Procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

ZARZĄDZENIE NR Z/2024/10/01

z dnia 26 października 2024 r.

wydane przez Firma "Przykład Sp. z o.o."

w sprawie wprowadzenia Procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

Na podstawie art. 24 oraz art. 25 Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024.928 z dnia 2024.06.24) zarządzam co następuje:

§1

Ustalam Procedurę zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych (dalej jako Procedura) stanowiącą załącznik do zarządzenia.

§2

Wykonanie zarządzenia powierzam Działowi Kadr i Płac Firma "Przykład Sp. z o.o.".

§3

Zarządzenie wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób zatrudnionych poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń 26.10.2024r.

_______________________________

(data, podpis)

ZAŁĄCZNIK

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH ORAZ PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH

obowiązująca w Firma "Przykład Sp. z o.o."

§1

Cel Procedury

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez Sygnalistów informacji o naruszeniu prawa (w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Firma "Przykład Sp. z o.o." lub informacji dotyczącej próby ukrycia takiego naruszenia prawa).

2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

3. Informacje zgłaszane przez Sygnalistę dotyczą korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej, rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych, konstytucyjnych wolności oraz praw człowieka i obywatela występujących w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i nie związanych z dziedzinami wskazanymi powyżej.

4. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących w Firma "Przykład Sp. z o.o." regulacji wewnętrznych i/lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne. !Wyjaśnienie - przedmiotem zgłoszenia, o ile podmiot tak postanowi mogą być także inne naruszenia niż wynikające z ustawy] – jest to decyzja danego podmiotu.

5. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania w Firma "Przykład Sp. z o.o." i służy zwiększeniu efektywności wykrywania nieprawidłowości i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.

6. Wdrożony system przyjmowania zgłoszeń umożliwia zgłaszanie nieprawidłowości za pośrednictwem specjalnych, łatwo dostępnych kanałów, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

7. Procedura ustalona została po konsultacji z Radą Pracowników/Związkami Zawodowymi, 20.10.2024r.

8. Każda z osób wykonujących pracę w Podmiocie zobowiązana jest do zapoznania się z treścią Procedury (nowa osoba, która będzie wykonywała pracę w Podmiocie zobowiązana jest zapoznać się z treścią Procedury przed dopuszczeniem do wykonywania pracy).

§2

Definicje

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. Podmiocie prawnym – rozumie się przez to Firma "Przykład Sp. z o.o.";

2. Wewnętrznej Jednostce Organizacyjnej (WJO) – rozumie się przez to Dział Compliance Firma "Przykład Sp. z o.o." 25.10.2024r. WJO jest Dział Compliance.

3. Bezstronnej Jednostce Organizacyjnej (BJO) – rozumie się przez to Kancelaria Radcy Prawnego "Lex" Sp. z o.o. Firma zewnętrzna. Wyjaśnienie! WJO i BJO, o ile WJO nie jest podmiot zewnętrzny może być ta sama osoba lub jednostka organizacyjna w ramach struktury organizacyjnej podmiotu.

4. Procedurze – rozumie się przez to Procedurę dotyczącą przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;

5. Sygnaliście – rozumie się przez to Jan Kowalski;

6. Zgłoszeniu – rozumie się przez to Informacja o naruszeniu prawa lub podejrzeniu naruszenia prawa;

7. Osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to Adam Nowak;

8. Działaniu następczym – rozumie się przez to czynności podejmowane w celu weryfikacji zgłoszenia i ewentualnego usunięcia naruszenia;

9. Kanale Zgłaszania – rozumie się przez to sposób przekazania zgłoszenia;

10. Działaniu odwetowym – rozumie się przez to działania represyjne wobec sygnalisty.

§3

Dokonywanie zgłoszeń

1. Wewnętrzną Jednostką Organizacyjną odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń jest Dział Compliance.

2. Bezstronną Jednostka Organizacyjna upoważnioną do podejmowania działań następczych i komunikacji z Sygnalistą jest Kancelaria Radcy Prawnego "Lex" Sp. z o.o..

3. WJO oraz BJO działają na podstawie pisemnego upoważnienia Podmiotu i są zobowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności.

4. Bezstronna Jednostka Organizacyjna, co do której z treści zgłoszenia wynika, że może być w jakikolwiek sposób zaangażowana w działanie lub zaniechanie stanowiące przedmiot zgłoszenia nie może analizować takiego zgłoszenia. Zasady wyboru Bezstronnej Jednostki Organizacyjnej oraz zasady wyłączenia Bezstronnej Jednostki Organizacyjnej określa Regulamin Wewnętrzny.

5. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem następujących kanałów: a) platforma internetowa: sygnalista.przyklad.pl b) adres e-mail: [email protected] specjalna skrzynka pocztowa umieszczona w siedzibie firmy.

6. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Prezesa Zarządu, Sygnalista może dokonywać zgłoszenia bezpośrednio do Rady Nadzorczej w formie pisemnej.

7. Na wniosek Sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą Sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy umożliwiającej jej wyszukanie lub protokołu spotkania, któr