Procedura rekrutacyjna

procedury rekrutacyjnej w urzędzie

PROCEDURA REKRUTACJI PRACOWNIKÓW URZĘDU Miasta Stołecznego Warszawy

§1

OGÓLNE ZASADY ZATRUDNIANIA

1. Każdego pracownika zatrudnia dyrektor generalny urzędu Miasta Stołecznego Warszawy lub upoważniona przez niego osoba, na wniosek naczelnika wydziału, zaakceptowany przez dyrektora danego departamentu.

2. Wnioski o zatrudnienie osób na stanowiskach kierowniczych i samodzielnych powinny być zaakceptowane przez dyrektora generalnego urzędu Miasta Stołecznego Warszawy.

3. Wszystkie wnioski o zatrudnienie powinny uwzględniać przewidziany na dany rok budżet urzędu.

4. Rekrutację i dobór kandydatów do zatrudnienia w urzędzie Miasta Stołecznego Warszawy prowadzi wydział kadr i szkolenia w departamencie prawno-administracyjnym na podstawie wniosku zaakceptowanego przez dyrektora generalnego urzędu.

§2

POZYSKIWANIE KANDYDATÓW NA PRACOWNIKÓW URZĘDU Miasta Stołecznego Warszawy NASTĘPUJE WG NASTĘPUJĄCEJ PROCEDURY:

Zgłoszenie zapotrzebowania

1. Zaakceptowany wniosek o zatrudnienie (będący jednocześnie zgłoszeniem potrzeby naboru) składa do wydziału kadr i szkolenia w departamencie prawno-administracyjnym naczelnik danego wydziału z przynajmniej miesięcznym wyprzedzeniem przed planowaną datą zatrudnienia nowego pracownika.

Wniosek powinien zawierać:

- nazwę stanowiska,

- zakres obowiązków (opis stanowiska pracy) oraz niezbędne kwalifikację pracownika, a także określenie profilu wymaganych cech kandydata (wzór zapotrzebowania znajduje się w załączniku nr 1 do niniejszej procedury),

- przewidywane wynagrodzenie (kategoria w tabeli zaszeregowania),

- rodzaj umowy o pracę,

- przewidywaną datę zatrudnienia (data, z która pracownik może być zatrudniony powinien uwzględniać czas potrzebny na przeprowadzenie rekrutacji oraz niezbędne wyposażenie stanowiska pracy).

§3

OKREŚLENIE KRYTERIÓW NIEZBĘDNYCH PRZY REKRUTACJI NA DANE STANOWISKO

1. W momencie zgłoszenia zapotrzebowania kierownik działu/ przełożony powinien określić podstawowe wymagania wobec kandydata:

- czy i jak duże doświadczenie zawodowe na danym stanowisku jest naprawdę niezbędne?

- jakie wykształcenie kandydat musi posiadać, aby przystąpić do realizacji większości z zadań z zakresu przewidzianego na danym stanowisku?

- czy dany poziom wykształcenia jest możliwy do zrekompensowania przez na przykład większe doświadczenie zawodowe?

- czy istnieje i czy jest racjonalna możliwość szybkiego podniesienia kwalifikacji osoby na danym stanowisku w przypadku niedostatku wiedzy i umiejętności?

- jaki rzeczywisty poziom sprawności fizycznej oraz w jakie umiejętności fizyczne są niezbędne?

oraz pytania dotyczące charakteru pracy na danym stanowisku:

- jakiego rodzaju cechy osobowości oraz umiejętności interpersonalne powinien posiadać pracownik?

- jakie postawy są na danym stanowisku bezwzględnie wymagane?

2. Przed złożeniem wniosku - zapotrzebowania, o którym mowa w punkcie 1 przełożony danej komórki organizacyjnej jest zobowiązany do opracowania zakres obowiązków, na, które zleca poszukiwanie kandydata. Jeżeli takie stanowisko istnieje, zobowiązany jest dołączyć aktualny zakres obowiązków do wniosku o zatrudnienie pracownika.

§4

REALIZACJA PROCESU REKRUTACJI NA DANE STANOWISKO

1 Na podstawie złożonego wniosku wydział kadr i szkolenia pozyskuje kandydatów poprzez:

* rekrutację wewnętrzną

- w trakcie, której otrzymany profil osoby i stanowiska pracownik wydziału kadr i szkolenia odpowiedzialny za rekrutację przesyła do wszystkich pracowników urzędu. Pracownicy urzędu mają prawo złożyć swoje aplikację w ciągu 14 dni od rozesłania pisemnej informacji. Aplikacje pracownicy zainteresowani przekazują do wydziału kadr i szkolenia urzędu pisemnie lub za pomocą poczty elektronicznej. pracownik wydziału kadr i szkolenia nadesłane aplikację przekazuje naczelnikowi wydziału, w którym prowadzana jest rekrutacja. Ta forma rekrutacji jest promowana przez urząd jako system wewnętrznej promocji pracowników.

* rekrutację zewnętrzną

- w przypadku, gdy rekrutacja wewnętrzna nie pozwoliła na wybranie optymalnego kandydata wewnątrz urzędu, przeprowadzona jest rekrutacja zewnętrzna. Decyzję, co do formy rekrutacji zewnętrznej podejmuje dyrektor danego departamentu, (w którym znajduje się stanowisko będące przedmiotem rekrutacji) w porozumieniu z wydziałem kadr i szkolenia. Przewidziane są dwie formy rekrutacji zewnętrznej: rekrutacja bezpośrednia i pośrednia.

a) rekrutacja bezpośrednia polega na opublikowaniu w prasie (dziennikach lub czasopismach specjalistycznych) lub w innych mediach (internet) ogłoszenia o stanowisku, na, które poszukiwany jest potencjalny pracownik. Treść ogłoszenia, na podstawie profilu osoby i stanowiska, przygotowuje pracownik wydziału kadr i szkolenia. Pracownik ten przedstawia do akceptacji naczelnikowi poszukującemu ostateczną treść ogłoszenia.

b) rekrutacja pośrednia - inne, dodatkowe formy pozyskiwania kandydatów takie jak współpraca z uczelniami, szkołami oraz instytucjami organizujących studia dzienne oraz podyplomowe, a także kursy i szkolenia oraz udział w targach pracy i imprezach promocyjnych nastawionych na pozyskanie nowych pracowników. Rekrutacja tego rodzaju może również polegać na rozpatrzeniu aplikacji nadesłanych wcześniej do urzędu z różnych źródeł.

2. Kandydat ubiegający się o pracę zobowiązany jest do złożenia następujących dokumentów:

- listu motywacyjnego,

- życiorysu,

- dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie,

- dokumentów potwierdzających dodatkowe kwalifikacje (w szczególności dotyczące języków obcych),

- przedstawienia referencji z poprzedniego miejsca pracy (w przypadku zgłoszenia takiego wymogu przez kierownika poszukującego).

§5

DOBÓR NA STANOWISKO BĘDĄCE PRZEDMIOTEM REKRUTACJI

1. Wydział kadr i szkolenia prowadzi wstępną ocenę złożonych dokumentów kandydatów biorąc pod uwagę ich zgodność z wymogami określonymi we wniosku.

2. Następnie naczelnik wydziału kadr i szkolenia, pisemnie zaprasza wybranych kandydatów na wstępną rozmowę kwalifikacyjną, która powinna być odpowiednio przygotowana, i która powinna odbyć się w terminie umożliwiającym zatrudnienie w czasie przewidzianym we wniosku określającym zapotrzebowanie.

3. Wstępną rozmowę kwalifikacyjną prowadzi wytypowany przez wytypowany przez naczelnika wydziału kadr i szkolenia pracownik tego wydziału.

4. W przypadku rekrutacji na stanowiska kierownicze lub samodzielne o szczególnej wadze dla realizacji zadań urzędu wstępną rozmowę kwalifikacyjną prowadzi naczelnik wydziału kadr i szkolenia.

5. W rozmowie wstępnej może uczestniczyć psycholog - zatrudniony w departamencie prawno-administracyjnym urzędu Miasta Stołecznego Warszawy.

6. W przypadku zgłoszenia wyraźnego zapotrzebowania na formularzu zgłoszenia zapotrzebowania na pracownika, po rozmowie wstępnej psycholog może przeprowadzić testy - badania psychologiczne kandydata.

7. Wstępna rozmowa kwalifikacyjna z kandydatem powinna dotyczyć następujących kwestii:

a) doświadczenia zawodowego,

b) wykształcenia,

c) umiejętności podstawowych takich jak:

- języki obce,

- obsługa komputera,

- prawo jazdy,

- obsługa sprzętu biurowego,

- obsługa innych urządzeń;

d) opinii kandydata o sobie (badanie sposobu autoprezentacji w zakresie dotyczącym najważniejszych właściwości danej osoby):

- intelektualne - myślenie krytyczne i analityczne, rozwiązywanie problemów, organizowanie i planowanie, zdolności twórcze, precyzyjne formułowanie myśli,

- emocjonalne - stałość i samokontrola, emocjonalna podatność na stres, samoocena, motywacja,

- interpersonalne - umiejętność współżycia z ludźmi, komunikatywność, pewność siebie, umiejętność słuchania, potencjalne zdolności przywódcze,

- motywacyjne - główne motywy postępowania, cele życiowe, aspiracje, wartości moralne,

- charakterologiczne - typowe wzorce zachowań i reakcji;

e) plany na przyszłość kandydata,

f) oczekiwania, co do miejsca pracy, warunków pracy i wynagrodzenia.

8. W rozmowie wstępnej osoba przeprowadzająca wywiad przekazuje podstawowe informacje o urzędzie oraz o stanowisku pracy, o które się ubiega.

9. Osoba prowadząca wywiad ma obowiązek zweryfikowania przedstawionych referencji poprzez kontakt z osobą lub instytucją, która dane referencje wystawiła.

§6

ZAKOŃCZENIE REKRUTACJI

1. Po zakończeniu wstępnych rozmów kwalifikacyjnych osoba prowadząca rekrutację przygotowuje rekomendacje dla 3 kandydatów, których wyniki rozmowy najbardziej, jej zdaniem predestynują na dane stanowisko i przekazuje komplet dokumentów (podanie o pracę, życiorys, referencje, opinie z poprzednich miejsc pracy oraz opinia po rozmowie wstępnej wraz z ewentualną opinią psychologa) naczelnikowi wydziału, w którym kandydat ma być zatrudniony.

2. Naczelnik wydziału przeprowadza końcową rozmowę kwalifikacyjną (dotyczącą merytorycznych aspektów zatrudnienia) z zaakceptowanymi przez siebie kandydatami i decyduje o wyborze najlepszego z nich. ramowa instrukcja dotycząca przeprowadzania rozmowy kwalifikacyjnej z kandydatem stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury.

3. Dokumenty przekazane przez wydział kadr i szkolenia są zwracane po przeprowadzeniu rozmowy merytorycznej wraz z pisemną informacją czy i który z kandydatów został wstępnie zaakceptowany.

4. Przekazując informację zwrotną do wydziału kadr i szkolenia o wynikach rozmowy naczelnik wydziału potwierdza datę oraz warunki zatrudnienia danego kandydata.

5. W przypadku stanowisk kierowniczych oraz wskazanych przez dyrektora generalnego urzędu, niezbędne jest spotkanie kandydata z dyrektorem generalnego urzędu, w wyniku, którego zapada ostateczna decyzja o zatrudnieniu.

§6

POTWIERDZENIE ZATRUDNIENIA I PRZYGOTOWANIE UMOWY O PRACĘ

1. Naczelnik wydziału, w którym znajduje się stanowisko będące przedmiotem zatrudnienia, wyznacza datę (przynajmniej na 1 tydzień przed planowaną data zatrudnienia), w której zaakceptowany w postępowaniu rekrutacyjnym kandydat stawi się w urzędzie w celu dopełnienia formalności związanych z zatrudnieniem.

2. Pracownik wydziału kadr i szkolenia przekazuje nowo zatrudnianej osobie informację związane z wstępnymi badaniami medycznymi oraz szkoleniem bhp.

3. Zaakceptowany kandydat nie może zostać dopuszczony do pracy bez przedstawienia w dziale kadr i szkolenia zaświadczenia lekarskiego o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku.

4. Naczelnik wydziału, w którym znajduje się stanowisko będące przedmiotem zatrudnienia zapoznaje zaakceptowanego kandydata z regulaminami obowiązującymi w urzędzie. pracownik podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminów. Oświadczenie zostaje wręczone pracownikowi razem z umową o pracę.

6. Po zgromadzeniu wszystkich dokumentów, o których mowa powyżej, jak również po dokonaniu wszystkich przewidzianych czynności zarówno przez przełożonego, jak również przez zaakceptowanego kandydata, wydział kadr i szkolenia przygotowuje umowę o prace.

7. Umowa o pracę zostaje podpisana przez dyrektora generalnego urzędu lub inną osobę upoważnioną przez dyrektora generalnego urzędu do zawierania tego rodzaju czynności prawnych, jak również przez pracownika.

8. Integralną częścią umowy o prace jest zakres obowiązków podpisany przez naczelnika wydziału i danego pracownika. po podpisaniu umowy o pracę zaakceptowany kandydat staje się pracownikiem urzędu.

9. Zasadą jest, że pracownicy zostają zatrudnieni w urzędzie na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony lub na okres próbny - nieprzekraczające 3 miesięcy.

10. Bezpośredni przełożony przynajmniej na 2 tygodnie przed upłynięciem okresu, na, który był pracownik zatrudniony podejmuje decyzje o dalszym zatrudnieniu pracownika, o której informuje wydział kadr i szkolenia.