Umowa o usługowe prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Umowa

o usługowe prowadzeniepodatkowej księgi przychodów i rozchodów

Zawarta w Warszawie, dnia 15.03.2023 pomiędzy:

firmą Jan Kowalski Usługi Informatyczne

z siedzibą ul. Polna 12, 00-123 Warszawa

123-456-78-90 w imieniu, której działa Jan Kowalski

zwany/a w treści umowy Zleceniodawcą,

a

Biuro Rachunkowe "Expert" Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie, przy ul. Kwiatowej 1, wpisanym doKrajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowiepod nr 0000123456, o nr NIP 987-654-32-10, nr REGON 123456789oraz kapitale zakładowym wynoszącym 50 000,00 zł, reprezentowanym przez:

1. Anna Nowak - Prezes Zarządu

zwaną w dalszej części umowy Zleceniobiorcą,

łącznie określane jako Strony

o następującej treści:

§1

Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje zlecenie w zakresie prowadzeniaw systemie teleinformatycznym podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej "Księga"),o której mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzeniapodatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 1500) - dalej "rozporządzenie", orazewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług (dalej "ewidencja VAT"). Usługa będzierealizowane ze szczególnym uwzględnieniem postanowień § 28 rozporządzenia.

§2

1) W zakres zleconej usługi, o której mowa w § 1 umowy zawiera się:

a) prowadzenie Księgi i ewidencji wskazanych w rozporządzeniu, w zakresieuwzględniającym oświadczenia Zleceniodawcy zawarte w niniejszej umowy, zgodniez przepisami rozporządzenia na podstawie dowodów księgowych i innychdokumentów, o których mowa w rozporządzeniu dostarczonych przez Zleceniodawcęw terminie określonym w umowie,

b) obliczania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych Zleceniodawcyi informowanie o ich wysokości Zleceniodawcę,

c) gromadzenie i przechowywanie dostarczonych przez Zleceniodawcę dowodówksięgowych i innych dokumentów, o których mowa w niniejszej umowie,

d) sporządzenia zeznania rocznego dla podatku dochodowego od osób fizycznych,

e) składanie informacji i deklaracji oraz realizacja innych obowiązków płatniczychw zakresie podatku u źródła od przychodów uzyskiwanych przez zagranicznychkontrahentów Zleceniodawcy, dla których Zleceniodawca pełni funkcję płatnika,

f) prowadzenie ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług, sporządzaniedeklaracji miesięcznych i przekazywanie organom podatkowym JPK_V7M orazwymaganych prawem deklaracji do złożenia których Zleceniodawca jest zobowiązanyw związku z prowadzoną działalnością.

2) Czynności określone w ust. 1 nie obejmują w szczególności:

a) usług doradztwa podatkowego w zakresie przekraczającym usługi wskazane w ust. 1,w tym sporządzania dokumentacji cen transferowych,

b) nadzoru ani zajmowania się sprawami gospodarczymi, w tym finansowymiZleceniodawcy,

c) weryfikacji rzetelności dokumentacji dostarczonej przez Zleceniodawcę,

d) usług prawnych,

e) dokonywania spisów z natury, w tym dla potrzeb inwentaryzacji,

f) opłacania jakichkolwiek zobowiązań podatkowych Zleceniodawcy,

g) prowadzania rozliczeń płacowych,

h) opracowywania wniosków kredytowych, wniosków o dotację, rozliczeń dotacji.

3) W ramach odrębnego zlecenia, na podstawie dodatkowego wynagrodzenia Zleceniodawcamoże powierzyć Zleceniobiorcy wykonanie innych czynności nieujętych w ust. 1, w tym,o ile Zleceniobiorca posiada wymagane uprawnienia czynności, o których mowa w ust. 2.

4) Zleceniobiorca może odmówić przyjęcia zlecenia, o którym mowa w ust. 3. Odmowaprzyjęcia zlecenia dokonywana jest w tej samej formie co jego udzielenie przezZleceniodawcę. Odmowa przyjęcia zlecenia nie skutkuje powstaniem po stronieZleceniobiorcy odpowiedzialności odszkodowawczej.

§3

Zleceniodawca oświadcza, że w dniu związania niniejszej umowy:

a) wykonuje pozarolniczą działalność gospodarczą i z tego tytułu jest podatnikiem podatkudochodowego od osób fizycznych,

b) nie jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg rachunkowych, o których mowa w ustawiez 29 września 1994 r. o rachunkowości,

c) nie prowadzi działalności kantorowej,

d) nie jest rolnikiem w znaczeniu § 2 ust. 2 rozporządzenia,

e) jest czynnym podatnikiem VAT, widniejącym na liście czynnych podatników VAT,

f) rachunki płatnicze, które wykorzystywane są dla potrzeb działalności prowadzonej przezZleceniodawcę widnieją na liście czynnych podatników VAT,

g) nie toczy się w jego sprawie żadne postępowanie podatkowe ani karne lubkarnoskarbowe, w tym przeciw osobom zarządzającym lub zatrudnionym przezZleceniodawcę, które miałyby związane z działalnością prowadzoną przezZleceniodawcę,

h) ma miejsce zamieszkania w Polsce, gdzie jest objęty nieograniczonymobowiązkiem podatkowym od całości swoich dochodów, bez względu na miejscepołożenia źródeł przychodu.

§4

Zleceniobiorca oświadcza, że:

a) usługa będzie realizowana przez osoby, które mają pełną zdolność do czynnościprawnych i nie była skazana prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwkowiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmii papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określonew rozdz. XXXVI u.o.r.,

b) ma zawartą umowę ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzonew związku z prowadzoną działalnością.

§5

1. Dla potrzeb realizacji usługi w zakresie określonym w §2 umowy Zleceniobiorcazobowiązuje się do:

b) wykonywania obowiązków z należytą starannością, w sposób zgodnyz obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymanych od Zleceniodawcydokumentów i informacji,

c) odbierania od Zleceniodawcy w siedzibie Zleceniobiorcy lub w formie elektronicznejdowodów księgowych i innych dokumentów niezbędnych lub przydatnych dowłaściwego wykonania usługi,

d) informowania Zlecającego o ewentualnych brakach i wadach formalnychotrzymanych dowodów księgowych i innych dokumentów, o których mowaw rozporządzeniu,

e) przekazywania w terminie deklaracji do właściwych organów podatkowych,

f) zachowania w tajemnicy wszystkich okoliczności, o których dowiedział się w związkuz wykonywaniem zlecenia, obowiązek zachowania tajemnicy dotyczy takżewspółpracowników Zleceniobiorcy,

g) przechowywania Księgi i innych dokumentów otrzymanych od Zleceniodawcyw sposób chroniący je przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich,

h) powiadomienie urzędu skarbowego właściwego dla Zleceniodawcy o miejscuprowadzenia Księgi.

2. W przypadku zgodnego ustalenia Stron Zleceniobiorca może realizować ciążące na nimobowiązki w formie elektronicznej, w sposób uzgodnione uprzednio przez Strony,z uwzględnieniem postanowień § 28 rozporządzenia.

§6

1. Do obowiązków Zleceniodawcy należy:

a) udzielanie w wymaganym terminie Zleceniobiorcy niezbędnych pełnomocnictwi uiszczenia opłat skarbowych,

b) właściwe pod względem formalnym i rzetelne pod względem merytorycznymdokumentowanie zaistniałych zdarzeń,

c) dostarczanie do siedziby Zleceniobiorcy:

i. rzetelnych i niewadliwych dowodów księgowych, innych dowodów, o którychmowa w rozporządzeniu oraz dokumentów niezbędnych lub przydatnych doprowadzenia Księgi, w szczególności w terminie do 10 dnia miesiącanastępującego po miesiącu, którego te dokumenty dotyczą,

ii. rzetelnych i niewadliwych dowodów księgowych oraz dokumentów i danychniezbędnych lub przydatnych do prowadzenia ewidencji VAT do 15dnia miesiąca po miesiącu rozliczeniowym,

iii. dokumentów zapłaty zaliczek na podatek dochodowy i kwot podatku od towarówi usług,

d) informowanie Zleceniobiorcy, nie później jednak niż w dniu dostarczenia dokumentówo:

i. wszelkich zmianach mających wpływ na prawidłowe rozliczenia podatkowe,

ii. innych zdarzeniach mających wpływ na prawidłowe wykonanie zleconychczynności,

e) dokonywanie opisów merytorycznych dostarczonych dokumentów, udzielaniewyjaśnień niezbędnych do realizacji usługi,

f) stosowanie się do wskazówek i zaleceń Zleceniobiorcy, wynikających z przepisówprawa i postanowień niniejszej umowy,

g) wskazanie pracownika odpowiedzialnego za bieżące kontakty i współpracęze Zleceniobiorcą,

h) terminowe regulowanie zobowiązań podatkowych,

i) terminowe regulowanie kwoty należnej Zleceniobiorcy za wykonaną usługę.

2. Zleceniodawca może upoważnić inną osobę w celu dostarczenia dokumentów, składaniaoświadczeń i udzielania informacji, na podstawie pisemnego pełnomocnictwa.

3. Do czynności, o których mowa w ust. 1, Zleceniobiorca może sporządzić odpowiedniąnotatkę z informacją, którą przekaże Zleceniodawcy za potwierdzeniem.

4. W przypadku zgodnego ustalenia Stron Zleceniodawca może realizować obowiązkiokreślone w niniejszym paragrafie w formie elektronicznej, w sposób uzgodnioneuprzednio przez Strony, z uwzględnieniem postanowień §28 rozporządzenia.

§7

1. W przypadku braku możliwości dokonania oceny podatkowej dostarczonych dokumentówbez uzyskania dodatkowych informacji lub wglądu w inne dokumenty Zleceniobiorcamoże wyznaczyć Zleceniodawcy odpowiedni termin do uzupełnienia informacji lubprzedłożenia dodatkowych wyjaśnień.

2. Zleceniobiorca może odmówić wykonania świadczenia lub wstrzymać się z jego realizacjąw przypadku nieudostępnienia przez Zleceniodawcę dodatkowych informacji lubdokumentów, o których mowa w ust. 1 we wskazanym przez Zleceniobiorcę terminie.Odmowa lub wstrzymanie się z wykonaniem świadczenia, o których mowa w poprzednimzdaniu nie wpływa na wynagrodzenie Zleceniobiorcy. Skutki ekonomiczne, podatkowei prawne takiego działania, w szczególności w zakresie odpowiedzialności karnej i karno-skarbowej, ponosi wyłącznie Zleceniodawca.

3. Jeżeli Zleceniodawca nie zgadza się z opinią Zleceniobiorcy zapis w Księdze lub innejewidencji prowadzonej na podstawie rozporządzenia oraz zapis w ewidencji prowadzonejdla potrzeb podatku od towarów i usług może być dokonane na wyraźne pisemnepolecenie Zleceniodawcy oraz na jego odpowiedzialność, w granicach przedstawionychprzez Zleceniobiorcę. Konsekwencje ekonomiczne, podatkowe i prawne takiego działania,w szczególności w zakresie odpowiedzialności karnej i karno-skarbowej, ponosi wyłącznieZleceniodawca.

§8

1. Księga, inne ewidencje prowadzone na podstawie rozporządzenia, ewidencja prowadzonadla potrzeb podatku od towarów i usług, dowody księgowe i dokumenty związanez prowadzeniem ksiąg będą stale przechowywane w siedzibie Zleceniobiorcy. Księga inneewidencje prowadzone na podstawie rozporządzenia, ewidencja prowadzona dla potrzebpodatku od towarów i usług są przechowywane w formie elektronicznej. Dowodyksięgowe i dokumenty dostarczone przez Zleceniodawcę w formie elektronicznej sąprzechowywane w formie elektronicznej.

2. W czasie obowiązywania niniejszej umowy, na każde żądanie Zleceniobiorca udostępniZleceniodawcy za pokwitowaniem przechowywane dowody księgowe i dokumenty.Dokumenty są udostępniane w takiej formie w jakiej zostały dostarczone Zleceniobiorcy.

3. W przypadku dowodów księgowych i dokumentów udostępnionych Zleceniobiorcyw formie papierowej, okresie przechowywania dokumentów poza siedzibą Zleceniobiorcy,jest on zwolniony z obowiązków wynikających z niniejszej umowy, dla wykonywania,których niezbędny jest dostęp do wydanych dokumentów. Zleceniobiorca nie ponosiodpowiedzialności za prawidłowość wpisów w tym okresie.

4. Wydanie dowodów księgowych i dokumentów udostępnionych Zleceniobiorcy w formiepapierowej zwalnia Zleceniobiorcę z odpowiedzialności za ich kompletność i niezgodnośćz wpisami do Księgi.

§9

1. Zleceniodawca zobowiązany jest powiadomić Zleceniobiorcę o toczącym siępostępowaniu dotyczącym jego zobowiązań podatkowych oraz umożliwić Zleceniobiorcyczynny udział w postępowaniu, także po rozwiązaniu umowy. Zleceniobiorca możeupoważnić do reprezentowania Zleceniodawcy także doradcę podatkowego.

2. Jeżeli Zleceniodawca nie dopuści Zleceniobiorcy do toczącego się postępowania, o którymmowa w ust. 1, Zleceniobiorca nie będzie ponosić odpowiedzialności za szkody, którychmożna było uniknąć, gdyby posiadał możność działania w sprawie.

3. Jeżeli włączenie się Zleceniobiorcy w postępowanie, o którym mowa w ust. 1 jestspowodowane naruszeniem przez Zleceniodawcę zasad, o których mowa w § 6 i 7niniejszej umowy, Zleceniobiorcy przysługuje wynagrodzenie według obowiązującegocennika zleceń dodatkowych.

§ 10

1. Za usługi, o których mowa w § 2 ust. 1 umowy Zleceniobiorca przysługuje wynagrodzeniemiesięczne według obowiązującego cennika w dniu wykonania usługi i z uwzględnieniemzasad określonych w cenniku.

2. Dla potrzeb ustalenia ceny, o której mowa w ust. 1 Zleceniodawca jest przyporządkowanydo właściwych przedziałów cenowych zawartych w cenniku, o czym Zleceniobiorcainformuje Zleceniodawcę w fakturze lub w załączniku do faktury. Zleceniobiorca nie jestzobligowany do odrębnego informowania Zleceniodawcy o zmianie przyporządkowaniado przedziałów cenowych.

3. O zmianie cennika Zleceniobiorca poinformuje Zleceniodawcę z miesięcznymwyprzedzeniem.

4. Dostarczenie dowodów lub danych powodujące wzrost pracochłonności i podnosząceryzyko obsługi Zleceniodawcy, w szczególności naruszające terminy określone w § 6ust. 1 lit. c) i d), skutkować będzie podwyższeniem wynagrodzenia o 20 %ceny za dany okres. W uzasadnionych przypadkach, na podstawie dodatkowej kalkulacjiZleceniobiorca może podwyższyć cenę usługi o kwotę przewyższającą kwotę obliczonąw sposób określony w poprzednim zdaniu.

5. Dodatkowe wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 4 nie zwalnia Zleceniodawcyz odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną Zleceniobiorcy poprzez niewłaściwe działanie,w tym opóźnienie, a także zaniechanie Zleceniodawcy.

6. Niedotrzymanie terminu, o którym mowa w ust. 4 liczy się do chwili dostarczeniaostatniego dokumentu pozwalającego na dokonanie rozliczenia.

7. W uzasadnionych przypadkach Zleceniobiorca może odstąpić od podwyższonegowynagrodzenia.

§ 11

1. Zleceniobiorca zwróci Zleceniodawcy za pokwitowaniem Księgę, ewidencje, dowodyksięgowe oraz inne dokumenty podlegające archiwizacji nie później niż w terminie:

a) 14 dni po sporządzeniu sprawozdania finansowego i zeznania rocznego, w przypadkukontynuacji niniejszej umowy,

b) wynikającym z zasad określonych przy rozwiązaniu umowy.

2. O wydaniu dokumentacji, o którym mowa w ust. 1 lit. b Zleceniobiorca powiadomiwłaściwy organ podatkowy.

3. Zleceniobiorca nie ponosi odpowiedzialności za nieodebranie przez Zleceniodawcędokumentów, a po upływie określonego terminu przechowuje je na koszt i ryzykoZleceniodawcy.

§ 12

Z zastrzeżeniem innych postanowień niniejszej umowy, Zleceniobiorca ponosiodpowiedzialność wyłącznie za rzeczywiste szkody wynikłe z niewykonania lubnienależytego wykonania zobowiązań podjętych na podstawie niniejszej umowy na zasadachwynikających z przepisów prawa. Odpowiedzialność ta jest odpowiedzialnością na zasadziewiny i zostaje wyłączona w przypadku jej nieudowodnienia.

§ 13

1. Zleceniodawca powierza Zleceniobiorcy dane osobowe na zasadach i w celu określonymw niniejszej umowie.

2. Zleceniobiorca zobowiązany jest do przetwarzania powierzonych danych osobowychw celu oraz w zakresie niezbędnym do realizacji przedmiotu niniejszej umowy.

3. Zleceniobiorca zobowiązany jest do przetwarzania powierzonych danych osobowychzgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danychosobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy95/46/WE oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego w sprawieochrony danych osobowych.

4. Powierzone Zleceniobiorcy dane osobowe mogą być przetwarzane zarówno w formieelektronicznej w systemach informatycznych, jak i w formie papierowej.

5. Zleceniobiorca może archiwizować powierzone dane osobowe w czasie nie dłuższym niżdo upływu okresu przedawnienia wynikającego z przepisów powszechnie obowiązującegoprawa.

6. Zleceniobiorca zobowiązuje się do:

a) zabezpieczenia powierzonych danych osobowych poprzez stosowanie odpowiednichśrodków technicznych i organizacyjnych;

b) upoważnienia wszystkich osób przetwarzających powierzone dane osobowe do ichprzetwarzania w celu realizacji niniejszej umowy;

c) zapewnienia zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych przez osobyupoważnione, zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu;

d) niezwłocznego zawiadomienia Zleceniodawcy o wszelkich przypadkach naruszeniaochrony lub niewłaściwym użyciu powierzonych, na podstawie niniejszej umowy,danych osobowych;

e) usunięcia przetwarzanych danych osobowych po rozwiązaniu umowy,z uwzględnieniem okresów, o których mowa w ust. 5.

7. Zleceniobiorca może powierzyć przetwarzanie danych osobowych innym podmiotomtylko za pisemną zgodą Zleceniodawcy.

§ 14

1. Przed rozpoczęciem realizacji usługi Zleceniodawca przekaże Zleceniobiorcyoświadczenia zgodne ze stosowaną przez Zleceniobiorcę procedurą o przeciwdziałaniupraniu pieniędzy. W przypadku zmiany danych zawartych w oświadczeniach, o którychmowa w poprzednim zdaniu Zleceniodawca zobowiązuje się do niezwłocznego składaniaaktualnych oświadczeń zgodnie z procedurą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy.

§ 15

1. Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony.

2. Umowa może być rozwiązana na koniec roku podatkowego, z zachowaniemjednomiesięcznego okresu wypowiedzenia.

3. Rozwiązanie umowy może nastąpić w ramach porozumienia stron z ustaleniem terminurozwiązania umowy i zasad jej zakończenia.

4. Umowa może być rozwiązana przez każdą ze stron z ważnych powodów przezjednostronne natychmiastowe jej wypowiedzenie.

5. Kwestie sporne, które mogą zaistnieć na tle wykonania niniejszej umowy, przedpoddaniemich pod rozstrzygnięcie sądu, którym będzie sąd właściwy dla siedziby Zleceniobiorcy,strony zobowiązują się rozwiązać w drodze negocjacji.

6. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają formy pisemnej w postacianeksu.

§ 16

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdejze stron.

Jan KowalskiZleceniodawca

Anna NowakZleceniobiorca