualizującego dokonuje się w wysokości nieobjętej zabezpieczeniem.

6. Do przeliczania należności i zobowiązań w walutach obcych stosuje się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego przeliczenie.

§ 9. Rozliczenia międzyokresowe kosztów

Rozliczeniu w czasie podlegają koszty dotyczące przyszłych okresów przy wydatkach poniesionych powyżej 100,00 zł.

§ 10. Rezerwy

W organizacji nie tworzy się rezerw.

§ 11. Metody wyceny aktywów i pasywów na dzień bilansowy

1. Środki trwałe wycenia się według cen nabycia (lub kosztów wytworzenia) pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

2. Środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z ich nabyciem lub wytworzeniem, pomniejszonych o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

3. Należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty pomniejszonej o odpisy aktualizacyjne.

4. Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, tj. wraz z odsetkami naliczonymi za zwłokę.

5. Fundusze własne, środki pieniężne w walucie polskiej oraz pozostałe aktywa i pasywa wycenia się w ich wartości nominalnej.

6. Wartość środków pieniężnych w walutach obcych wycenia się według średniego kursu NBP na ostatni dzień roku obrotowego.

§ 12. Inwentaryzacja

1. Sposób i tryb przeprowadzania inwentaryzacji oraz rozliczenia jej wyników regulują art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości.

2. Inwentaryzację rzeczowych składników majątku trwałego organizacji przeprowadza się corocznie.

3. Pozostałe składniki majątku organizacji inwentaryzuje się na ostatni dzień każdego roku obrotowego.

4. Inwentaryzację przeprowadza się następująco:

1) inwentaryzację pełną okresową przeprowadza się na określony dzień;

2) inwentaryzację przeprowadza się w przypadkach zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej, pożaru, kradzieży lub innych zdarzeń losowych;

3) inwentaryzację wyrywkową wskazanych grup składników majątku przeprowadza się na wniosek prezesa zarządu.

5. Odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji w terminach wyznaczonych przepisami ustawy o rachunkowości ponosi prezes zarządu.

§ 13. Sprawozdanie finansowe

1. Sprawozdanie finansowe jest sporządzane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych oraz na inny dzień bilansowy.

2. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający następuje w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego.

3. Sprawozdanie finansowe organizacji jest sporządzane zgodnie z załącznikiem nr 6 do ustawy o rachunkowości i obejmuje:

a) wprowadzenie do sprawozdania finansowego,

b) bilans,

c) rachunek zysków i strat,

d) dodatkowe informacji i objaśnień.

4. Organizacja stosuje wariant porównawczy rachunku zysków i strat.

5. Dane liczbowe w sprawozdaniu wykazuje się w złotych i groszach.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Za bieżącą aktualizację dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości odpowiada Zarząd organizacji (kierownik jednostki).

2. Uchwała wchodzi w życie z dniem 01 lutego 2023 r. z mocą obowiązującą od 01 stycznia 2023 r.

W porozumieniu i za zgodą:

Główny księgowy organizacji               Prezes Zarządu

(Warszawa, 25 stycznia 2023, Anna Kowalska)        (Warszawa, 25 stycznia 2023, Jan Nowak)

Załącznik nr 1

do uchwały Zarządu Stowarzyszenia "Przyjaciele Zwierząt"

ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa

nr 1/2023 z dnia 25 stycznia 2023 r.

w sprawie wprowadzenia dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości

ZAKŁADOWY PLAN KONT

I. WYKAZ KONT

Symbol konta Nazwa konta

Zespół 0 Aktywa trwałe

010 Środki trwałe

010-1 Grunty

010-2 Budynki i lokale

010-3 Maszyny, urządzenia i komputery

010-4 Środki transportu

010-5 Pozostałe środki trwałe

020 Wartości niematerialne i prawne

070 Umorzenie środków trwałych

070-2 Umorzenie budynków i lokali

070-3 Umorzenie maszyn, urządzeń i komputerów

070-4 Umorzenie środków transportu

070-5 Umorzenie pozostałych środków trwałych

071 Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych

080 Środki trwałe w budowie

Zespół 1 Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe

100 Kasa

130 Rachunki bankowe

130-1 Rachunki bieżące

130-2 Lokaty

130-3 Rachunki walutowe

135 Kredyty bankowe

145 Inne środki pieniężne

Zespół 2 Rozrachunki i roszczenia

200 Należności od odbiorców

200-1 Należności od donatorów

200-2 Należności od odbiorców w ramach działalności odpłatnej pożytku publicznego

200-2-1 Sklep zoologiczny "Psia Kość"

200-2-2 Przychodnia weterynaryjna "Zdrowy Zwierzak"

201 Zobowiązania wobec dostawców

201-1 Zobowiązania wobec dostawców

201-1-1 Hurtownia zoologiczna "Animal Planet"

201-1-2 Drukarnia "Reklamówka"

221 Rozrachunki z tytułu VAT

221-1 Rozrachunki z tytułu VAT – należny

221-2 Rozrachunki z tytułu VAT – naliczony

225 Rozrachunki z ZUS

225-1 Ubezpieczenia społeczne

225-2 Ubezpieczenia zdrowotne

225-3 Fundusz pracy

227 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

227-1 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych

227-2 Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób prawnych

227-3 Rozrachunki z tytułu innych podatków

227-4 Inne rozrachunki publicznoprawne

230 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

230-1 Rozrachunki z tytułu umów o pracę

230-2 Rozrachunki z tytułu umów zleceń i o dzieło

234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami i wolontariuszami

234-1 Inne rozrachunki z pracownikami

234-2 Rozrachunki z wolontariuszami

240 Pozostałe rozrachunki

241 Należne wpłaty na fundusz statutowy

290 Odpisy aktualizujące należności

290-1 Należności od donatorów

290-2 Należności z tytułu odpłatnej działalności pożytku publicznego

Zespół 4 Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

401 Zużycie materiałów i energii

402 Usługi obce

403 Wynagrodzenia

403-1 Wynagrodzenia z tytułu umów o pracę

403-2 Wynagrodzenia z tytułu umów zleceń i o dzieło

404 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników

404-1 Ubezpieczenia społeczne z tytułu umów o pracę

404-2 Ubezpieczenia społeczne z umów zleceń i o dzieło

405 Podatki i opłaty

406 Pozostałe koszty rodzajowe

490 Rozliczenie kosztów rodzajowych

Zespół 5 Koszty według typów działalności

500 Koszty nieodpłatnej działalności pożytku publicznego

500-1 Finansowane z 1% podatku dochodowego

500-2 Finansowane ze środków europejskich

500-3 Finansowane z dotacji z budżetu państwa

500-4 Finansowane z dotacji z budżetów JST

500-5 Finansowane z innych źródeł

501 Koszty z odpłatnej działalności pożytku publicznego

550 Koszty ogólnego zarządu (administracyjne)

Zespół 6 Produkty i rozliczenia międzyokresowe kosztów

640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów

640-1 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne – długoterminowe

640-2 Rozliczenia międzyokresowe kosztów czynne – krótkoterminowe

Zespół 7 Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem

700 Przychody z nieodpłatnej działalności statutowej pożytku publicznego

700-1 Przychody z 1% podatku dochodowego

700-2 Przychody ze środków europejskich

700-3 Przychody ze środków budżetu państwa

700-4 Przychody z budżetu jednostek samorządu terytorialnego

700-5 Przychody ze środków funduszy celowych

700-6 Przychody z darowizn osób fizycznych

700-7 Przychody z darowizn od osób prawnych

700-8 Przychody z ofiarności publicznej

700-9 Przychody ze spadków i zapisów

700-10 Przychody z wpływów z majątku

700-11 Przychody ze składek członkowskich

701 Przychody z odpłatnej działalności pożytku publicznego

701-1 Przychody ze sprzedaży składników majątku pochodzących z darowizn i zbiórek publicznych

701-2 Przychody ze sprzedaży własnych dóbr

750 Przychody finansowe

750-1 Odsetki od środków zgromadzonych na rachunkach bankowych

750-2 Pozostałe przychody finansowe

751 Koszty finansowe

760 Pozostałe przychody operacyjne

761 Pozostałe koszty operacyjne

Zespół 8 Fundusze własne oraz wynik finansowy i jego podział

800 Fundusz statutowy

820 Rozliczenie wyniku finansowego

840 Rozliczenia międzyokresowe przychodów

860 Wynik finansowy

870 Podatek dochodowy