Ankieta samooceny kontroli zarządczej

Ankieta do samooceny kontroli zarządczej – kierownicy komórek organizacyjnych

L.p. PYTANIE TAK NIE Trudno a) Odniesienie do regulacji: procedur, zasad, przyjętych rozwiązań lub wskazanie innych dowodów potwierdzających odpowiedź TAK albo b) uzasadnienie odpowiedzi NIE; inne UWAGI

1. Czy pracownicy są informowani o zasadach etycznego postępowania? TAK NIE Trudno ocenić Odniesienie do Kodeksu Etyki Pracownika, szkolenia okresowe

2. Czy Pani/Pan wie jak należy się zachować, w przypadku gdy będzie Pani/Pan świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Ministerstwie Finansów? TAK NIE Trudno ocenić Zgłosić naruszenie przełożonemu lub do działu compliance.

3. Czy bierze Pan/Pani udział w szkoleniach w wystarczającym stopniu, aby skutecznie realizować powierzone zadania? TAK NIE Trudno ocenić Uczestniczę w szkoleniach branżowych 2 razy w roku.

4. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostały pisemnie ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk pracy)? TAK NIE Trudno ocenić Zakresy obowiązków są udokumentowane i dostępne dla każdego pracownika.

5. Czy dokonuje Pani/Pan okresowej oceny pracy pracowników z Pani/Pana komórki organizacyjnej? TAK NIE Trudno ocenić Oceny pracownicze przeprowadzane są raz w roku.

6. Czy pracownicy zostali zapoznani z kryteriami, za pomocą których dokonuje Pani/Pan oceny wykonywania przez nich zadań? – należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 5 brzmi TAK TAK NIE Trudno ocenić Kryteria oceny są jasno określone i komunikowane pracownikom.

7. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają zapewniony w wystarczającym stopniu dostęp do szkoleń niezbędnych na zajmowanych przez nich stanowiskach pracy? TAK NIE Trudno ocenić Dostęp do szkoleń jest zapewniony poprzez platformę e-learningową.

8. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań? TAK NIE Trudno ocenić Regularnie monitoruję kompetencje pracowników.

9. Czy istniejące w Ministerstwie Finansów procedury zatrudniania prowadzą do zatrudniania osób, które posiadają pożądane na danym stanowisku pracy wiedzę i umiejętności? TAK NIE Trudno ocenić Procedury rekrutacyjne obejmują testy wiedzy i umiejętności.

10. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań? TAK NIE Trudno ocenić Struktura organizacyjna jest regularnie analizowana pod kątem efektywności.

11. Czy struktura organizacyjna Pani/Pana komórki organizacyjnej jest okresowo analizowana i w miarę potrzeb aktualizowana? TAK NIE Trudno ocenić Analiza struktury przeprowadzana jest co dwa lata.

12. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zatrudniona jest odpowiednia liczba pracowników, w tym osób zarządzających, w odniesieniu do celów i zadań komórki? TAK NIE Trudno ocenić Zatrudnienie jest adekwatne do obciążenia pracą.

13. Czy przekazanie zadań i obowiązków pracownikom w Pani/Pana komórce organizacyjnej następuje zawsze w drodze pisemnej? TAK NIE Trudno ocenić Zadania i obowiązki są przekazywane pisemnie lub mailowo.

14. Czy uprawnienia do podejmowania decyzji, zwłaszcza tych o bieżącym charakterze, są delegowane na niższe szczeble Pani/Pana komórki organizacyjnej? TAK NIE Trudno ocenić Decyzje bieżące są delegowane na kierowników zespołów.

15. Czy został określony ogólny cel istnienia Ministerstwa Finansów np. w postaci misji (poza statutem lub ustawą powołującą jednostkę)? TAK NIE Trudno ocenić Misja Ministerstwa Finansów jest publicznie dostępna.

16. Czy w Ministerstwie Finansów zostały określone cele do osiągnięcia lub zadania do realizacji w 2024 roku w innej formie niż regulamin organizacyjny czy statut (np. jako plan pracy, plan działalności itp.)? TAK NIE Trudno ocenić Cele i zadania na 2024 rok są określone w planie działalności.

17. Czy cele i zadania Ministerstwa Finansów na 2024 rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane? – należy odpowiedzieć tylko w przypadku, gdy odpowiedź na pytanie nr 16 brzmi TAK TAK NIE Trudno ocenić Cele i zadania mają przypisane mierniki efektywności.

18. Czy Pani/Pan wyznacza cele do osiągnięcia i zadania do zrealizowania przez pracowników Pani/Pana komórki organizacyjnej w 2024 roku? TAK NIE Trudno ocenić Cele i zadania dla pracowników są wyznaczane na początku roku.

19. Czy na bieżąco monitoruje Pani/Pan stan zaawansowania realizacji powierzonych pracownikom zadań? TAK NIE Trudno ocenić Monitoruję postępy prac poprzez cotygodniowe spotkania.

20. Czy przygotowuje Pani/Pan okresowe informacje nt. stopnia realizacji powierzonych do wykonania zadań? TAK NIE Trudno ocenić Raporty o postępach prac są przygotowywane kwartalnie.

21. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań komórki organizacyjnej (np. poprzez sporządzanie rejestru ryzyka lub innego dokumentu zawierającego zidentyfikowane zagrożenia/ryzyka)? (jeśli TAK – proszę przejść do następnych pytań, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 25) TAK NIE Trudno ocenić Zagrożenia i ryzyka są identyfikowane i dokumentowane w rejestrze ryzyka.

22. Czy w przypadku każdego ryzyka został określony poziom ryzyka, jaki można zaakceptować? TAK NIE Trudno ocenić Dla każdego ryzyka określono poziom akceptowalności.

23. Czy wśród zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk wskazuje się zagrożenia/ryzyka istotne, które w znaczący sposób mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? TAK NIE Trudno ocenić Ryzyka istotne są wyróżnione w rejestrze ryzyka.

24. Czy w stosunku do każdego istotnego ryzyka został określony sposób radzenia sobie z tym ryzykiem (tzw. reakcja na ryzyko)? TAK NIE Trudno ocenić Dla każdego istotnego ryzyka określono plan działania.

25. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w Ministerstwie Finansów (np. poprzez intranet)? TAK NIE Trudno ocenić Procedury i instrukcje są dostępne na intranecie.

26. Czy w Ministerstwie Finansów zostały zapewnione mechanizmy (procedury) służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii (np. pożaru, powodzi, poważnej awarii)? (jeśli TAK – proszę przejść do następnego pytania, jeśli NIE proszę przejść do pytania nr 28) TAK NIE Trudno ocenić Istnieją procedury awaryjne.

27. Czy pracownicy Pani/Pana komórki organizacyjnej zostali zapoznani z mechanizmami (procedurami) służącymi utrzymaniu działalności na wypadek awarii? TAK NIE Trudno ocenić Pracownicy zostali przeszkoleni z procedur awaryjnych.

28. Czy w Pani/Pana komórce organizacyjnej są ustalone zasady zastępstw zapewniających sprawną pracę komórki w przypadku nieobecności poszczególnych pracowników? TAK NIE Trudno ocenić Zasady zastępstw są określone w regulaminie organizacyjnym.

29. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji wewnątrz Pani/Pana komórki organizacyjnej? TAK NIE Trudno ocenić Informacja przepływa sprawnie dzięki regularnym spotkaniom.

30. Czy Pani/Pana zdaniem istnieje sprawny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w Ministerstwie Finansów? TAK NIE Trudno ocenić Komunikacja między komórkami odbywa się głównie drogą mailową.

31. Czy w Ministerstwie Finansów funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami) mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań Pani/Pana komórki organizacyjnej? TAK NIE Trudno ocenić Istnieją dedykowane kanały komunikacji z podmiotami zewnętrznymi.

32. Czy Pani/Pana komórka organizacyjna utrzymuje efektywne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, które mają wpływ na realizację jej zadań (np. z innymi urzędami, dostawcami, klientami)? TAK NIE Trudno ocenić Kontakty z podmiotami zewnętrznymi są regularnie utrzymywane.

33. Czy pracownicy w Pani/Pana komórce organizacyjnej zostali poinformowani o zasadach obowiązujących w Ministerstwie Finansów w kontaktach z podmiotami zewnętrznymi (np. wnioskodawcami, dostawcami, oferentami) ? TAK NIE Trudno ocenić Pracownicy znają zasady kontaktów z podmiotami zewnętrznymi.

34. Czy zachęca Pani/Pan pracowników do sygnalizowania problemów i zagrożeń w realizacji powierzonych im zadań? TAK NIE Trudno ocenić Zachęcam pracowników do otwartej komunikacji.

35. Czy praca audytu wewnętrznego przyczynia się, Pani/Pana zdaniem, do lepszego funkcjonowania Ministerstwa Finansów? TAK NIE Trudno ocenić Audyt wewnętrzny wskazuje obszary do poprawy.