Regulamin monitoringu GPS pojazdów służbowych

Monitoring GPS

1. Pracodawca w zakresie samochodów służbowych oddanych w użytkowanie pracownikom wprowadził System Lokalizacji Pojazdów (monitoring GPS).

2. Funkcjonowanie monitoringu GPS jest niezbędne ze względu na:

a) zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy, w szczególności poprzez właściwe określenie zadań dla poszczególnych pracowników oraz przyporządkowanie dla ich wykonania właściwych tras przejazdu zapewniających optymalną realizację powierzonych zadań (Uwaga: podano jako przykład obrazujący realizację ww. przesłanki),

b) zapewnienie właściwego użytkowania samochodów służbowych, poprzez zapewnienie zgodności użytkowania z przepisami prawa o ruchu drogowym oraz obowiązującej u pracodawcy polityki dotyczącej użytkowania pojazdów mechanicznych (Uwaga: podano jako przykład obrazujący realizację ww. przesłanki. Powyższe przesłanki muszą występować łącznie).

3. Jednocześnie informuję się, że monitoring GPS nie narusza dóbr osobistych pracownika.

4. Monitoring GPS polega na zainstalowaniu w samochodach służbowych nadajników geolokalizacyjnych GPS zbierających dane o lokalizacji danego pojazdu, a mianowicie dane dotyczące:

a) położenia geograficznego samochodu służbowego,

b) prędkości, z jaką porusza się samochód służbowy,

c) sygnałów alarmowych odnotowanych przez system, np. awaryjne hamowanie (Uwaga: powyższe podano jako przykład obrazujący sposób realizacji monitoringu GPS).

5. Monitoring GPS stosowany jest w sposób ciągły – we wszystkie dni robocze oraz wolne od pracy i święta, 24 godziny na dobę (Uwaga: podano przykładowo, mogą istnieć inne możliwości techniczne realizacji monitoringu GPS).

6. Monitoringu GPS dokonują upoważnione przez Pracodawcę osoby, które po otrzymaniu stosownych uprawnień uzyskują dostęp do całej zawartości zbioru zawierającego dane geolokalizacyjne poszczególnych samochodów służbowych (Uwaga: podano przykładowo).

7. Dane o lokalizacji danego pojazdu są przechowywane przez 36 miesięcy, na jaki została zawarta umowa leasingu danego pojazdu lub do osiągnięcia limitu 150 000 przebytych kilometrów w ramach zawartej umowy leasingu, określonych w obowiązującej u Pracodawcy polityki dotyczącej użytkowania pojazdów mechanicznych. Dalsze przetwarzanie danych o lokalizacji pojazdu jest możliwe w sytuacji dochodzenia lub obrony roszczeń dotyczących zdarzeń, w których uczestniczyły samochody służbowe wyposażone w System Lokalizacji Pojazdu (Uwaga: podano przykładowo w celu zobrazowania, w jaki sposób można określić okres przechowywania danych osobowych uzyskanych poprzez monitoring GPS)¹.

8. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o zasadach i celach stosowania monitoringu GPS w zakładzie pracy.

9. Pracodawca oznaczył w samochodach służbowych w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków graficznych stosowanie monitoringu GPS.

¹ Należy wskazać okres przechowywania/retencji danych osobowych uzyskanych poprzez monitoring GPS, należy rozróżnić okres przechowywania danych w przypadku zwykłego użytkowania samochodu od archiwizacji danych w sytuacjach szczególnych, np. wystąpienia wypadku.