Ocena ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej

Obowiązkiem każdego pracodawcy jest ocenić oraz udokumentować ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą. Obowiązek oceny ryzyka zawodowego dotyczy również sytuacji, gdy praca ma być wykonywana w trybie zdalnym - w tym w miejscu zamieszkania pracownika zdalnego.

Strategicznym celem oceny ryzyka zawodowego jest zapewnienie najpełniejszej w danych warunkach ochrony zdrowia oraz życia pracowników, co jest możliwe w ramach eliminacji zagrożeń związanych z pracą - a jeżeli nie ma takiej możliwości poprzez ograniczenie ryzyka zawodowego związanego z danymi zagrożeniami.

Przepisy o pracy zdalnej w sposób szczególny eksponują problematykę oceny ryzyka zawodowego, nie wskazując tradycyjnie kwestii proceduralnych związanych z taką oceną. Należy tym samym odwoływać się do powszechnie stosowanych metod, wypracowanych praktyk niekwestionowanych przez organy Państwowej Inspekcji Pracy - dla których ocena ryzyka zawodowego pracowników zdalnych również jest kwestią nową. Państwowa Inspekcja Pracy jest organem, który będzie kontrolował spełnienie obowiązków związanej z oceną ryzyka zawodowego względem pracowników zdalnych - trudno jednak w początkowym etapie obowiązywania przepisów o pracy zdalnej, w tym braku przyjęcia określonej praktyki w zakresie oceny ryzyka zawodowego pracy zdalnej wymagać od pracodawców, aby ocena ryzyka zawodowego pracowników zdalnych była przeprowadzona według jedynego słusznego i obowiązującego schematu.

Uwzględniając fakt, iż ocena ryzyka zawodowego w ramach pracy zdalnej może zostać opracowana jako uniwersalna ocena ryzyka - dla poszczególnych grup stanowisk pracy można przyjąć, że intencją ustawodawcy było maksymalne uproszczenie procesu oceny ryzyka pracy zdalnej, co nie zmienia faktu, iż powinna być ona właściwie udokumentowana a pracownicy powinni być z nią zapoznani - potwierdzając to w stosownym oświadczeniu składanym w formie papierowej lub elektronicznej.

Przykładowa lista kontrolna na potrzeby identyfikacji zagrożeń pracownika zdalnego na stanowisku administracyjno-biurowym

Zagrożenie Pytania kontrolne TAK NIE Uwagi

Czynniki fizyczne

Śliska nawierzchnia/ Czy rozmieszczenie przewodów elektrycznych jest zrealizowane w sposób bezpieczny, nie stwarzający utrudnień oraz zagrożeń dla osób znajdujących się w pomieszczeniu? Czy w obrębie podłogi znajdują się przeszkody mogące prowadzić do przewrócenia się lub zahaczenia o nie? Czy powierzchnia podłogi jest sucha oraz czysta i tym samym nie stwarza zagrożenia poślizgnięcia się oraz upadku? możliwe przeszkody na podłodze

Zbyt mała Czy stanowisko pracy zdalnej usytuowane jest w pomieszczeniu zapewniającym co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi? Czy stanowisko pracy jest wydzielone, czy jest wystarczająca ilość miejsca do prawidłowego zorganizowania komputerowego stanowiska pracy zgodnie z zasadami ergonomii? powierzchnia pomieszczenia oraz wysokość

Mikroklimat Czy temperatura oraz wilgotność w pomieszczeniu pracy zdalnej jest odpowiednia?

Hałas Czy poziom hałasu w pomieszczeniu umożliwia koncentrację uwagi i wykonywanie pracy o należytej jakości oraz ilości?

Oświetlenie Czy w pomieszczeniu zagwarantowane jest oświetlenie naturalne? Czy istnieje możliwość regulacji oświetlenia w obrębie stanowiska pracy - odpowiednie oświetlenia naturalnego oraz sztucznego? Czy istnieje możliwość zapobiegania odbiciom światła na ekranie monitora? Czy istnieje możliwość wykorzystania w razie potrzeby dodatkowego oświetlenia?

Prąd elektryczny Czy kontakty elektryczne są sprawne i nieuszkodzone a przewody elektryczne właściwie izolowane?

Problemy z Czy pracownik został wyposażony wyposażenie podstawowe, wyposażenie dodatkowe oraz wyposażenie pomocnicze składające się na system komputerowy, jak również ewentualne dodatkowe narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej? Czy dostęp do internetu umożliwia sprawne wykonywanie pracy z zapewnieniem bezpieczeństwa ochrony informacji w tym danych osobowych? Czy zostało zapewnione wsparcie techniczne w tym informatyczne w przypadku problemów technicznych oraz sytuacji awaryjnych? Czy zapewnione przez pracodawcę oprogramowanie jest adekwatne do zakresu obowiązków oraz umiejętności pracownika zdalnego? Czy występują trudności związane z obsługą systemu komputerowego? Czy pracodawca zapewnił szkolenie w zakresie obsługi systemu komputerowego, w tym oprogramowania jak również procedur ochrony informacji w tym danych osobowych? wyposażeniem stanowiska pracy

Czynniki uciążliwe

Statyczne obciążenie Czy krzesło wchodzące w skład wyposażenia pomocniczego stanowiska pracy zapewnia właściwą regulację wysokości (zalecana w zakresie co najmniej od 40 do 50 cm)? Czy krzesło posiada regulację wysokości oparcia umożliwiającą ustawienie części wypukłej oparcia na wysokości odcinka lędźwiowego kręgosłupa? Czy krzesło posiada regulację kąta odchylenia oparcia od pozycji pionowej? Czy krzesło posiada kształt siedziska oraz oparcia właściwie wyprofilowany - który umożliwia wybranie optymalnie wygodnej pozycji ciała? Czy powierzchnia blatu stołu jest wystarczająca dla ustawienia sprzętu komputerowego oraz wykonywania pracy zdalnej? Czy pracownik posiada wystarczająco dużo miejsca na nogi pod stołem? Czy pracownik posiada możliwość przyjmowania wygodnej, wyprostowanej, nieskrępowanej pozycji ciała podczas pracy? Czy pracownik ma zapewnione podparcie przedramion na stole lub podłokietnikach krzesła? Czy istnieje możliwość swobodnego wysunięcia krzesła i wygodnego zajmowania miejsca - opuszczania stanowiska pracy? Czy monitor jest odpowiedniej wielkości do zakresu wykonywanych obowiązków, uwzględniając ewentualną potrzebę pracy z dużą liczbą otwartych okien (dokumentów)? Czy wyświetlane przez monitor znaki są wyraźne oraz czytelne a obraz jest stabilny bez efektu tętnienia lub innych form niestabilności? Czy istnieje możliwość łatwej regulacji w zależności od warunków oświetlenia stanowiska pracy jaskrawości oraz kontrastu znaków na ekranie monitora? Czy monitor wyposażony jest w warstwę antybiciową lub odpowiedni filtr? Czy stanowisko pracy wyposażone jest w odrębną klawiaturę? Czy konstrukcja klawiatury umożliwia pracownikowi przyjęcie pozycji, która nie powodowałaby zmęczenia mięśni kończyn górnych podczas pracy? Czy powierzchnia klawiatury jest matowa a znaki na klawiaturze są kontrastowe oraz czytelne? Czy stanowisko pracy wyposażone jest w adekwatny do zakresu wykonywanych obowiązków manipulator - mysz, trackball? Czy stanowisko pracy ma zapewnione podnóżek? Czy istnieje możliwość łączenia przemiennie pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac nie obciążającymi narządu wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach ciała - przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego lub korzystania z co najmniej 5 minutowej do czasu pracy po każdej godzinie pracy przy obsłudze monitora ekranowego? fizyczne

Czynniki organizacyjne oraz psychospołeczne

Niedostosowanie czasu Czy istnieje możliwość wykonania pełnego zakresu obowiązków, w tym związanych z bezpiecznym przygotowaniem pracy oraz jej zakończeniem w normalnym czasie pracy - bez generowania pracy w godzinach nadliczbowych oraz ponadwymiarowych? pracy do wymiaru zadań

Niewłaściwy dobór z Czy zadania są dobrane w sposób umożliwiający wykonanie pracy o należytej jakości oraz ilości bez działania pod presją czasu? zakresu obowiązków

Niewłaściwy poziom Czy istnieje możliwość sprawnej wymiany informacji w tym kontaktowania się z innymi pracownikami? wymiany informacji

Niewystarczający Czy poziom wsparcia oferowanego przez pracodawcę oraz przełożonego jest wystarczający? poziom wsparcia zakładu pracy

Izolacja od zakładu Czy pracownik ma zagwarantowaną możliwość przebywania na terenie zakładu pracy, kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników? pracy

Naruszenie zasady Czy pracodawca realizuje względem pracownika zasadę zgodnie z którą pracownik zdalny nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej? równego traktowania

Naruszenie zasady Czy pracownik jest w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej? niedyskryminacji

Poczucie izolacji Czy pracodawca w porozumieniu z pracownikiem podejmuje działania zmierzające do ograniczenia minimalizowania zagrożeń związanych z izolacją społeczną? społecznej

Komentarz do listy kontrolnej

Przedstawiona wyżej lista kontrolna daje możliwość zidentyfikowania kluczowych zagrożeń na stanowisku pracy zdalnej pracownika administracyjno-biurowego pracującego przy komputerze. Lista kontrolna uwzględnia w szczególności zagrożenia związane z wpływem organizacji pracy na wzrok, układ mięśniowo szkieletowy jak również uwarunkowania psychospołeczne pracę zdalnej - co jest zgodne ze szczególną regulacją dotyczącą oceny ryzyka zawodowego pracy zdalnej zawartą w przepisach wprowadzonych do Kodeksu Pracy w związku z ustawą z dnia 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Pytania zawarte w liście dotyczą zarówno z zakresu wyposażenia stanowiska pracy, jak również warunków środowiska i wykonywania w tym organizacji pracy zdalnej. W procesie oceny ryzyka zawodowego pracownika zdalnego jak najbardziej powinien uczestniczyć pracownik - tym samym jak najbardziej jest on właściwy, aby wypełnić listę kontrolną. Nie można wykluczyć, uwzględniając krótki czas od ukazania się przepisów dotyczących pracy zdalnej, że pojawią się rekomendowane przez organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy listy kontrolne - które również, uwzględniając brak bezpośrednich przepisów będą miały charakter jedynie pomocniczy.

Szacując ryzyko zawodowe z wykorzystaniem listy kontrolnej można przyjąć ogólne wskazania:

• Ryzyko zawodowe jest małe - jeżeli odpowiedź pozytywna została udzielona na wszystkie lub prawie wszystkie pytania,

• Ryzyko zawodowe jest średnie - jeżeli na część pytań z listy kontrolnej udzielono odpowiedzi nie, a które w ocenie zakładowych struktur bhp oraz pracownika dotyczą czynników ryzyka, które nadają się do stosunkowo łatwego usunięcia lub ograniczenia do poziomu dopuszczalnego,

• Ryzyko zawodowe jest duże - jeżeli w stosunku do przeważającej większości pytań udzielono negatywnej odpowiedzi.

Ramowa przykładowa karta oceny ryzyka zawodowego na stanowisku pracy pracownika zdalnego wykonującego pracę administracyjno-biurową

Oznaczenie Jan Kowalski i Anna Nowak przełożonego

Miejsce pracy zdalnej Jan Kowalski i Anna Nowak pracownika, stanowisko służbowe

ul. Kwiatowa 12, 00-000 Warszawa

Ogólna charakterystyka miejsca oraz stanowiska pracy w którym wykonywana jest praca zdalna

W tym miejscu należy scharakteryzować pomieszczenie pracy, przedstawić usytuowanie stanowiska pracy w obrębie pomieszczenia - w tym usytuowanie w zakresie dostępu do oświetlenia naturalnego, określić powierzchnię zajmowaną przez stanowisko pracy oraz jego wyposażenie. Należy również scharakteryzować realizowane przez pracownika zadania w ramach pracy zdalnej.

W ramach ogólnej charakterystyki miejsca oraz stanowiska pracy w którym wykonywana jest praca zdalna można wyeksponować informacje, że pracownik zdalny potwierdził w drodze oświadczenia, że posiada warunki techniczne oraz lokalowe umożliwiające wykonywanie pracy zdalnej.

Należy mieć będzie, że wprowadzone do Kodeksu Pracy przepisy dotyczące pracy zdalnej nie wyłączają obowiązków w zakresie organizacji stanowiska pracy z monitorami ekranowymi które są zawarte w przepisach Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Tym samym organizując komputerowe stanowisko pracy jak również opisując je na potrzeby ogólnej charakterystyki stanowiska pracy jak najbardziej zasadnym jest skorzystanie z wymogów bhp oraz zasad ergonomii wskazanych w wyżej przywołanym rozporządzeniu.

W części opisowej należy przedstawić zadania wykonywane przez pracownika zdalnego. Nie będzie prawidłową sytuacja, kiedy to opracowujący kartę oceny ryzyka ograniczy się do krótkiej informacji o przykładowej treści „pracownik zdalny wykonuje czynności przewidziane na stanowisku pracownika administracyjno-biurowego, zgodnie z przekazanym przez pracodawcę na etapie zatrudnienia z zakresem obowiązków". Nie chodzi oczywiście o szczegółowe opisywanie każdej czynności - należy jednak przyjąć, że opis czynności powinien być bardziej szczegółowy niż ten który jest realizowany na potrzeby sporządzania skierowania na pracownicze badania profilaktyczne. Należy bowiem pamiętać, że na podstawie oceny ryzyka zawodowego (dokumentacji z oceny ryzyka) pracodawca sporządza informację będącą swoistą instrukcją dotyczącą sposobu bezpiecznego wykonywania pracy, zakresu obowiązków oraz zasad postępowania w sytuacjach awaryjnych).

2023-10-27 oceny ryzyka Sporządził Podpis pracownika Podpis przełożonego

Uwagi oraz propozycje działań ograniczających ryzyko

Lp. Rodzaj czynnika zagrożenia Ciężkość następstw Prawdopodob ieństwo Ryzyko zawodowe Środki ograniczające ryzyko

1 Śliska powierzchnia podłogi, przedmioty na podłodze

2 Powierzchnia pomieszczenia, wydzielenie stanowiska pracy

3 Mikroklimat

4 Hałas

5 Oświetlenie

6 Prąd elektryczny

7 Wyposażenie systemu komputerowego oraz łącza sieci internetowej

8 Statyczne obciążenie fizyczne

9 Czas pracy, praca pod presją czasu

10 Współpraca oraz komunikacja

11 Izolacja społeczna

12 Naruszenie równowagi między życiem zawodowym a osobistym

13 Równe traktowanie w zatrudnieniu, dyskryminacja

14 Dostęp na równych zasadach do infrastruktury zakładu pracy

Komentarz

Przepisy regulują wyłącznie w sposób ogólny kwestie dokumentowania oceny ryzyka zawodowego. Jednym ze sposobów jest stosowanie kart oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy - pracownika wykonującego pracę zdalną w ramach prac administracyjno-biurowych. Nie ma przeszkód, aby do wyników oceny ryzyka zawodowego załączyć wypełnioną listę kontrolną w zakresie identyfikacji zagrożeń. Dobrym pomysłem jest załączenie przykładowej dokumentacji fotograficznej przedstawionej przez pracownika lub ewentualnych szkiców czy rysunków pomieszczenia i stanowiska pracy.

Wypełniając kartę oceny ryzyka zawodowego należy w pierwszej kolejności podać informacje ogólne:

• Oznaczenie pracodawcy,

• Miejsce oraz adres wykonywania pracy zdalnej,

• Imię oraz nazwisko pracownika zdalnego, stanowisko służbowe,

• Imię oraz nazwisko osoby przeprowadzającej ocenę ryzyka zawodowego (nie będzie prawidłowym postępowaniem wskazanie wyłącznie pracownika służby bhp - należy bowiem pamiętać, że obowiązkiem służby bhp jest wyłącznie współudział w procesie oceny ryzyka zawodowego a nie jej przeprowadzanie w sposób kompleksowy),

• Nazwę oraz charakterystykę stanowiska pracy dla którego przeprowadzono ocenę ryzyka,

• Datę przeprowadzonej oceny.

Kolumna 2 karty oceny ryzyka powinna zawierać zidentyfikowane zagrożenia na stanowisku pracy. W kolumnie nr 3 należy wpisać jakie środki ochrony przed zagrożeniami są aktualnie stosowane na stanowisku pracy zdalnej. Kolumna nr 4 powinna zawierać wynik oszacowania i wyznaczenia dopuszczalności ryzyka zawodowego dla każdego zidentyfikowanego zagrożenia, uwzględniając istniejące środki ochrony. Kolumna 5 powinna zawierać informacje na temat zaplanowanych środków w celu ograniczenia lub wyeliminowania ryzyka zawodowego związanego z danym zagrożeniem.

Przyjmuje się, że udokumentowane w karcie wyniki oceny ryzyka zawodowego powinny zostać zatwierdzone przez przełożonego pracownika zdalnego - jako osoby kierującej pracownikami.

Ważne

W sytuacji, gdy ryzyko zawodowe na stanowisku pracy zdalnej zostałoby ocenione jako niedopuszczalne, a przeprowadzenie działań zmierzających do obniżenia takiego ryzyka do poziomu dopuszczalnego jest niemożliwa - pracodawca nie ma możliwości dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy zdalnej.

Należy pamiętać, że przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego nie wyłącza obowiązku przeprowadzenia oceny warunków pracy na stanowisku wyposażonym w monitor ekranowy. Ocena taka jest oceną odrębną i jest regulowana przepisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Ocena w powyższym zakresie powinna być przeprowadzona w szczególności dla nowotworzonych stanowisk pracy zdalnej oraz po każdej zmianie organizacji i wyposażenia stanowiska pracy.

Uwzględniając zakres oceny komputerowego stanowiska pracy jak najbardziej właściwym postępowaniem jest połączenie procesu oceny ryzyka zawodowego z oceną komputerowego stanowiska pracy - z uwzględnieniem odrębności w zakresie sporządzanej dokumentacji.