Instrukcja magazynowa
- Prawo
kadry
- Kategoria
instrukcja
- Klucze
dokumentacja magazynowa, firma, gospodarka magazynowa, instrukcja, kontrola gospodarki magazynowej, magazyn, obowiązki magazyniera, procedury magazynowe
Instrukcja magazynowa zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące przechowywania, kompletowania i wydawania materiałów w magazynie. Dokument określa procedury dotyczące przyjmowania towarów, lokalizacji regałów, a także zabezpieczeń antywłamaniowych. Poprawne stosowanie instrukcji magazynowej pozwoli zoptymalizować procesy logistyczne i zwiększyć efektywność magazynu.
Załącznik Nr 1
do zarządzenia Nr 123/2023
z dnia 2023-07-15
Instrukcja magazynowa
...................................................
(Zakład Produkcyjny "Słoneczko")
§1
Podstawa prawna i merytoryczna gospodarki magazynowej
Instrukcja reguluje zasady funkcjonowania gospodarki magazynowej w Zakładzie Produkcyjnym "Słoneczko" i została opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1234 ze zm.), przepisów prawa pracy, jak również regulaminu organizacyjnego instytucji, wprowadzonego zarządzeniem Nr 55/2022 dnia 2022-03-10.
§2
Istota i pojęcie magazynu
1. Przez magazyn rozumie się jedno miejsce lub kilka miejsc składowania materiałów, zlokalizowanych w pomieszczeniach zamkniętych lub na wydzielonym terenie instytucji lub poza nim we wskazanych miejscach i pomieszczeniach. Wykaz pól spisowych odnoszących się do magazynów określa instrukcja inwentaryzacyjna. Za stan, ilość zapasów magazynowych, ewidencję magazynową oraz rozliczenie jest odpowiedzialny pracownik, któremu powierzono obowiązki magazyniera.
2. Magazyn powinien być zlokalizowany w wydzielonych do tego celu pomieszczeniach, w miejscach łatwo dostępnych jednocześnie do przyjmowania i wydawania materiałów.
3. Pomieszczenia magazynowe powinny mieć okratowane okna oraz drzwi antywłamaniowe, wyposażone w co najmniej 2 zamki.
4. Klucze do magazynu może mieć magazynier. W magazynie nie mogą przebywać inne osoby pod nieobecność magazyniera. Klucze zapasowe powinny być przechowywane w zalakowanej kopercie w sejfie znajdującym się w kasie instytucji. Podczas nieobecności magazyniera zostaną one wykorzystane w sytuacjach awaryjnych i losowych celem zapewnienia ciągłości działalności instytucji (komisyjne otwarcie magazynu i ustalenie jego stanu przed przejęciem obowiązków przez innego pracownika).
5. Pomieszczenia magazynowe należy wyposażyć w sprzęt zapewniający właściwy sposób i warunki przechowywania materiałów, gwarantujące ochronę przed zniszczeniem lub uszkodzeniem. W przypadku składowania materiałów o specjalnych właściwościach, szczególnie środków chemicznych, łatwopalnych i żrących, jak również żywności, pomieszczenia przeznaczone do ich magazynowania muszą spełniać warunki, jakich wymagają przepisy prawa.
6. W pomieszczeniach magazynu należy umieścić w widocznym miejscu tabliczki z napisem „Osobom nieupoważnionym wstęp wzbroniony”, „Palenie papierosów zabronione” oraz instrukcję przeciwpożarową i BHP.
§3
Obowiązki i odpowiedzialność magazyniera
1. Przez magazyniera rozumie się pracownika, któremu powierzono obowiązki magazyniera i który złożył w formie pisemnej zobowiązanie odpowiedzialności materialnej.
2. Pracownik obejmujący obowiązki magazyniera nie może przystąpić do wykonywania obowiązków bez podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Deklaracja o odpowiedzialności materialnej pracownika jest podpisywana w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje w aktach instytucji, drugi jest dołączany do akt osobowych pracownika, a trzeci otrzymuje pracownik obejmujący obowiązki magazyniera.
3. Odpowiedzialność magazyniera rozpoczyna się z chwilą protokolarnego podpisania przez niego spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwilą protokolarnego przekazania innej osobie i rozliczenia przez komórkę finansowo-księgową.
4. W przypadku nieobecności magazyniera przekraczającej 14 kolejnych dni roboczych należy sporządzić spis z natury i protokolarnie przekazać na czas określony funkcję magazyniera innemu pracownikowi. W przypadku nieobecności magazyniera zdającego magazyn powyższe czynności należy wykonać komisyjnie.
5. Za zgodą i na wniosek magazyniera mogą mu być przydzieleni do pomocy na stałe lub doraźnie inni pracownicy (tzw. pracownicy pomocniczy). Pracownicy pomocniczy w razie powierzenia im opieki nad majątkiem przyjmują na siebie odpowiedzialność materialną zgodnie z art. 124 § 1–3 Kodeksu pracy.
6. Do obowiązków magazyniera należy:
1) przyjmowanie do magazynu i wydawanie z magazynu materiałów na podstawie obowiązujących w instytucji dowodów obrotu materiałowego, ustalonych w instrukcji obiegu dowodów księgowych;
2) prowadzenie w jednostkach naturalnych ewidencji ilościowej składników oddzielnie na każdy składnik;
3) należyte rozmieszczenie w magazynie materiałów według grup, asortymentów, rodzajów i wymiarów oraz według częstotliwości ich wydawania;
4) utrzymywanie magazynu w należytym porządku, przestrzeganie obowiązujących przepisów w zakresie BHP oraz przepisów przeciwpożarowych;
5) zabezpieczanie przechowywanych zapasów przed zniszczeniem, uszkodzeniem, zanieczyszczeniem, zepsuciem;
6) zabezpieczenie pomieszczeń magazynowych przed kradzieżą i włamaniem oraz przestrzeganie zasad związanych z codziennym ich zabezpieczeniem po skończonej pracy;
7) zgłaszanie przełożonym niezwłocznie przypadków naruszenia zamknięć lub stanów magazynowych;
8) umieszczanie w widocznym miejscu instrukcji oraz wszelkich napisów orientacyjnych, ostrzegawczych lub porządkowych oraz wykazu telefonów alarmowych;
9) kwartalnie (lub na wezwanie odpowiednich organów instytucji lub instytucji zewnętrznych) weryfikacja zapasów magazynowych, w tym ustalenie ich przydatności oraz sporządzanie wykazów materiałów przeznaczonych do upłynnienia, obniżenia ich wartości, zbędnych lub przeznaczonych do likwidacji;
10) potwierdzanie na dokumencie przyjęcia (fakturze, rachunku) do magazynu materiałów przez złożenie podpisu oraz pieczątki „towar otrzymałem”;
11) prowadzenie kontroli zgodności stanu faktycznego zapasów z ewidencją magazynową.
7. Magazynier dokonuje wpisania do ewidencji wszystkich dowodów przychodów i rozchodów materiałów z zachowaniem chronologii. Zapisy w ewidencji magazynowej powinny być dokonywane czytelnie; błędne zapisy należy przekreślić (z zachowaniem czytelności poprawianego zapisu) i wpisać poprawne wraz z zaparafowaniem i opatrzeniem pieczątką imienną (ewentualnie czytelnym podpisem w przypadku nieposiadania pieczątki imiennej).
8. Magazynier jest odpowiedzialny materialnie i dyscyplinarnie za:
1) zaistnienie nieusprawiedliwionego niedoboru;
2) niedbałe i niezgodne z przepisami wykonywanie obowiązków, w szczególności w zakresie prowadzenia ewidencji magazynowej oraz zabezpieczenia materiałów, w tym zabezpieczenia przeciwpożarowego;
3) poniesione z jego winy straty spowodowane niewłaściwym postępowaniem w zakresie gospodarki magazynowej.
§4
Przyjmowanie i wydawanie materiałów z magazynu
1. Odbioru i przyjęcia materiałów można dokonać tylko na podstawie następujących dowodów:
1) rachunków lub faktur;
2) protokołów odbioru;
3) protokołów komisyjnego przyjęcia;
4) listów przewozowych;
5) dowodów przyjęcia zewnętrznego (PZ) bądź innych stosownych dokumentów obrotu magazynowego (PW, WZ).
2. Przyjęcie materiałów do magazynu powinno poprzedzać:
1) przeliczenie, zważenie lub w określonych przypadkach, gdy nie jest możliwe dokładne ustalenie rozmiaru dostawy, obmiar przedmiotu dostawy;
2) sprawdzenie, czy przedmiot dostawy odpowiada jakości, rodzajowi, gatunkowi, jak również wymogom określonym w dokumencie dostawy;
3) sprawdzenie rodzaju, ilości oraz stanu opakowań, ich cech i znaków.
3. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione przy odbiorze materiałów należy udokumentować w formie protokołu spisanego w obecności przedstawiciela dostawcy lub przewoźnika. Protokół powinien zawierać niezbędne dane umożliwiające wniesienie reklamacji lub roszczeń materialnych w stosunku do dostawcy lub przewoźnika.
4. Zakwestionowany towar co do jakości lub ilości powinien być składowany w magazynie oddzielnie jako depozyt do czasu ostatecznego wyjaśnienia spraw spornych.
5. Wady jakościowe bądź braki ilościowe ujawnione po odbiorze należy niezwłocznie udokumentować w formie protokołu, który następnie należy przekazać kierownikowi magazynu. Sposób rozliczania stwierdzonych niedoborów lub szkód ilościowych i wartościowych odbywa się analogicznie do sposobu rozliczania niedoborów i szkód inwentaryzacyjnych, wskazanego w instrukcji inwentaryzacyjnej.
6. Materiałów odebranych, ale jeszcze nieprzyjętych, nie wolno wydawać do użytku.
7. Materiały są wydawane według zgłoszonych potrzeb i wyłącznie osobom upoważnionym do ich odbioru.
8. Każdorazowo w dowodzie stwierdzającym wydanie (np. RW, WZ, MM) magazynier dokonuje wpisu dotyczącego ilości wydanego materiału. Dowód wydania zostaje podpisany przez magazyniera i osobę pobierającą.
9. W przypadku zdarzeń trudnych do przewidzenia (losowych: powódź, pożar, kradzież itp.) można dokonać otwarcia magazynu i wydać materiały pod nieobecność magazyniera komisyjnie, zachowując następujące warunki ostrożności:
1) zdjęcie zabezpieczeń pomieszczenia magazynu powinno nastąpić komisyjnie w obecności Jana Kowalskiego lub co najmniej dwóch pracowników instytucji, w tym kierownika działu administracji, któremu magazynier podlega;
2) komisja z wykonanych czynności powinna sporządzić protokół, w którym wskaże nazwy i ilości pobranych materiałów;
3) magazyn zostanie zabezpieczony, a dowody rozchodowe – przekazane niezwłocznie (zwykle w dniu następnym) magazynierowi.
10. W przypadku sytuacji przestawionej w pkt 9 sporządzany obligatoryjnie protokół musi być podpisany przez wszystkie osoby uczestniczące w komisyjnym otwarciu magazynu.
§5
Dokumentowanie obrotu magazynowego
1. Dokumentowanie przychodu magazynowego odbywa się następująco:
1) dokument symbol PZ – stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów od dostawcy zewnętrznego. Dokument ten w dwóch egzemplarzach sporządza komórka organizacyjna przyjmująca materiały, na podstawie potwierdzonej przez magazyniera faktury lub innego dokumentu przychodowego, i przekazuje oryginał i pierwszą kopię PZ do działu finansowo-księgowego, a drugą kopię zatrzymuje jako dowód stanowiący podstawę przychodu materiałów w ewidencji magazynowej;
2) dokument symbol MM – stanowi dowód przyjęcia do magazynu materiałów z magazynu innej jednostki organizacyjnej (przesunięcia między magazynami filii) lub z jednego działu do drugiego działu instytucji. Dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza komórka organizacyjna przekazująca materiał. Oryginał dokumentu należy przekazać do działu finansowo-księgowego, pierwszą kopię – dla komórki odbierającej materiał, a druga kopia pozostaje w magazynie;
3) dokument symbol ZW – stanowi dowód przyjęcia materiałów do magazynu w przypadku zwrotu materiałów uprzednio pobranych dowodem WZ, lecz niewykorzystanych na własne potrzeby. Dokument ten w dwóch egzemplarzach wystawia komórka zwracająca materiały i przekazuje oryginał i pierwszą kopię magazynierowi celem ujęcia przychodu w ewidencji magazynowej. Magazynier po wpisaniu indeksu materiałowego oryginał przesyła do działu finansowo-księgowego, a druga kopia pozostaje w komórce razem z dowodem WZ, na podstawie którego uprzednio pobrano materiał.
2. Dokumentowanie rozchodu magazynowego odbywa się następująco:
1) dokument symbol WZ – stanowi dowód wydania lub sprzedaży materiałów na zewnątrz instytucji. Dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza komórka organizacyjna wydająca materiał i przekazuje oryginał wraz z drugą kopią do działu finansowo-księgowego, pierwszą kopię otrzymuje magazynier, a trzecią kopię otrzymuje odbierający materiał;
2) dokument symbol MM – stanowi dowód rozchodu dla magazynu przesuwającego materiały do innego magazynu (przesunięcia między magazynami filii) lub z jednego działu do drugiego działu instytucji;
3) dokument symbol RW – stanowi dowód wydania materiałów z magazynu do użytku na potrzeby wewnętrzne instytucji. Dokument ten w trzech egzemplarzach sporządza komórka wydająca materiały i przekazuje oryginał do działu finansowo-księgowego, pierwszą kopię – dla odbiorcy, a drugą kopię pozostawia w magazynie;
4) dokument symbol BHP – stanowi dowód wydania środków czystości dla pracowników instytucji w ramach tzw. świadczeń wynikających z przepisów BHP i ochrony zdrowia – obieg jak dla dokumentu RW.
3. Poza dowodami wymienionymi w § 5 pkt 1 i 2 w obrocie magazynowym instytucji występują dowody przychodowe lub rozchodowe w postaci protokołów stwierdzających nadwyżki lub niedobory i zniszczenia materiałów. Do każdego protokołu obowiązkowo powinien być wystawiony dokument z symbolem PZ w przypadku nadwyżek, dokument z symbolem WZ w przypadku niedoboru i zniszczeń materiałów.
4. Prawidłowo sporządzony dokument obrotu materiałowego powinien być wystawiony czytelnie i bezbłędnie oraz zawierać co najmniej:
1) nazwę materiału i numer indeksowy;
2) nazwę dostawcy lub odbiorcy;
3) cenę jednostkową wraz z jednostką miary;
4) ilość wydaną lub otrzymaną oraz datę przyjęcia lub wydania materiału;
5) datę wystawienia dokumentu;
6) podpis magazyniera oraz podpis osoby zatwierdzającej dokument;
7) podpis wydającego i otrzymującego materiał w sposób umożliwiający identyfikację tych osób (niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów in blanco);
8) wykreślenie rubryk lub pozycji, które pozostały niewypełnione.
§6
Kontrola gospodarki magazynowej
1. Kontrolę wewnętrzną w zakresie gospodarki magazynowej sprawuje: Anna Nowak. Kierownik instytucji może upoważnić również inne osoby do systematycznej kontroli gospodarki magazynowej.
2. Kontrolę zgodności rzeczywistych stanów zapasów materiałowych należy przeprowadzić w drodze inwentaryzacji w terminach wynikających z obowiązujących przepisów oraz w razie zmian na stanowisku magazyniera, w przypadku włamania, pożaru lub zalania, a także na skutek innych uzasadnionych okoliczności.
3. W przypadku stwierdzenia braków w magazynie należy przeprowadzić postępowanie wyjaśniające, mające na celu ustalenie przyczyn ich rzeczywistego powstania.
§7
Postanowienia końcowe
Wszelkie sprawy nieuregulowane niniejszą instrukcją, a wynikające z działalności instytucji związanej z funkcjonowaniem jej magazynu, są regulowane na bieżąco przez kierownika instytucji.
Podsumowując, instrukcja magazynowa jest kluczowym dokumentem dla pracowników magazynu, którym pomaga utrzymać porządek, zapobiegać błędom oraz zwiększać wydajność. Dzięki zgodnemu stosowaniu wytycznych zawartych w instrukcji, możliwe jest osiągnięcie bardziej efektywnego zarządzania zapasami i minimalizacja ryzyka utraty towarów.