Procedura weryfikacji kontrahentów

Uchwała Zarządu Firma Handlowa "Jantar"

w sprawie przyjęcia procedury weryfikacji kontrahentów

Na podstawie art. 12 umowy spółki Firma Handlowa "Jantar"/art. 5 Regulaminu Zarządu Firma Handlowa "Jantar"

Zarząd Spółki Firma Handlowa "Jantar" uchwala procedurę weryfikacji kontrahentów:

§1

Niniejsza Procedura reguluje zasady weryfikacji kontrahentów na potrzeby rozliczeń podatku od towarów i usług (dalej VAT) w spółce Firma Handlowa "Jantar" (dalej Spółka).

Celem niniejszej Procedury jest uregulowanie zasad dokumentowania wiarygodności kontrahentów.

§2

Spółka może dokonywać transakcji handlowych wyłącznie z kontrahentami zarejestrowanymi w systemie księgowym, o aktywnym statusie, do wartości limitu transakcji w miesięcznym okresie rozliczeniowym określonego w decyzji, o której mowa w ust. 2 pkt 2.

Rejestracji kontrahenta w systemie księgowym dokonuje Główny Księgowy po:

* skompletowaniu Wstępnych dokumentów weryfikacyjnych, o których mowa w § 3;

* skompletowaniu Okresowych dokumentów weryfikacyjnych, o których mowa w § 4;

* dokonaniu weryfikacji dokumentów, o których mowa w pkt 1 i 2 przez Głównego Księgowego i wydaniu przez niego decyzji o podjęciu współpracy z kontrahentem; wydanie decyzji o podjęciu współpracy z kontrahentem skutkuje nadaniem kontrahentowi aktywnego statusu;

Decyzja, o której mowa w ust. 2 pkt 3 powinna określać:

* 100 000 PLN limit wartości transakcji, zawieranych z danym kontrahentem w miesięcznym okresie rozliczeniowym;

* częstotliwość pozyskiwania Okresowych dokumentów weryfikacyjnych.

Główny Księgowy może w każdym momencie, w zależności od okoliczności, zmienić albo uchylić decyzję o której mowa w ust. 2 pkt 3.

W wyjątkowych okolicznościach, w przypadku kontrahentów będących wiarygodnymi podmiotami, o dobrej renomie i ugruntowanej pozycji Główny Księgowy po uzyskaniu akceptacji Dyrektora Finansowego może podjąć decyzję o rezygnacji ze stosowania wobec danego kontrahenta części lub wszystkich obowiązków dokumentacyjnych, wymaganych na podstawie § 2 ust. 2 pkt 1-2.

§3

Wstępne dokumenty weryfikacyjne stanowią:

* Informacja odpowiadająca odpisowi aktualnemu z Krajowego Rejestru Sądowego wydrukowana przez Głównego Księgowego;

* Oryginał albo potwierdzona notarialnie kopia zaświadczenia o nadaniu NIPu;

* Oryginał albo potwierdzona notarialnie kopia zaświadczenia o nadaniu REGONu;

* Raport z Dun & Bradstreet, dla kontrahentów których 100 000 PLN wartości transakcji, o którym mowa w § 2 ust. 3 pkt 1 przekracza 50 000 PLN netto.

* Oryginał albo poświadczona notarialnie kopia dowodu osobistego dla każdej osoby reprezentującej kontrahenta, jeżeli jej umocowanie nie wynika z dokumentu, o którym mowa w pkt 1.

* Kopia umowy najmu potwierdzającej prawo do lokalu, w którym Kontrahent prowadzi działalność.

* Kopia deklaracji ZUS DRA lub inny dokument potwierdzający fakt zatrudnienia pracowników.

Wstępne dokumenty weryfikacyjne powinny zostać zaktualizowane w razie zmiany potwierdzonych nimi okoliczności faktycznych.

§4

Okresowe dokumenty weryfikacyjne stanowią:

* Oryginał lub poświadczona notarialnie kopia zaświadczenia z Urzędu Skarbowego potwierdzającego zarejestrowanie kontrahenta, jako czynnego podatnika VAT.

* Oryginał lub poświadczona notarialnie kopia zaświadczenia z Urzędu Skarbowego potwierdzającego brak zaległości podatkowych wystawionego nie później niż 30 dni od dnia przedstawienia Spółce.

* Kopie złożonych deklaracji VAT-7 za ostatni kwartał.

Kopia deklaracji powinna zawierać potwierdzenie złożenia drogą elektroniczną, pieczątkę Urzędu Skarbowego albo wyjątkowo podpis pracownika Urzędu Skarbowego.

* Potwierdzenie płatności podatku wykazanego do zapłaty w deklaracjach VAT-7 za ostatni kwartał.

* Oryginał lub poświadczona notarialnie kopia zaświadczenia ZUS potwierdzającego brak zaległości w opłacaniu składek, wystawionego nie później niż 30 dni od dnia przedstawienia Spółce.

Okresowe dokumenty weryfikacyjne powinny być przedstawiane Spółce w odstępach czasowych określonych w decyzji, o której mowa w § 2 ust. 2 pkt 3, nie rzadziej niż raz na kwartał. W przypadku nie przedstawienia przez kontrahenta dokumentów w terminie przewidzianym w decyzji Główny Księgowy zmienia status kontrahenta w systemie księgowym na nieaktywny, do czasu ponownego przedstawienia wymaganych Okresowych dokumentów weryfikacyjnych.

§5

Główny Księgowy poddaje Wstępne oraz Okresowe dokumenty weryfikacyjne szczegółowej analizie, a w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek niekompletności, niespójności lub błędów może zwrócić się do kontrahenta o przedstawienie dodatkowych wyjaśnień.

Jeżeli kontrahent nie wyjaśni dostrzeżonych przez Głównego Księgowego niekompletności, niespójności lub błędów Wstępnych lub Okresowych dokumentów weryfikacyjnych, Główny Księgowy odmawia wydania decyzji, o której mowa w § 2 ust. 2 pkt 3 albo uchyla uprzednio wydaną decyzję. W wyjątkowych okolicznościach Główny Księgowy może zamiast uchylenia decyzji zmniejszyć 100 000 PLN wartości transakcji, o którym mowa w § 2 ust. 3 pkt 1.

§6

Wszelka dokumentacja pozyskana w toku weryfikacji kontrahenta podlega archiwizacji.

Okres archiwizacji nie może być krótszy niż:

* w odniesieniu do Wstępnych Dokumentów Weryfikacyjnych: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym zakończono współpracę z danym kontrahentem.

* w odniesieniu do Okresowych Dokumentów Weryfikacyjnych: 5 lat od końca roku podatkowego, w którym pozyskano Okresowe Dokumenty Weryfikacyjne.

Po upływie okresu archiwizacji dokumenty podlegają zniszczeniu.

W przypadku ponownego podjęcia współpracy z Kontrahentem, którego Wstępne Dokumenty Weryfikacyjne zostały zniszczone należy zgromadzić je ponownie.

§7

Procedura wchodzi w życie z dniem ogłoszenia.