Uchwała Rady Nadzorczej w sprawie sprawozdania z oceny sytuacji Spółki

Uchwała nr RN/2023/07/12

Rady Nadzorczej

Example Industries Spółka Akcyjna

z dnia 12.07.2023 r.

w sprawie oceny sytuacji Spółki w okresie 01.01.2023 – 30.06.2023, z uwzględnieniem oceny systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla Spółki

Na podstawie § 12 pkt 2 Statutu Spółki Example Industries Spółka Akcyjna Rada Nadzorcza uchwala, co następuje:

§1

Przyjmuje "Sprawozdanie Rady Nadzorczej z oceny sytuacji Spółki w okresie 01.01.2023-30.06.2023, z uwzględnieniem oceny systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla Spółki", stanowiące załącznik do uchwały.

§2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Liczba obecnych członków Rady: 6

Liczba głosów "za" przyjęciem uchwały: 6

Liczba głosów "przeciw": 0

Liczba głosów "wstrzymujących się": 0

1. Anna Kowalska - Przewodniczący/a Rady Nadzorczej

2. Jan Nowak - Wiceprzewodniczący/a Rady Nadzorczej

3. Maria Zielińska - Członek Rady Nadzorczej

4. Piotr Wiśniewski - Członek Rady Nadzorczej

5. Ewa Kamińska - Członek Rady Nadzorczej

6. Tomasz Malinowski - Członek Rady Nadzorczej

Załącznik do Uchwały nr RN/2023/07/12

Rady Nadzorczej Example Industries S.A.

z dnia 12.07.2023 r.

SPRAWOZDANIE

Rady Nadzorczej z oceny sytuacji Spółki w okresie 01.01.2023 - 30.06.2023, z uwzględnieniem oceny systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla Spółki

I. Ocena sytuacji Spółki w okresie 01.01.2023 - 30.06.2023

W ocenie Rady Nadzorczej sytuację Spółki w okresie 01.01.2023 - 30.06.2023 uznać należy za zadowalającą, co m.in. ukazują wskazane poniżej wybrane wielkości z bilansu, rachunku zysków i strat oraz podstawowe wskaźniki finansowe, w zestawieniu z danymi porównawczymi.

Podkreślenia wymaga wzrost przychodów o 15% w porównaniu do analogicznego okresu roku poprzedniego.

Radzie Nadzorczej nie są znane żadne okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez Spółkę działalności.

II. Ocena systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem istotnym dla Spółki w okresie 01.01.2023 - 30.06.2023

W okresie 01.01.2023 - 30.06.2023 kontrola wewnętrzna Spółki była prowadzona przez jej wszystkie organy i komórki organizacyjne, ze szczególnym uwzględnieniem:

* Zarządu,

* służb audytu wewnętrznego,

* służb kontroli wewnętrznej,

* Komitetu Audytu,

* Rady Nadzorczej.

Podstawą ustalenia pożądanych mechanizmów kontrolnych były przeprowadzone w Spółce w terminach kwiecień-maj 2023 analizy ryzyka, w toku których dokonano oceny istotności ryzyka oraz podatności Spółki na poszczególne jego rodzaje. Wskazane analizy posłużyły do ustalenia hierarchii istniejących zagrożeń.

Procedury oceny systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem były prowadzone w oparciu o model kontroli wewnętrznej COSO I oraz model zarządzania ryzykiem korporacyjnym COSO II.

Podstawowymi dokumentami wewnętrznymi Spółki związanymi z opisywaną problematyką są:

* Polityka rachunkowości,

* Regulamin organizacyjny,

* Instrukcja inwentaryzacyjna,

* Procedura Zarządzania Ryzykiem.

Wskazane dokumenty opisują zasady i procedury kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem. Spółka dokonuje bieżącej analizy i weryfikacji wyżej wymienionych dokumentów, co umożliwia sprawne funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem, w tym w zakresie zachowania odpowiedniej proporcji pomiędzy kontrolami wykrywającymi i prewencyjnymi.

Kontrolę wewnętrzną i zarządzanie ryzykiem usprawnia system informatyczny ERP System, umożliwiający automatyzację procesów i kontrolę dostępu do danych.

Od dnia 01.03.2023 w Spółce funkcjonuje Biuro Audytu i Kontroli, którego zadaniem jest w szczególności:

• ocena adekwatności, efektywności oraz skuteczności funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem,

• przeprowadzanie audytów wewnętrznych.

Spośród zrealizowanych przez Biuro Audytu i Kontroli działań, na szczególną uwagę zasługuje audyt procesu zakupowego.

Za istotny element w procesie kontroli i zarządzania ryzykiem uznać należy badanie i przegląd sprawozdań finansowych Spółki przez biegłego rewidenta. Stosownie do rekomendacji Komitetu Audytu z dnia 15.05.2023, Rada Nadzorczej, na mocy uchwały nr RN/2023/05/15 z dnia 15.05.2023, powierzyła badanie sprawozdań finansowych Spółki za okres 01.01.2023 - 30.06.2023 firmie Audit Company. Niezależny biegły rewident dokonał także oceny systemu kontroli i zarządzania ryzykiem w procesie sprawozdawczości finansowej. Analizie został poddany zwłaszcza proces sporządzania sprawozdania finansowego oraz sprawozdania Zarządu z działalności Spółki, w tym poprawność prowadzenia ksiąg rachunkowych, rzetelność opisu dokumentów księgowych i obieg dokumentów. W ocenie biegłego rewidenta system kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem funkcjonuje prawidłowo.

Monitorowanie skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem jest także jednym z zadań Komitetu Audytu, systematycznie analizującego opisywaną problematykę. Komitet Audytu współpracuje w tym zakresie z Zarządem Spółki, Biurem Audytu i Kontroli, biegłym rewidentem, kadrą kierowniczą oraz innymi pracownikami Spółki, wykonującymi czynności kontrolne na poszczególnych stanowiskach pracy (kontrola funkcjonalna).

Ustalenia Komitetu Audytu w zakresie oceny skuteczności systemów kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem były rozpatrywane przez Radę Nadzorczą na posiedzeniach w dniach 10.06.2023 i 05.07.2023. W odniesieniu do opisywanej problematyki Rada Nadzorcza rekomendowała Zarządowi Spółki wdrożenie dodatkowych szkoleń z zakresu zarządzania ryzykiem. Wskazane rekomendacje zostały przez Zarząd wdrożone.

W ocenie Rady Nadzorczej funkcjonujące w Spółce w okresie 01.01.2023 - 30.06.2023 systemy kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem wspierały cele biznesowe Spółki, podnosiły jej wartość oraz w sposób właściwy chroniły interes Spółki oraz jej akcjonariuszy. Wskazane systemy zapewniały, iż główne ryzyka były prawidłowo identyfikowane, ujawniane i zarządzane.