Instrukcja obiegu dokumentów dotyczących mienia spółki

Instrukcja obiegu dokumentów

dotyczących mienia spółki

§1

Słownik wyrażeń ujętych w Instrukcji.

Ilekroć w Instrukcji jest mowa o:

 Spółce – rozumie się przez to Zakłady Chemiczne "Azot" S.A.

 środku trwałym – rozumie się przez to środek trwały w rozumieniu powszechnie

obowiązujących przepisów o rachunkowości

 jednostkach organizacyjnych – rozumie się przez to działy i komórki

wyodrębnione organizacyjnie

 mieniu ruchomym – rozumie się przez to przedmioty, których wartość

początkowa nie przekracza 10 000 zł

 księgowości – rozumie się przez to działy księgowości Zakładów Chemicznych "Azot" S.A.

§2

Niniejsza instrukcja nie obejmuje:

1. środków trwałych stanowiących wyposażenie.

2. mienia stanowiącego własność Jana Kowalskiego.

§3

Zasady przemieszczania środków trwałych i prowadzenia ich ewidencji:

1. Każde przemieszczenie środka trwałego może odbyć się tylko przy:

1. użyciu dokumentów określonych instrukcją,

2. wskazaniu Głównego Księgowego,

3. zachowaniu uprawnień dla organów Zakładów Chemicznych "Azot" S.A. wynikających z przepisów

szczególnych.

2. Ewidencja mienia Zakładów Chemicznych "Azot" S.A. i mienia Zakładów Chemicznych "Azot" S.A. prowadzona jest wg klasyfikacji

środków trwałych przez dział księgowości.

3. Każde nabycie lub zbycie mienia winno być zewidencjonowane w dziale

księgowości. Obowiązek dostarczenia dokumentów do rejestracji mienia

spoczywa na Janie Kowalskim i kierownikach jednostek organizacyjnych.

§4

WZ-12 – Protokół przekazania-przejęcia środka trwałego do udokumentowania przychodu

środka trwałego w Zakładach Chemicznych "Azot" S.A. i rozchodu w Fabryce Mebli "Drewex". Formularza

używa się przy nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego.

§5

WZ-15 – Przejęcie środka trwałego do udokumentowania komisyjnego przyjęcia środka

trwałego powstałego w wyniku zakończenia inwestycji.

§6

WZ-20 – Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego do udokumentowania przemieszczenia

środka trwałego powodującego zmianę miejsca jego użytkowania w Zakładach Chemicznych "Azot" S.A..

§7

WZ-25 – Likwidacja środka trwałego do sporządzenia protokołu likwidacji środka trwałego

dokumentującego postawienie w stan likwidacji środka trwałego, względnie jego części.

§8

Protokół zdawczo-odbiorczy – dotyczy przejęcia środka trwałego do udokumentowania

przychodu środka trwałego w Zakładach Chemicznych "Azot" S.A. i rozchodu w Fabryce Mebli "Drewex".

§9

Pozostałe dokumenty:

1. faktury,

2. arkusz spisu z natury,

3. inne dokumenty urzędowe, w tym: akty notarialne, umowy, postanowienia i decyzje administracyjne.

§10

Przyjmowanie mienia na majątek Zakładów Chemicznych "Azot" S.A. następuje w drodze:

1. działalności inwestycyjnej Zakładów Chemicznych "Azot" S.A. lub jej jednostek organizacyjnych – odbywa się przy

pomocy dowodów WZ-15, WZ-12 protokołów odbioru hali produkcyjnej. Dokumenty te załatwia i akceptuje Dział Inwestycji

lub Zakładów Chemicznych "Azot" S.A. i przekazuje je w ciągu 7 dni

po dokonaniu rozliczenia do Działu Księgowości celem

zewidencjonowania. Dział Inwestycji lub Zakładów Chemicznych "Azot" S.A.

winny wskazać miejsce użytkowania.

2. zakupów i darowizn – na podstawie umów w formie aktów notarialnych lub faktur

VAT. Dokumenty te przygotowuje dział księgowości lub Jan Kowalski.

§11

Przekazywanie mienia Zakładów Chemicznych "Azot" S.A. następuje:

1. do jednostek organizacyjnych – na podstawie decyzji Zarządu, dowodów WZ-12 lub

WZ-15, protokołów zdawczo-odbiorczych, które sporządza dział księgowości i

jednocześnie przekazuje dokumenty niezbędne do ich sporządzenia.

2. do Fabryki Mebli "Drewex" – na podstawie uchwały Rady Nadzorczej o podwyższeniu

kapitału zakładowego Fabryki Mebli "Drewex". Faktyczne przeniesienie prawa własności następuje

poprzez spisanie aktu notarialnego.

3. Na rzecz Jana Kowalskiego – na podstawie umów, faktur,

rachunków. Zarząd przekazuje mienie na podstawie dokumentów przygotowanych

przez dział księgowości.

§12

W przypadkach innych niż wskazane w §11 każde przemieszczenie majątku może być

dokonane tylko za pośrednictwem Zarządu.

§13

Przekazywanie informacji w sprawach przemieszczeń majątku odbywa się według

następujących zasad:

1. W ciągu 7 dni jednostki organizacyjne przekazują do działu księgowości informację o

stanie mienia dotyczącą przyjęcia i likwidacji według

załącznika nr 1.

2. dział księgowości co kwartał przygotowuje dla Zarządu

zbiorczą informację o zmianach dokonanych w wartości mienia w danym kwartale.

Informacja w ciągu 7 dni przekazywana jest co kwartał.

§14

Ewidencja gruntów w ujęciu wartościowym prowadzona przez dział księgowości:

1. Wszystkie zmiany w wartości gruntów przekazywane są w ciągu 7 dni na podstawie

dowodu WZ-12 do działu księgowości, celem ujęcia ich w ewidencji.

Zatwierdzam

15.03.2024

Warszawa

[PODPIS]