Protokół kontroli działalności sekretariatu wydziału

Załącznik nr 2

WZÓR

WZÓR

WZÓR

PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU

PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU

Dział I

Podstawa i zakres kontroli

Podstawa i zakres kontroli

I.1. Podstawa prawna

Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli

I.2. Sąd Okręgowy w Krakowie odpowiedzialny

za przeprowadzenie kontroli

I.3. Kontrolowany sekretariat Wydziału Cywilnego

I.4. Anna/Jan

przeprowadzająca/e kontrolę

I.5. 01.03.2024-31.03.2024 przeprowadzenia

kontroli

I.6. Zakres/przedmiot kontroli: Prawidłowość prowadzenia akt sądowych

I.7. 01.01.2024-31.03.2024 objęty kontrolą

Dział II

Poprzednia kontrola i jej wyniki

Poprzednia kontrola i jej wyniki

II.1. 01.09.2023-30.09.2023 przeprowadzenia

poprzedniej kontroli

II.2. Maria/Piotr

przeprowadzająca/e

poprzednią kontrolę

II.3. Zakres/przedmiot poprzedniej

kontroli: Terminowość realizacji zarządzeń

II.4. 01.06.2023-30.09.2023 objęty poprzednią

kontrolą

II.5. Wykonanie wydanych

zarządzeń nadzorczych: W pełni zrealizowane

II.6. Współpraca Katarzyna

ds. biurowości

z kontrolowanym sekretariatem w

okresie

po poprzedniej kontroli: Bez zastrzeżeń

Dział III

Dane podstawowe sekretariatu

III.1. Kierownik sekretariatu

(Jan Kowalski, Maria Nowak,

01.01.2024-31.03.2024)

III.2. 5, w tym

stażyści, i inni pracownicy

(Anna Wiśniewska, Piotr Zieliński,

01.01.2024, 15.02.2024

w kontrolowanym sekretariacie)

III.3. Obsada średniookresowa

pracowników sekretariatu

wymienionych w III.2

w 01.01.2024-31.03.2024 objętym kontrolą: 4

III.4. Osoby świadczące pracę

na podstawie umów

cywilnoprawnych oraz

stażyści z Uniwersytetu Jagiellońskiego

(Adam Nowak, Ewa Kowalska, 01.02.2024

i 15.03.2024)

III.5. 2 etatów urzędniczych

przypadająca na jeden etat

orzeczniczy według obsady

średniookresowej 4

i 2

w 01.01.2024-31.03.2024 objętym kontrolą

III.6. 3 asystentów sędziów

III.7. Obsada średniookresowa

asystentów sędziów w 01.01.2024-31.03.2024

objętym kontrolą: 3

III.8. Opis warunków pracy: Dobre

III.9. Wnioski: Brak

Dział IV

Szkolenia i narzędzia pracy

IV.1. Szkolenia wewnętrzne

odbyte przez pracowników

sekretariatu w 01.01.2024-31.03.2024 objętym

kontrolą: Szkolenie z obsługi systemu informatycznego

IV.2. Szkolenia zewnętrzne odbyte

przez pracowników

sekretariatu w 01.01.2024-31.03.2024 objętym

kontrolą: Brak

IV.3. Narzędzia pracy: Komputery, drukarki, skanery

IV.4. Wnioski: Zapewnić szkolenia z zakresu archiwizacji dokumentów

Dział V

Obciążenie pracą pracowników i organizacja pracy sekretariatu

V.1. Ruch spraw i obciążenie pracą pracowników

wpływ na załatwienie na pozostałość na

1 pracownika 1 pracownika 1 pracownika liczba obsada

01.01.2024-31.03.2024 wpływ załatwienie pozostałość

według obsady według obsady według obsady urzędników średniookresowa

średniookresowej średniookresowej średniookresowej

100 80 20 4 4

V.2. Opis organizacji pracy: Prawidłowa

V.3. Wnioski: Brak

Dział VI

Prowadzenie urządzeń ewidencyjnych

VI.1. Repertoria

(prawidłowość, terminowość): Prawidłowo i terminowo

VI.2. Wykazy

(prawidłowość, terminowość): Prawidłowo i terminowo

VI.3. Kontrolki

(prawidłowość, terminowość): Prawidłowo i terminowo

VI.4. Pozostałe urządzenia

ewidencyjne

(prawidłowość, terminowość): Prawidłowo i terminowo

VI.5. Wnioski: Brak

Dział VII

Prowadzenie akt sądowych

oraz wykonywanie zarządzeń i orzeczeń

VII.1. Zakładanie i prowadzenie

akt sądowych

(prawidłowość, terminowość): Prawidłowo i terminowo

VII.2. Wykonywanie zarządzeń

i orzeczeń na poszczególnych

etapach postępowania

sądowego i po jego

zakończeniu

(prawidłowość, terminowość): Prawidłowo i terminowo

VII.3. Wnioski: Brak

Dział VIII

Obsługa interesantów

VIII.1. Zakres obsługi interesantów: Udzielanie informacji, przyjmowanie pism

VIII.2. Kultura obsługi

interesantów: Na wysokim poziomie

VIII.3. Wnioski: Brak

Dział IX

Wnioski

IX.1. Praca sekretariatu: Bez zastrzeżeń

IX.2. Wnioski: Brak

IX.3. Regulamin organizacyjny,

na podstawie którego

dokonano ustaleń

15.04.2024 sporządzenia protokołu Anna Kowalska