Procedura kontroli pracy zdalnej
- Prawo
praca
- Kategoria
regulamin
- Klucze
bezpieczeństwo informacji, kontrola działalności, kontrola pracy, ochrona danych osobowych, praca zdalna, procedury ochrony, zarządzanie pracą zdalną
Procedura kontroli pracy zdalnej określa zasady i procedury monitorowania oraz oceny pracy pracowników zatrudnionych na zasadach zdalnej współpracy. Dokument określa sposób zbierania danych, nadzoru nad realizacją zadań oraz narzędzia kontroli wydajności. Procedura zakłada również ustalenie kryteriów oceny efektywności pracy zdalnej oraz sposoby reagowania na ewentualne nieprawidłowości.
Procedura kontroli pracy zdalnej
1. Każda osoba wykonująca pracę zdalną jest zobowiązana do zapewniania ochrony informacji przetwarzanych w związku z wykonywanymi zadaniami, w tym do przestrzegania procedur ochrony danych osobowych obowiązujących u pracodawcy oraz zasad zapewniania bezpieczeństwa i ochrony informacji podczas pracy zdalnej, które zostały określone w Regulaminie pracy zdalnej.
2. Pracodawca jest uprawniony do przeprowadzenia kontroli przestrzegania obowiązków, o których mowa w ust. 1, na zasadach określonych w porozumieniu o pracę zdalną, z pracownikiem podlegającym kontroli (dalej: „Porozumienie”).
3. W powiadomieniu o przeprowadzeniu kontroli, pracodawca przekazuje informacje w zakresie:
o 2024-03-15 i 2024-03-18 przeprowadzenia kontroli;
o sposobu przeprowadzenia kontroli;
o zakresu kontroli;
o osób uprawnionych do przeprowadzenia kontroli.
4. Kontrola odbywa się po uprzednim poinformowaniu pracownika, przy czym informacja musi zostać przekazana z wyprzedzeniem, zgodnie z terminem określonym w Porozumieniu.
5. Zakresem kontroli mogą być objęte:
o pomieszczenia, w których wykonywana jest praca zdalna;
o sposób zapewniania poufności w miejscu wykonywania pracy (środki techniczne oraz organizacyjne);
o sposób zabezpieczenia nośników danych;
o sposób postępowania ze zbędnymi danymi;
o stosowanie wewnętrznych procedur w zakresie blokowania ekranu, nieudostępniania urządzeń służbowych innym osobom, polityki czystego biurka, polityki czystego monitora;
o bezpieczeństwo sieciowe,
o wykorzystywane narzędzia pracy i środki komunikacji elektronicznej;
o znajomość procedur postępowania w przypadku naruszenia ochrony danych;
o zapisywanie danych elektronicznych w wyznaczonych przez pracodawcę lokalizacjach;
o szyfrowanie danych przekazywanych drogą elektroniczną w związku z wykonywaną pracą zdalną;
o inne obowiązki pracownika wynikające z obowiązujących zasad ochrony informacji.
6. Pracownik zapewnia, aby w momencie kontroli, w kontrolowanych pomieszczeniach, nie przebywały inne osoby.
7. Kontrola może zostać przeprowadzona w miejscu świadczenia pracy zdalnej, które wskazał pracownik w Porozumieniu lub poprzez elektroniczne środki porozumienia się na odległość.
8. Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
9. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
10. Kontrola w miejscu wykonywania pracy jest realizowana przez uprawnionych pracowników i obejmuje:
o wstęp do pomieszczeń, w których wykonywana jest praca zdalna;
o weryfikację, czy przestrzegane są procedury ochrony danych osobowych obowiązujące u pracodawcy oraz zasady zapewniania bezpieczeństwa i ochrony informacji podczas pracy zdalnej, które zostały określone w Regulaminie pracy zdalnej;
o dokumentowanie fotograficzne stanu faktycznego, przy czym zdjęcia nie mogą obejmować osób fizycznych.
11. Kontrola poprzez elektroniczne środki porozumienia się na odległość, jest realizowana poprzez komunikator internetowy i obejmuje:
o zdalne połączenie przez wskazany przez pracodawcę komunikator, z obowiązkiem włączenia kamery;
o weryfikację, czy przestrzegane są procedury ochrony danych osobowych obowiązujące u pracodawcy oraz zasady zapewniania bezpieczeństwa i ochrony informacji podczas pracy zdalnej, które zostały określone w Regulaminie pracy zdalnej;
o dokumentowanie stanu faktycznego poprzez włączenie nagrywania lub wykonanie zrzutów ekranu.
12. Dokumentowanie stanu faktycznego jest uprawnieniem pracodawcy, z którego może, ale nie musi skorzystać.
13. Pracodawca może także dokonać kontroli na podstawie przekazanego przez pracownika nagrania lub zdjęć, z miejsca wykonywania pracy zdalnej.
14. Kontrola obejmuje wyłącznie w pomieszczenia wskazane przez pracownika jako służące do realizowania pracy zdalnej.
15. Z kontroli jest sporządzany raport.
16. W przypadku stwierdzenia uchybień w zapewnianiu ochrony informacji podczas pracy zdalnej, pracownik jest zobowiązany do ich usunięcia w terminie wskazanym przez pracodawcę.
17. W przypadku rażącego naruszenia zasad ochrony danych osobowych, pracodawca może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika.
Procedura kontroli pracy zdalnej stanowi istotne narzędzie wspierające skuteczną zarządzanie zespołem pracowników zdalnych. Regularne stosowanie opisanych w dokumencie procedur pozwala utrzymać wysoką efektywność pracy, zapewniając jednocześnie odpowiednią kontrolę nad realizacją zadań i osiąganiem założonych celów.