Procedura udostępniania dokumentacji wypadkowej

Procedura dotycząca udostępniania dokumentacji wypadkowej pracownika

1. Niniejsza Procedura dotycząca udostępniania dokumentacji wypadkowej pracownika reguluje zasady udostępniania dokumentacji wypadkowej pracownika osobom będącym lub niebędącym stroną postępowania wypadkowego w trakcie i po zakończeniu postępowania.

2. Ilekroć jest mowa o:

   a) Pracodawcy - należy przez to rozumieć Fabryka Mebli "Dąb";

   b) Dokumentacji wypadkowej - należy przez to rozumieć dokumentację zgromadzoną i wytworzoną w związku z ustaleniem okoliczności, przyczyn, skutków wypadku przy pracy, w szczególności protokół powypadkowy wraz z załącznikami;

   c) Pracowniku - należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w Fabryka Mebli "Dąb";

3. Dokumentacja wypadkowa zawiera dane osobowe pracownika i innych osób będących świadkami lub uczestnikami wypadku przy pracy (w tym dane dotyczące stanu zdrowia), dlatego też stanowi dane poufne i nie powinna być przekazywana osobom postronnym.

4. Dostęp do dokumentacji wypadkowej mają jedynie osoby upoważnione na piśmie przez Pracodawcę.

5. Dokumentacja wypadkowa może być udostępniona jedynie osobom uprawnionym i na żądanie uprawnionych organów, w szczególności:

   - pracownikowi, który uległ wypadkowi przy pracy;

   - rodzinie zmarłego wskutek wypadku pracownika;

   - Państwowej Inspekcji Pracy;

   - Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Prokuraturze;

   - Sądowi.

6. Udostępnienie dokumentacji wypadkowej następuje w wykonaniu przepisów prawa (np. w przypadku przekazania tej dokumentacji pracownikowi czy rodzinie zmarłego pracownika, do Państwowej Inspekcji Pracy) lub w wykonaniu prawnie uzasadnionego interesu Pracodawcy (dochodzenie, ustalenie, obrona roszczeń, wykazanie realizowania obowiązków prawnych) i w celu dochodzenia, ustalenia, obrony roszczeń.

7. Fakt udostępnienia dokumentacji wypadkowej powinien być każdorazowo odnotowany w Rejestrze Udostępniania Dokumentacji Wypadkowej.

8. Jeżeli dokumentacja jest przekazywana osobom innym niż pracownik, na adres organów, takie osoby powinny być odpowiednio zweryfikowane przed udostępnieniem im dokumentacji wypadkowej.

9. Weryfikacja może nastąpić poprzez zapoznanie się (do wglądu) z dokumentami potwierdzającymi tożsamość. Takich dokumentów nie wolno kopiować, żądać ich kopii, ani przechowywać ich kopii.

10. Dokumentacja może zostać wydana odpowiednio upoważnionemu pełnomocnikowi. W takim przypadku należy dokładnie zweryfikować zakres pełnomocnictwa i tożsamość pełnomocnika.

11. W przypadku wysyłki dokumentacji pocztą tradycyjną należy dokładnie upewnić się co do prawidłowości adresu: ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa, na który jest kierowana przesyłka.

12. W przypadku wysyłki dokumentacji pocztą elektroniczną, należy przesyłać ją w pliku zabezpieczonym hasłem, hasło powinno zostać przekazane odrębnym kanałem komunikacji. Adres: [email protected], na który jest wysyłany plik z dokumentacją powinien zostać uprzednio zweryfikowany co do jego prawidłowości.