Regulamin imprezy firmowej z dokumentacją fotograficzną

Regulamin imprezy firmowej, na której robione są zdjęcia

Przykładowe zapisy

I Postanowienia ogólne

1. Organizatorem Imprezy Firmowej jest Software Solutions Sp. z o.o.

2. Impreza odbywa się pod adresem ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa dnia 24.06.2024 w godzinach 18:00 - 23:00.

3. Postanowienia Regulaminu dotyczą wszystkich uczestników Imprezy Firmowej.

4. Organizator odpowiada za zapewnienie bezpiecznych i komfortowych warunków udziału w Imprezie Firmowej, a Uczestnicy za poszanowanie praw i wolności innych Uczestników, a także mienia Organizatora.

5. Na terenie imprezy obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu oraz spożywania napojów alkoholowych przyniesionych z zewnątrz.

II Zasady organizacyjne i porządkowe

1. W Imprezie Firmowej mogą wziąć udział każda osoba należąca do personelu Organizatora, a także wskazana przez nie osoba towarzysząca - Uczestnicy.

2. Ze względów organizacyjnych, w szczególności w celu zapewnienia bezpiecznego udziału, potwierdzenie udziału oraz osoby towarzyszące należy zgłosić do dnia 15.06.2024 do działu HR lub e-mailem na adres [email protected], wskazując imię oraz nazwisko osoby towarzyszącej Anna Nowak.

3. Uczestnikiem wydarzenia może być tylko osoba pełnoletnia.

4. Osoby towarzyszące, które nie zostały wcześniej zgłoszone do Organizatora, nie będą mogły wziąć udziału w Imprezie Firmowej.

5. Obowiązkiem każdego Uczestnika jest poszanowanie innych Uczestników, a także zasad dotyczących bezpieczeństwa, w szczególności poleceń Organizatora w tym zakresie.

6. Odmawia się wstępu lub udziału w wydarzeniu osobie: będącej pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, zachowującej się agresywnie lub w inny sposób zagrażającej bezpieczeństwu innych uczestników.

7. Podczas Imprezy Firmowej zabrania się: wnoszenia i posiadania broni, materiałów pirotechnicznych, narkotyków oraz innych niebezpiecznych przedmiotów.

8. Uczestnik Imprezy Firmowej ponosi odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez niego innym Uczestnikom jak i za szkody wyrządzone na mieniu Organizatora.

9. Organizator może dokonać zmian w przebiegu Imprezy Firmowej z powodów nieprzewidzianych i nieuniknionych, niezależnych od Organizatora.

III Dokumentacja fotograficzna wydarzenia

1. Organizator zapewnia dokumentację fotograficzną wydarzenia.

2. Gdy zarejestrowane wizerunki Uczestników będą stanowić jedynie szczegół całości, jak krajobraz, wówczas Organizator będzie rozpowszechniał je bez zgody Uczestnika, na podstawie art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2509).

3. W takich wypadkach wizerunek może być rozpowszechniany bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, w szczególności poprzez umieszczanie fotografii w serwisach internetowych Organizatora oraz w innych elektronicznych środkach przekazu zarządzanych lub wykorzystywanych w dowolnym zakresie przez Organizatora. Ponadto może być także zamieszczany w publikacjach i serwisach osób trzecich, z zastrzeżeniem, że muszą dotyczyć działalności Organizatora, tzn. zakazane jest wykorzystywanie tych zdjęć przez podmioty trzecie do ich własnych celów

4. Wizerunek Uczestników nie będzie wykorzystywany w celach zarobkowych, a Uczestnicy przyjmują do wiadomości, że z tytułu jego użycia nie przysługują im jakiekolwiek roszczenia, w szczególności prawo do wynagrodzenia.

5. Jeżeli wizerunek Uczestnika nie spełnia warunku wskazanego w punkcie 2 tego paragrafu, może być nieodpłatne rozpowszechniany przez Organizatora, tylko po uprzednim uzyskaniu dobrowolnej zgody Uczestnika na takie działanie. Klauzula zgody stanowi załącznik do Regulaminu.

IV Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest Uczestników jest Organizator, z siedzibą pod adresem ul. Kwiatowa 12, 00-001 Warszawa.

2. W sprawach związanych z przetwarzaniem Pani/a danych można kontaktować się z Organizatorem mailowo [email protected] lub z wyznaczonym u Administratora Inspektorem ochrony danych na adres e-mail: [email protected].

3. Dane Uczestników będą przetwarzane w celu udziału w Imprezie Firmowej w związku z zawartą ze zgłoszeniem uczestnictwa oraz zaakceptowaniem warunków udziału, co stanowi zawarcie umowy pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem.

4. Organizator może także przetwarzać dane na podstawie swojego prawnie uzasadnionego interesu:

a) w związku z dochodzeniem roszczeń,

b) dokumentacji wydarzenia oraz promocji swojej działalności,

5. Na podstawie zgody uczestnika Organizator może także przetwarzać wizerunek Uczestnika w celu promocji swojej działalności, a także budowania dobrego wizerunku pracodawcy. Zgodę na przetwarzanie danych osobowych można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce przed jej wycofaniem.

6. Odbiorcami danych osobowych Uczestników mogą być wyłącznie podmioty, które uprawnione są do ich otrzymania na mocy przepisów prawa. Ponadto dane zostaną udostępnione Event Agency Sp. z o.o.

7. Dane osobowe związane z udokumentowaniem Imprezy Firmowej będą przetwarzane przez 3 lata. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do czasu jej wycofania lub ustania celu. W przypadku roszczeń dane będą przetwarzane do czasu ich zaspokojenia lub przedawnienia.

8. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania). Przysługuje jej także prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Organizatora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.

9. Każdemu Uczestnikowi przysługuje także prawo wniesienia skargi na realizowane przez Organizatora przetwarzanie danych do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

10. Informujemy. że dane mogą być udostępnione do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej, tzn. USA (w związku z korzystaniem z platformy Google Drive). Organizator informuje, że korzysta z platformy Google Drive, która transferuje dane do USA na podstawie Standardowych Klauzul Umownych.

IV Postanowienia końcowe

1. Regulamin obowiązuje od dnia 01.06.2024.

2. W przypadkach nieuregulowanych w Regulaminie, zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

Załącznik do Regulaminu Imprezy Firmowej

ZGODA NA PUBLIKACJĘ WIZERUNKU

Jako Uczestnik Imprezy Firmowej organizowanej dn 24.06.2024, wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Software Solutions Sp. z o.o. („Organizator”), mojego wizerunku.

Zgoda obejmuje łącznie nieograniczone w czasie, nieograniczone co do terytorium (w szczególności w Internecie - na stronie internetowej oraz social mediach Organizatora), nieodpłatne, wielokrotne rozpowszechnianie przez Organizatora wizerunku w celu promocji jego działalności.

Oświadczam, że zostałem/am poinformowany/a o zasadach przyszłego przetwarzania danych oraz o przysługujących mi uprawnieniach, określonych w rozdziale III Regulaminu Imprezy Firmowej).

Imię i nazwisko Jan Kowalski

Data 24.06.2024

Podpis .................