Zarządzenie w sprawie zasad centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług

Zarządzenie Nr 12/2024 Wójta Gminy Dębowa 2024-07-05

w sprawie zasad centralizacji rozliczeń podatku od towarów i usług Gminy Dębowa oraz jej jednostek organizacyjnych podlegających obowiązkowi centralizacji

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 40 ze zm.), ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1634) oraz na podstawie art. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz.U. z 2023 r. poz. 1753), w związku z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej z 2021-10-21 r. (C-58/20) oraz uchwałą Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 2022-03-15 r. (I FSK 1234/21) zarządza się, co następuje:

§1

1. Począwszy od 2024-09-01 r. Gmina Dębowa prowadzić będzie scentralizowane rozliczenia z tytułu podatku od towarów i usług obejmujące czynności dokonywane przez jednostki organizacyjne Gminy podlegające obowiązkowi centralizacji (zwane dalej: Jednostkami organizacyjnymi).

2. Szczegółowy wykaz Jednostek organizacyjnych Gminy, których dotyczy niniejsze zarządzenie, został przedstawiony w Załączniku Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§2

1. W związku z wprowadzeniem przez Gminę Dębowa scentralizowanych rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług, zobowiązuje się kierowników Jednostek organizacyjnych Gminy do:

1) prowadzenia rozliczeń z tytułu podatku od towarów i usług związanych z działalnością prowadzoną przez Jednostki organizacyjne; 2) przygotowywania „cząstkowych” ewidencji sprzedaży dla celów podatku od towarów i usług, w których będą ujmowane czynności podlegające opodatkowaniu VAT wykonywane przez Jednostki organizacyjne; 3) przygotowywania „cząstkowych” ewidencji zakupu dla celów podatku od towarów i usług, w których będą ujmowane wartości towarów i usług nabywanych przez Jednostki organizacyjne w związku z prowadzoną przez nie działalnością gospodarczą, od których przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego; 4) przygotowywania „cząstkowych” deklaracji dla celów podatku od towarów i usług dotyczących działalności prowadzonej przez Jednostki organizacyjne.

2. W celu prawidłowego rozliczenia przez Gminę Dębowa VAT z Urzędem Skarbowym w Dębowej, zobowiązuje się kierowników Jednostek organizacyjnych Gminy do:

1) wyznaczenia osoby/osób odpowiedzialnej/ych za prawidłowe rozliczanie VAT w Jednostkach organizacyjnych oraz terminowe i rzetelne przekazywanie danych dotyczących rozliczenia VAT do Wydziału Finansowego Urzędu Gminy Dębowa; 2) przekazywania do Wydziału Finansowego Urzędu Gminy Dębowa w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą, rozliczenia cząstkowych deklaracji VAT, wraz z cząstkowymi ewidencjami sprzedaży oraz zakupów; przekazanie ewidencji oraz deklaracji powinno nastąpić poprzez przesłanie podpisanych przez Głównego Księgowego i Dyrektora Jednostki rejestrów oraz deklaracji VAT drogą elektroniczną; 3) niezwłocznego sporządzania korekty cząstkowej deklaracji VAT, w przypadku wykrycia nieprawidłowości w rozliczeniach z tytułu VAT oraz przedłożenia korekty deklaracji VAT do Wydziału Finansowego Urzędu Gminy Dębowa wraz z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn korekty.

3. Centralizacja danych dotyczących rozliczeń VAT poszczególnych Jednostek organizacyjnych następować będzie w Wydziale Finansowym Urzędu Gminy Dębowa przez Głównego Księgowego. Na podstawie danych przekazanych przez poszczególne Jednostki organizacyjne, Główny Księgowy ten sporządzał będzie zbiorczą deklarację VAT obejmującą rozliczenia Urzędu Gminy Dębowa oraz wszystkich Jednostek organizacyjnych.

§3

1. Faktury VAT wystawiane od 2024-09-01 r. przez Jednostki organizacyjne powinny zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w przepisach o VAT (a w szczególności art. 106e ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.) oraz określenie sprzedawcy zgodnie z następującym wzorem:

Gmina Dębowa Szkoła Podstawowa nr 1 w Dębowej ul. Szkolna 1, 00-001 Dębowa 1234567890

2. Faktury VAT otrzymywane przez Jednostki organizacyjne od 2024-09-01 r. powinny zawierać wszystkie niezbędne elementy, o których mowa w przepisach o VAT (a w szczególności art. 106e ustawy o VAT) oraz określenie nabywcy zgodnie z następującym wzorem:

Gmina Dębowa Szkoła Podstawowa nr 1 w Dębowej ul. Szkolna 1, 00-001 Dębowa 1234567890

3. Każda Jednostka organizacyjna jest zobowiązana do prowadzenia osobnego ciągu numeracyjnego na fakturach dokumentujących sprzedaż.

§4

1. Umowy cywilnoprawne zawierane od 2024-09-01 r. przez Jednostki organizacyjne w imieniu i na rzecz Gminy powinny zawierać następujące dane identyfikacyjne:

1) Gmina Dębowa, ul. Główna 1, 00-001 Dębowa oraz 1234567890; 2) Szkoła Podstawowa nr 1 w Dębowej i ul. Szkolna 1, 00-001 Dębowa; 3) podpis Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 1 w Dębowej.

2. Kierownicy Jednostek organizacyjnych są zobowiązani do weryfikacji na dzień 2024-08-31 r. zawartych przez Jednostki umów cywilnoprawnych w celu analizy postanowień dotyczących cen (czy ustalone umownie wynagrodzenie jest kwotą netto, czy brutto, ewentualnie, czy umowa zawiera klauzulę o doliczaniu VAT należnego do ustalonego wynagrodzenia według obowiązujących stawek). Jeżeli umowa nie zawiera wskazanych zapisów i nie jest możliwe zawarcie aneksu do umowy, należy pozostawić cenę dotychczasową, a należny VAT obliczać metodą „w stu”.

§5

1. Począwszy od 2024-09-01 r. wszystkie odpłatne i nieodpłatne czynności Jednostek organizacyjnych dokonywane na rzecz Gminy oraz na rzecz innych Jednostek organizacyjnych Gminy podlegających obowiązkowi centralizacji nie powinny być dokumentowane fakturą VAT oraz nie powinny być ujmowane w ewidencjach sprzedaży ani w cząstkowych deklaracjach VAT-7 Jednostek. Czynności takie mogą być dokumentowane przez Jednostki organizacyjne za pomocą noty księgowej.

2. Postanowienie § 5 ust. 1 nie dotyczy odpłatnych i nieodpłatnych czynności dokonywanych przez Jednostki organizacyjne Gminy na rzecz jednostek organizacyjnych innych jednostek samorządu terytorialnego.

§6

1. Pracownicy Wydziału Finansowego Urzędu Gminy Dębowa zajmujący się rozliczaniem podatku od towarów i usług są upoważnieni do wykonywania czynności sprawdzających poprawność dokumentowania i rozliczania VAT przez Jednostki organizacyjne.

2. W przypadku przeprowadzania przez Urząd Kontroli Skarbowej lub Krajową Administrację Skarbową w stosunku do Gminy czynności sprawdzających, kontroli podatkowej, postępowania podatkowego lub kontroli celno-skarbowej, Jednostki organizacyjne są zobowiązane do przekazania do Wydziału Finansowego Urzędu Gminy Dębowa w terminie wskazanym przez odpowiednich pracowników tego Wydziału wszelkich informacji oraz dokumentów związanych z rozliczaniem przez Jednostki organizacyjne podatku od towarów i usług.

§7

Szczegółowe zasady dokonywania rozliczeń podatku od towarów i usług przez Jednostki organizacyjne oraz zasady rozliczania poszczególnych transakcji dokonywanych przez Jednostki organizacyjne zostały przedstawione w procedurach stanowiących Załącznik Nr 2 (szczegółowe procedury powinny zostać opracowane przez Wydział Finansowy jako niezależny dokument kierowany do pracowników poszczególnych jednostek organizacyjnych), do niniejszego zarządzenia.

§8

Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy oraz kierownikom Jednostek organizacyjnych Gminy.

§9

Niniejsze zarządzenie należy traktować jako jeden z elementów polityki rachunkowości Gminy.

§ 10

Zasady określone niniejszym zarządzeniem stosuje się do rozliczeń Gminy w podatku od towarów i usług od 2024-09-01 r.

§ 11

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

(2024-07-05, Dębowa) Wójt Gminy Dębowa