Kwestionariusz weryfikacji warunków pracy stacjonarnej

Poniższe pytania mają pomóc w ocenie, czy zostały podjęte odpowiednie działania zapewniające odpowiednie warunki pracy stacjonarnej, a także jakie działania należy podjąć lub na co należy zwrócić dodatkową uwagę.

Warunek                                   Tak/Nie                Uwagi dotyczące postępowania

Czy powrót do pracy stacjonarnej jest niezbędny?                              Od tego jaki priorytet ma jak najszybszy powrótpracowników do pracy stacjonarnej należyuzależnić wdrażane i proponowane zasadypracy. Można rozpocząć od tzw. modelumieszanego pracy zdalnej i stacjonarnej.

Czy wszyscy pracownicy i współpracownicy musząpodjąć stacjonarną pracę?                         Jedną z metod ograniczających ryzykorozprzestrzeniania się wśród personelugrypy jest ograniczenie liczby osóbpracujących stacjonarnie. Warto określić osoby,które muszą pracować stacjonarnie wraz zczęstotliwością ich stacjonarnej pracy?

Czy jest możliwe wprowadzenie pracy zmianowej lubgrafiku pracy stacjonarnej?                  Możliwość rozłożenia pracy w biurze na zmiany,np. poranna i popołudniowa lub konkretne dnipracy dla poszczególnych osób zmniejszy liczbęosób równocześnie przebywających w biurze.Grafik może być ustalany odgórnie lubposzczególne osoby z ustalonymwyprzedzeniem będą zgłaszać pracę stacjonarnąw określone dni.

Czy jest możliwe ograniczenie liczby osóbprzebywających równocześnie w biurze?         Należy wprowadzić odgórną zasadę dotyczącąmaksymalnej liczby osób, które mogąprzebywać równocześnie w biurze.

Czy personel zostanie podzielony na zespoły, które niebędą równocześnie pracować stacjonarnie?     Nie jest to rozwiązanie, które możnawprowadzić w każdej organizacji, jednakżeograniczenie wzajemnych kontaktów personeludo mniejszych grup, może mieć istotneznaczenie w przypadku stwierdzenia zarażeniaCOVID-19 u jednej z osób. Wówczasryzyko zarażenia będzie dotyczyło tylko zespołu,który pracował równocześnie.

Czy jest możliwe zapewnienie odpowiedniej odległości(przestrzeni) pracy dla poszczególnych osób, takpodczas pracy i wykonywania innych czynności wynosiłamin. 1,5 m?                    Jeżeli odległości pomiędzy stanowiskami pracysą zbyt małe, należy albo ograniczyć liczbę osóbprzebywających równocześnie w pomieszczeniualbo zmienić ustawienie stanowisk pracy.

Czy w biurze będą przyjmowani klienci?                   Należy określić zasady przyjmowania klientów:maksymalna liczba osób, grafik wizyt, zasadyhigieny spotkań. Należy zapewnić odpowiednieśrodki ochrony osobistej dla osób, które będąmiały kontakt z klientami, a także ograniczyćprzestrzenie, po których będą oni mogliswobodnie się przemieszczać. Zalecane jestupublicznienie tych zasad, np. zawieszenie wwidocznym miejscu, aby były łatwiejegzekwowane.

Czy jest możliwe zdalne załatwianie spraw z klientami,w tym telekonferencje w miejsce stacjonarnychspotkań?                  2020 rok zmusił wiele organizacji dowdrożenia elektronizacji. Powrót do pracystacjonarnej nie oznacza, że trzeba rezygnowaćz rozwiązań, które ograniczają ryzyko zarażenia,ale także i koszty.

Czy ze względu na obowiązek zakrywania ust i nosa, coznacznie utrudnia identyfikację, została opracowanazasada weryfikacji tożsamości osób wchodzących dobiura?              Ze względu na zapewnienie bezpieczeństwanależy zapewnić kontrolę dostępu. Jeżelipersonel posiada karty magnetyczne lubidentyfikatory, mogą posłużyć douwierzytelnienia tożsamości. Goście mogą byćproszeni o odsłonięcie na chwilę twarzy w celuporównania wizerunku z tym z okazanegodokumentu tożsamości. Należy pamiętać owypełnianiu obowiązku informacyjnego z art. 13RODO wobec osób z zewnątrz, którychtożsamość jest weryfikowana.

Czy będzie wprowadzone mierzenie temperatury ciałapersonelu oraz gości przez wyznaczoną przezpracodawcę osobę?         Wprowadzenie mierzenia temperatury ciałapowinna poprzedzać analiza legalności ikonieczności tego działania. Powinny zostaćopracowane procedury, określającej osobyodpowiedzialne za te czynności, sposób iczęstotliwość mierzenia, postępowanie wprzypadku skrajnych wyników. Procedura musiuwzględniać poszanowanie prawa doprywatności pracownika. Rozwiązanie powinnobyć tymczasowe i nie może zastąpić innychśrodków ochrony. Należy wypełnić obowiązekinformacyjny z art. 13 RODO.

Czy będzie wprowadzony obowiązek samodzielnegomierzenia temperatury ciała przez pracowników /gości?              Należy zapewnić odpowiednie urządzenie wrazz prostą instrukcją postępowania, także wprzypadku otrzymania skrajnego wyniku. Należydokonać analizy legalności wprowadzeniasamodzielnego mierzenia temperatury ciała,jako obowiązkowego. W każdychokolicznościach może to działanie zostaćwprowadzone, jeżeli będzie dobrowolne.

Czy zostaną wprowadzone kamery termowizyjne?     Wprowadzenie mierzenia temperatury ciałapowinna poprzedzać analiza legalności ikonieczności tego działania. Zalecane jestuprzednie wykonanie oceny skutków, a takżeustalenie sposobu mierzenia temperatury, abynie stanowiło to ciągłego monitorowaniapracowników na stanowiskach pracy. Jeżeli zamonitoring odpowiada lub uczestniczy w nimadministrator bezpieczeństwa informacji, należy zweryfikowaćkonieczność zawarcia umowy powierzeniadanych. Zalecane jest wprowadzeniemonitoringu na zasadach określonych wprzepisach prawa pracy dla monitoringuwizyjnego. Przed wprowadzeniem monitoringunależy opracować zasady postępowania wzależności od wyników pomiaru.

Czy została ustalona maksymalna liczba osób mogącychprzebywać w określonych przestrzeniach biurowych(sala konferencyjna, sekretariat, kuchnia, serwerownia, archiwum)?   Wprowadzając zasadę należy wziąć pod uwagębezpieczeństwo informacji przechowywanychna danym obszarze, tzn. ograniczenie nie możeprowadzić do sytuacji, gdy w przestrzenipozostaje tylko osoba nieuprawniona.Niezbędne jest zapewnienie odpowiednichśrodków bezpieczeństwa zgodnych zwymaganiami RODO, ustawy o ochronie danych osobowych.

Czy pracownicy zostali zapoznani z zaleceniami wzakresie bezpieczeństwa i higieny pracy stacjonarnej wzwiązku z pracą w okresie pandemii COVID-19?  Przekazanie odpowiednich informacji i zaleceń(w szczególności zaleceń GIS) ma istotny wpływna sposób funkcjonowania organizacji.Informacje najlepiej udostępnić w widocznym iogólnodostępnym miejscu. Należy także nabieżąco sprawdzać aktualne zalecenia GIS.

Czy powrót do pracy stacjonarnej jest realizowanyzgodnie z zasadami BHP i P.poż., np. za każdym razem naterenie biura będzie osoba przeszkolona w zakresieudzielania pierwszej pomocy?    Szczególna sytuacja nie może wpływać narozluźnienie zasad bezpieczeństwa. Należyzweryfikować możliwość wypełnianiaobowiązków wynikających z przepisów prawa wprzyjętym modelu pracy stacjonarnej.

Czy personel wie jak postępować w przypadkupodejrzenia u siebie objawów COVID-19, wszczególności komu i w jaki sposób powinien to zgłosić, a także jakie będą procedury postępowania przezpracodawcę?    Niezbędne jest przekazanie pracownikomniezbędnych instrukcji postępowania. Powinnioni także wiedzieć, jak w takiej sytuacji będziepostępował pracodawca.

Czy są określone zasady postępowania w przypadkustwierdzenia u pracownika (otrzymania zgłoszenia), żejest objęty kwarantanną lub zarażony COVID-19? Biorąc pod uwagę wysoką zaraźliwość,niezbędne jest posiadanie scenariuszapostępowania w przypadkach zachorowania lubpodejrzenia zachorowania wśród pracowników.Podjęcie niezwłocznych działań może miećwpływ na funkcjonowanie organizacji.

Czy na etapie projektowania rozwiązań mającychzapewnić jak najbezpieczniejszą pracę stacjonarnąuwzględniono zasadę privacy by design, szczególnie wodniesieniu do prawa do prywatności pracowników? Ze względu na zagrożenie COVID-19 niepowinno się zapominać o prawie doprywatności zarówno personelu, jak i gości. 2020 rokpandemii nie wpłynął na wyłączenie zestosowania przepisów RODO.

Czy zostały zapewnione niezbędne środki do dezynfekcjidłoni?                    Pracodawca odpowiada za zapewnieniebezpiecznych warunków pracy.

Czy została zapewniona regularna, codziennadezynfekcja powierzchni i przedmiotów, z którychpersonel korzysta wspólnie (klawiatury, myszki,klamki, telefony)?    Należy określić zasady, częstotliwość i osobyodpowiedzialne za te czynności.

Czy jest możliwość ograniczenia kontaktu wielu osób ztymi samymi dokumentami papierowymi?    Wzajemne przekazywanie dokumentówpapierowych przez poszczególnychpracowników może być ogniskiem zakażeniawirusem. Należy rozważyć rozsądnerozwiązania krótkofalowe, jak dezynfekcja,ograniczenie kontaktu, „kwarantannadokumentów”, a także długofalowe jakdigitalizacja dokumentów.

Czy jest możliwe ograniczenie liczby osób pracującychstacjonarnie poprzez przekazanie im do pracy zdalnejwykonywanej w domu niezbędnych środków (laptopy,dokumenty)?     Należy brać pod uwagę, że jeszcze przez długiczas może nie być możliwa normalna pracastacjonarna, więc niezbędne są długofalowerozwiązania umożliwiające pracę zdalną. Wszczególności digitalizacja dokumentów, czyprzekazywanie dokumentów do pracy w domu.Każde z tych rozwiązań jest obarczone ryzykamidla poufności oraz integralności danych,niezbędne jest opracowanie i wdrożenieodpowiednich procedury postępowania zdokumentacją papierową.

W przypadku udostępniania pracownikom dokumentówpapierowych do pracy w domu, czy została opracowanaprocedura postępowania?       Procedura powinna określać zasady wydawaniai odzyskiwania dokumentów, z uwzględnieniemzapewnienia dostępności tych dokumentów.Pracodawca może udostępniać jedynie kopielub zdigitalizowane pliki. Należy zdecydować, czy pracownik pobiera dokumentysamodzielnie, czy są mu przekazywane przezwyznaczoną przez pracodawcę osobę.

Czy są zapewnione odpowiednie standardy bezpiecznejpracy zdalnej, w szczególności bezpieczeństwo połączeńz firmowymi systemami i bazami danych?  W 2021 roku zwiększyła się aktywnośćhakerów, oparta w szczególności naznanych wcześniej podatnościach systemów, atakże zastosowaniu niewystarczającychzabezpieczeń dla udostępnionych publiczniezasobów elektronicznych. Nim dłużej te zasobysą dostępne, tym większy nacisk należy położyćna zabezpieczenia, a także proceduryzapewniające ciągłość działania.

W przypadku ograniczenia liczby pracujących w biurzeosób, czy zostały zapewnione odpowiedniezabezpieczenia techniczne informacji poufnych? Mniejsza liczba personelu może wpłynąć napozostawianie przez personel haseł dosystemów i/lub kluczy do szafek w dostępnychmiejscach, z myślą o współpracownikach, którzymuszą mieć dostęp do zabezpieczonych danychw swoje dni pracy. Należy zapewnićodpowiednie środki techniczne i organizacyjne,np. dyski sieciowe do wymiany plików, rejestrkluczy do szafek, które będą wydawane przezpracownika sekretariatu / recepcji /administracji.

Czy zapewniono bezpieczne metody komunikacjielektronicznej, w tym wymiany plików elektronicznych? W dobie pracy zdalnej niezbędne jestopracowanie zasad wymiany plików, a takżeprzeszkolenie pracowników w zakresiezabezpieczania informacji przekazywanychdrogą elektroniczną (regulamin pracy zdalnej,regulamin korzystania z poczty elektronicznej).

Czy powrót do pracy stacjonarnej będzie wiązał się zobniżeniem standardów ochrony danych osobowych? Należy przeprowadzić ocenę ryzyka takiegodziałania, ponieważ jego negatywnekonsekwencje w najgorszym wypadku mogłybyzagrozić funkcjonowaniu organizacji.

Czy jest możliwe zapewnienie skutecznegopostępowania w przypadku naruszenia ochronydanych?      Należy przypomnieć, czym są naruszenia i jakiesą zasady postępowania, a także odpowiedniozmodyfikować zasady zgłaszania naruszeń ipostępowania, jeżeli aktualna procedura nie jestoptymalna.

Czy będzie możliwe zrealizowanie praw osoby, którejdane dotyczą, jeżeli zostanie ono zgłoszone osobiście,podczas wizyty tej osoby w biurze   Procedury realizowania praw osób, powinnyuwzględniać takie sytuacje.

Czy powrót do pracy stacjonarnej na ustalonychzasadach będzie umożliwiał skuteczne monitorowaniezgodności z RODO?      Należy rozważyć, czy istnieją istotne problemyzwiązane z realizowaniem tego obowiązku, atakże jakie mogą być rozwiązania.

Czy powrót do pracy stacjonarnej wiąże się z nowymiprocesami przetwarzania, które ze względu na wysokiryzyko należy przeprowadzić ocenę skutków.   Zgodnie z art. 35 RODO w przypadku wysokiegoryzyka należy przeprowadzić ocenę skutków.