Instrukcja gospodarki środkami transportu

Instrukcja w sprawie gospodarki środkami transportu

 

§1

1. Środki transportu stanowiące własność SoftSolutions Sp. z o.o. mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych.

2. Decyzje o wykorzystaniu samochodu służbowego np. w celu wyjazdu pracowników na szkolenia, konferencje, narady itp. podejmuje Dyrektor Zarządzający lub osoba przez niego upoważniona.

 

§2

Pracownik wykorzystujący samochód służbowy ponosi pełną odpowiedzialność majątkową za przekazany protokolarnie pojazd i powstałe uszkodzenia nie wynikające z normalnej eksploatacji, a w szczególności:

1. takie, których wartość nie przekracza 10% sumy ubezpieczenia określonej w dokumencie ubezpieczenia i nie mniej niż 500 zł,

2. powstałe umyślnie lub wskutek zaniedbania pracownika,

3. wynikłe podczas kierowania pojazdem w stanie nietrzeźwości lub pod wpływem środków odurzających,

4. wynikłe podczas używania samochodu jako narzędzia przestępstwa.

 

§3

Pojazdami służbowymi mogą kierować pracownicy, na podstawie imiennych upoważnień, po protokolarnym przekazaniu pojazdu lub podpisanym poleceniu wyjazdu służbowego.

 

§4

Osoby kierujące pojazdem służbowym zobowiązane są do posiadania następujących dokumentów:

a) dokumenty własne:

1. Prawo Jazdy,

2. Dowód Osobisty;

b) dokumenty pojazdu:

1. Dowód Rejestracyjny,

2. Polisa OC,

3. Karta Pojazdu,

4. Upoważnienie.

 

§5

Kierujący pojazdem zobowiązany jest do:

1. przestrzegania przepisów ustawy Prawo o ruchu drogowym,

2. utrzymywania pojazdu w czystości oraz w stanie technicznym warunkującym pełne bezpieczeństwo przewożonych osób.

3. dokonywania przeglądów technicznych co miesiąc, co kwartał i co rok, zgodnie z zakresem obsługi technicznej pojazdu oraz książką obsługi pojazdu wydaną przez producenta,

4. informowania przełożonych o zauważonych w trakcie jazdy usterkach wpływających na warunki eksploatacji pojazdu i bezpieczeństwo przewożonych osób,

5. rzetelnego, zgodnego ze stanem faktycznym prowadzenia dokumentacji eksploatacyjnej pojazdu,

6. kierowania pojazdu do naprawy wyłącznie w serwisowanych punktach naprawy samochodów,

7. tankowania samochodu w miarę potrzeb,

8. wykonywania innych poleceń przełożonych regulujących sprawy gospodarki pojazdami i paliwami.

 

§6

1. Za normatywne zużycie paliwa przyjmuje się normę określoną w Zarządzeniu Dyrektora Zarządzającego w sprawie zasad korzystania z środków transportu będących własnością SoftSolutions Sp. z o.o.

2. Dopuszcza się zwiększenie zużycia paliwa do 15% normy w przypadku jej przekroczenia ze względu na warunki atmosferyczne (np. obniżenie temperatury powietrza poniżej -10°C, intensywne opady śniegu powodujące utrudnienia w ruchu pojazdów lub jazdy na krótkich odcinkach na nie rozgrzanym silniku oraz jazdę po drogach polnych nieutwardzonych).

 

§7

1. Stwierdzenie, przez pracownika nadzorującego eksploatację samochodu, przekroczenia normy zużycia paliwa w miesiącu, tj. w okresach rozliczeniowych kart drogowych, powoduje obciążenie osoby kierującej pojazdem kosztami ponadnormatywnego zużycia paliwa.

2. W przypadku, gdy pojazdem w danym miesiącu kieruje więcej niż jedna osoba, odpowiedzialność za ponadnormatywne zużycie paliwa ponoszona jest przez wszystkich kierujących w równych częściach, o ile nie jest możliwe ustalenie osoby odpowiedzialnej za spowodowanie zwiększenia zużycia paliwa.

3. Za ponadnormatywne zużycie paliwa nie ponosi odpowiedzialności kierujący pojazdem, o ile zgłosi ten fakt w trakcie eksploatacji przełożonemu lub wykonuje jazdę na polecenie przełożonego, po uprzednim poinformowaniu go o tym fakcie odpowiednią notatką służbową.

 

§8

Każdy samochód służbowy powinien być wyposażony w:

1. apteczkę,

2. gaśnicę,

3. trójkąt ostrzegawczy,

4. kamizelkę odblaskową,

5. koło zapasowe,

6. lewarek,

7. klucz do kół,

8. oraz inne wynikające z przepisów prawa.

 

§9

1. Podstawowym dokumentem potwierdzającym korzystanie z samochodu służbowego jest Karta Drogowa.

2. Po zakończeniu każdego miesiąca osoba nadzorująca korzystanie z pojazdów służbowych wypełnia Zestawienie Miesięczne Przebiegu Pojazdów oraz Ewidencję Zużycia Paliwa.

3. Po zakończeniu każdego kwartału osoba nadzorująca korzystanie z pojazdów służbowych wypełnia Zestawienie Kwartalne Przebiegu Pojazdów.

4. Zestawienia kwartalne przejechanych kilometrów i zużycia paliwa powinny być przekazane do Działu Księgowości do 10 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału.

 

§10

Osoba nadzorująca korzystanie z pojazdów służbowych prowadzi również na karcie ewidencję kosztów przeglądów technicznych, części zamiennych, napraw i wyposażenia.

 

§11

1. Osoba odpowiedzialna za nadzór nad eksploatacją pojazdów służbowych sporządza Roczne Zestawienie Przebiegu Pojazdów oraz Roczne Zestawienie Kosztów Eksploatacji.

2. Zestawienia roczne winny być przekazane do Działu Księgowości do 31 dnia po zakończeniu roku kalendarzowego.

 

§12

Do obowiązków osoby nadzorującej korzystanie z samochodów służbowych należy w szczególności:

1. prowadzenie dokumentacji eksploatacyjnej pojazdów,

2. nadzór nad terminami przeglądów technicznych,

3. prowadzenie dokumentacji związanej z ubezpieczeniem pojazdów OC, AC, NWW,

4. spraw związanych z kolizjami i wypadkami drogowymi,

5. pilotowanie gospodarki zużytymi częściami samochodowymi zgodnie z instrukcją obiegu dokumentów finansowo-księgowych,

6. wnioskowanie do Dyrektora Zarządzającego o uznanie ponadnormatywnego zużycia paliwa,

7. ustalanie przyczyny ponadnormatywnego zużycia paliwa.

 

dnia 2023-10-27

Warszawa