Procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych

zał. nr 1

                                          do zarządzenia nr ZK/12/2023

                                          dyrektora Szkoły Podstawowej nr 17 im. Marii Konopnickiej w Warszawie

                                             z dnia 24.05.2023 r.

PROCEDURA

DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ NARUSZEŃ PRAWA I PODEJMOWANIA

DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH W Szkole Podstawowej nr 17 im. Marii Konopnickiej w Warszawie

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne, definicje

 

§ 1. Ustala się procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Szkole Podstawowej nr 17 im. Marii Konopnickiej w Warszawie, umożliwiającą w sposób niezależny i zapewniający poufność zgłaszania nieprawidłowości w Szkole Podstawowej nr 17 im. Marii Konopnickiej w Warszawie i podejmowania działań następczych redukujących to zjawisko.

 

§ 2. Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o:

1) ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 lipca 2023 r. o ochronie sygnalistów;

2) dyrektorze - należy przez to rozumieć dyrektora Szkoły Podstawowej nr 17 im. Marii Konopnickiej w Warszawie;

3) szkole - należy przez to rozumieć Szkołę Podstawową nr 17 im. Marii Konopnickiej w Warszawie;

4) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;

5) informacji o naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w szkole, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracowała, lub w innym podmiocie prawny, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

6) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez szkołę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury przyjmowania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

7) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

8) organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;

9) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana,

10) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w szkole lub na rzecz szkoły, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.

 

Rozdział 2

Sposoby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę

 

§ 3. 1. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane ustnie, pisemnie, w tym w postaci elektronicznej.

2. Zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane w następujący sposób:

1) za pośrednictwem operatora pocztowego na adres ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa wskazany na stronie internetowej szkoły za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji;

2) poprzez fizyczne, osobiste dostarczenie pisma do sekretariatu szkoły;

3) za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny szkoły [email protected] lub adres elektronicznej skrzynki podawczej szkoły, lub adres do doręczeń elektronicznych szkoły;

4) telefonicznie pod nr telefonu 22 123 45 67 za pomocą nagrywanej infolinii, dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie:

a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie i/lub

b) kompletnej i dokładnej transkrypcji rozmowy przygotowanej przez szkołę;

5) bezpośrednio w siedzibie szkoły - gdy zgłaszający wystąpi z wnioskiem o zorganizowanie bezpośredniego spotkania, w terminie 7 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

a) nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, i/lub

b) protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez szkołę.

3. W przypadku przekazywania pisma w sposób o którym mowa w ust. 2 pkt 1 lub 2, pismo należy przekazać w zaklejonej kopercie z klauzulą "poufne" i umieścić w kolejnej zaklejonej kopercie.

4. Niezależnie, od sposobów dokonywania zgłoszeń określonych w ust. 2, dopuszcza się dokonywanie zgłoszeń anonimowo w formie pisemnej, za pośrednictwem platformy SygnalistaSP17 (jeżeli pracodawca dopuści możliwość zgłoszenia anonimowego, wówczas należy wskazać odpowiednie narzędzie techniczne służące do dokonywania zgłoszeń zapewniające zachowanie anonimowości zgłoszenia, tj. dedykowana temu zgłoszeniu aplikacja, odrębna witryna do dokonywania zgłoszeń, automatyczna sekretarka, itd.).

5. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 1 powinno szczegółowo opisywać zdarzenie. W zgłoszeniu należy w szczególności:

1) wskazać osobę, której dotyczy zgłoszenie;

2) wskazać przedmiot naruszenia;

3) przedstawić datę i miejsce jego wystąpienia lub czas trwania, z zastrzeżeniem ust. 7;

4) ujawnić dowody potwierdzające przedstawione zgłoszenie (jeżeli sygnalista takimi dowodami dysponuje);

5) przedstawić informację, czy sygnalista oczekuje zorganizowania bezpośredniego spotkania;

6) podać dane imię, nazwisko, PESEL, adres, telefon - z wyjątkiem, gdy zgłoszenie dokonywane jest anonimowo;

7) podać dane imię, nazwisko, PESEL, adres, telefon osób, które pomagają w dokonaniu zgłoszenia oraz osób powiązanych ze zgłaszającym, jeżeli pozostają w stosunku pracy w szkole;

8) wskazać adres na który należy przekazać potwierdzenie zgłoszenia, o którym mowa w § 9 ust. 1.

6. Wzór zgłoszenia naruszenia prawa określa załącznik nr 2 do zarządzenia.

7. Datę wystąpienia lub czasu trwania zdarzenia, o którym mowa w ust. 5 pkt 3 nie wskazuje się w przypadku potencjalnego naruszania prawa, do którego prawdopodobnie dojdzie.

8. Przyjęte w szkole środki komunikacji na potrzeby przyjmowania zgłoszeń są niezależne od sposobów komunikacji przyjętych w szkole w ramach bieżącej działalności szkoły, a także zapewniają poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed odczytaniem przez osoby nieuprawnione.

 

§ 4. 1. Podmiotem upoważnionym do przyjmowania zgłoszeń w szkole, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w art. 8 ustawy jest Anna Kowalska, zwana dalej: „przyjmującym zgłoszenie”.

2. W przypadku, gdy zgłoszenie zostało przyjęte przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest obowiązany do:

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie;

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi, bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.

 

§ 5. W przypadku dokonania zgłoszenia w formie, o której mowa w § 3 ust. 2 pkt 4, przyjmujący zgłoszenie sporządza i podpisuje notatkę z przeprowadzonej rozmowy telefonicznej, w której ujmuje w szczególności treści wskazane w § 3 ust. 5. Notatkę należy włączyć do akt sprawy.

 

§ 6. 1. Zgłoszenia wewnętrznego mogą dokonywać w szczególności:

1) pracownicy szkoły;

2) byli pracownicy szkoły;

3) osoby ubiegające się o zatrudnienie w szkole;

4) wolontariusze;

5) stażyści;

6) osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy;

7) praktykanci;

8) Jan Nowak

2. Zgłoszenie opatruje się sygnaturą sprawy, zgodnie z przyjętą w szkole instrukcją kancelaryjną. Nadany numer ujmuje się w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 16 ustawy.

 

§ 7. Zgłoszenie wewnętrzne nie narusza postanowień rozdziału 4, z tym, że zachęca się osoby dokonujące zgłoszeń, aby stosowały w pierwszej kolejności procedurę przewidzianą w niniejszym rozdziale w przypadku takich naruszeń jak w szczególności dotyczące: zamówień publicznych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, zdrowia uczniów, ochrony prywatności i danych osobowych.

 

§ 8. Zgłoszenie podlega wpisowi do rejestru zgłoszeń wewnętrznych, o którym mowa w art. 16 ustawy.

 

Rozdział 3

Działania następcze

 

§ 9. 1. Przyjmujący zgłoszenie informuje sygnalistę o przyjęciu zgłoszenia niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania. Potwierdzenie przekazywane jest na adres podany w zgłoszeniu, chyba, że sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie przyjęcia.

2. Wzór potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

3. Przyjmujący zgłoszenie niezwłocznie dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia w zakresie oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, zwłaszcza gdy z uwagi na przedmiot zgłoszenia, naruszenie prawa mogłoby poważnie zakłócić funkcjonowan