Regulamin podróży służbowych

Regulamin odbywania i rozliczania podróży służbowych

§ 1.Zasady ogólne związane z odbywaniem podróży służbowych

1. Niniejszy Regulamin określa zasady odbywania podróży służbowych pracowników Software Solutions Sp. z o.o. (zwanego dalej „Pracodawcą”), z wyłączeniem członków Zarządu Pracodawcy.

2. Postanowienia niniejszego Regulaminu mają odpowiednie zastosowanie również do „zleceniobiorcy” i „zleceniodawcy”.

3. Przy planowaniu podróży służbowych należy się kierować zasadą racjonalizacji wydatków i maksymalizacji wykorzystania czasu, a także uzasadnionymi potrzebami Pracodawcy.

4. Odpowiedzialność za zasadność delegowania pracownika w podróż służbową oraz warunki jej odbywania ponosi delegujący, o którym mowa w ust. 5 poniżej.

5. Do delegowania Pracownika poprzez zatwierdzenie odpowiedniego druku polecenia wyjazdu służbowego uprawnieni są:

1) członkowie Zarządu – dla dyrektorów i kierowników,

2) dyrektorzy/kierownicy – dla pozostałych pracowników.

6. Z tytułu podróży służbowej odbywanej w okresie od 15.03.2024 do 20.03.2024 i w Warszawie określonym przez delegującego pracownikowi przysługują:

1) diety – przeznaczone na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia,

2) zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

3) zwrot innych udokumentowanych wydatków,

z zastrzeżeniami wynikającymi z niniejszego Regulaminu.

7. Wszystkie pisemne polecenia wyjazdów służbowych rejestruje Dział Kadr po zatwierdzeniu przez osoby wskazane w ust. 5.

§ 2.Krajowe podróże służbowe

1. Służbową podróżą krajową jest wyjazd pracownika poza Kraków, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika, w celu wykonywania przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania projektowego – którego docelowym miejscem jest Gdańsk położona na terytorium Polski. Za służbową podróż krajową uważa się również część podróży zagranicznej:

1) w przypadku odbywanego drogą lądową przejazdu na obszarze kraju (do chwili przekroczenia granicy z Niemcami);

2) odbywanej drogą morską z miejsca rozpoczęcia podróży służbowej na terenie kraju, do chwili wyjścia statku/promu z portu w Gdańsku, w drodze powrotnej od chwili wejścia statku/promu do portu w Gdyni;

3) odbywanej drogą powietrzną/lotniczą – do chwili startu samolotu z lotniska w Krakowie na terenie Polski, w drodze powrotnej od chwili lądowania na lotnisku Balice na terenie Polski.

2. Polecenie wyjazdu służbowego:

1) krajową podróż służbową poprzedza wydanie pracownikowi przez pracodawcę lub Annę Kowalską upoważnioną przez pracodawcę pisemnego polecenia wyjazdu służbowego na druku „Polecenie Wyjazdu Służbowego”, w którym muszą się znaleźć m.in. takie informacje, jak: dane pracownika (Jan, Nowak, numer legitymacji służbowej), cel podróży, miejsce rozpoczęcia i miejsce docelowe podróży służbowej, termin jej trwania, środek transportu (pociąg, samochód, pozostałe) i ich klasa (standard), zadania do wykonania, względnie szkolenie lub konferencja, dodatkowe informacje;

2) delegowany pracownik nie ma obowiązku potwierdzania pobytu na druku „Lista obecności” przez firmę X/firmę Y, do których został delegowany. Pracodawca może jednak pracownika zobowiązać do uzyskania takiego potwierdzenia.

3. Miejsce rozpoczęcia podróży służbowej:

1) miejscem rozpoczęcia podróży służbowej jest miejscowość, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika określone w umowie o pracę;

2) w przypadku gdy pracownik wyjeżdża z miejscowości, które znajduje się na trasie podróży służbowej, miejscem rozpoczęcia podróży służbowej jest miejscowość, w której znajduje się adres zamieszkania pracownika.

4. Termin rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej:

1) termin rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca;

2) podróż służbowa rozpoczyna się w przypadku korzystania z publicznych środków transportu – w momencie odjazdu pociągu, autobusu (ewentualnie innych pojazdów), wylotu samolotu, wypłynięcia statku/promu; jeżeli środek transportu odjeżdża, wylatuje lub wypływa z opóźnieniem, a pracownik oczekuje na odjazd, wylot lub wypłynięcie w miejscu rozpoczęcia podróży służbowej, wówczas podróż służbowa rozpoczyna się w momencie planowanego odjazdu środka komunikacji;

3) w przypadku korzystania z niepublicznych środków transportu (samochód służbowy lub prywatny) – podróż służbowa rozpoczyna się w momencie wyjazdu z miejsca, tj. np. siedziby pracodawcy lub miejsca zamieszkania pracownika (jeżeli jedzie on prywatnym samochodem z domu);

4) podróż służbowa kończy się w przypadku korzystania z publicznych środków transportu – w momencie przyjazdu pociągu, autobusu (ewentualnie innych pojazdów), przylotu samolotu, przypłynięcia statku/promu do miejsca, z którego podróż służbowa została rozpoczęta; jeżeli środek transportu przyjeżdża, przypływa lub przylatuje z opóźnieniem w stosunku do terminu planowanego, podróż kończy się z tym momentem;

5) w przypadku korzystania z niepublicznych środków transportu (samochód służbowy lub prywatny) – podróż służbowa kończy się w momencie powrotu samochodu do miejsca postoju, tj. np. siedziby pracodawcy lub miejsca zamieszkania pracownika (jeżeli jedzie on prywatnym samochodem z domu lub wraca służbowym, ale bezpośrednio do domu).

5. Dieta w czasie podróży krajowej wynosi 60 zł za dobę podróży, z zastrzeżeniem ust. 6 i 7.

6. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania, w następujący sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

a) mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

b) od 8 godzin do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

c) ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną a rozpoczętą dobę:

a) do 8 godzin – przysługuje 1/2 diety,

b) ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

3) dieta nie przysługuje:

a) za czas delegowania do miejsca pobytu stałego lub czasowego pracownika,

b) gdy pracownik przebywający w podróży trwającej co najmniej 14 dni przyjeżdża w dniu wolnym od pracy do miejsca pobytu stałego lub czasowego i z powrotem,

c) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.

7. Kwota 60 zł, o której mowa w ust. 5, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie – 25% diety,

2) obiad – 50% diety,

3) kolacja – 25% diety.

8. W przypadku korzystania przez pracownika z imprezy integracyjnej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 7 stosuje się odpowiednio.

9. Koszty przejazdu:

1) koszty przejazdu uzależnione są od środka transportu, jakim poruszał się pracownik w podróży służbowej; o rodzaju środka transportu decyduje delegujący; delegujący ma obowiązek wpisania rodzaju środka transportu na druku „Polecenie Wyjazdu Służbowego i Rozliczenie Delegacji”;

2) zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu wraz ze związanymi z nią opłatami, w tym bagażem z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje;

3) zwrot kosztów przejazdu nie przysługuje, gdy środek transportu zapewniony jest przez pracodawcę lub firmę zapraszającą;

4) na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub innym pojazdem niebędącym własnością pracodawcy; w takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

10. Koszty dojazdu do pracy w podróży służbowej:

1) w przypadku gdy w miejscu oddelegowania pracownik musi dojechać z hotelu (dworca, lotniska) do miejsca, w którym wykonuje zlecone mu w ramach podróży służbowej zadania, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety;

2) ryczałt nie przysługuje pracownikowi, który nie poniósł kosztów dojazdu.

11. Zasady zwrotu kosztów noclegów w podróży służbowej:

1) za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości określonej w rachunku lub fakturze, z tym że ustala się następujące limity za nocleg:

a) nie więcej niż 200 zł za nocleg w Krakowie,

b) nie więcej niż 250 zł za nocleg w Warszawie;

2) w razie nieprzedłożenia rachunku/faktury za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 20% diety;

3) pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów za nocleg, gdy nocleg zapewnia pracodawca lub strona zapraszająca;

4) ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godziną 22:00 a 7:00;

5) zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu odbywającego się w godzinach, o których mowa w pkt 4), a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejsca stałego lub czasowego zamieszkania.

12. Zaliczka na wyjazd:

1) pracodawca na wniosek pracownika ma obowiązek przyznać zaliczkę na niezbędne koszty podróży; zaliczka winna obejmować wyłącznie wydatki związane z kosztami podróży służbowej;

2) fakt udzielenia zaliczki, jak również jej kwota i termin udzielenia, powinny być odnotowane przez Dział Księgowości.

13. Rozliczenie kosztów podróży:

1) pracownik ma obowiązek rozliczenia wszystkich kosztów podróży służbowej w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży – w przypadku niedotrzymania tego terminu, potrącenie zaliczki następuje z wynagrodzenia pracownika w terminie wypłaty;

2) po powrocie z podróży służbowej pracownik wypełnia formularz kosztów podróży, podając faktycznie poniesione koszty oraz przysługujące mu diety; do rozliczenia kosztów podróży służbowej pracownik dołącza dokumenty, w szczególności bilety, rachunki, faktury potwierdzające poszczególne wydatki (oprócz wydatków objętych ryczałtami);

3) jeżeli z rachunku/faktury za nocleg jednoznacznie nie wynika, że w cenie noclegu zostało wliczone śniadanie, wówczas na rachunku/fakturze należy zamieścić adnotację: „śniadanie wliczone” lub „śniadanie niewliczone”;

4) formularz pracownik przedkłada osobie, która go delegowała, do sprawdzenia i akceptacji pod względem merytorycznym;

5) Dział Księgowości dokonuje kontroli formalnej i rachunkowej kosztów podróży służbowej, weryfikuje rozliczenia, a następnie dokonuje wypłaty;

6) nierozliczone w terminie zaliczki na pokrycie kosztów podróży służbowej będą potrącane z wynagrodzenia pracownika, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie Pracy;

7) dokument związanej z rozliczeniem kosztów podróży służbowej jest przechowywany w Dziale Kadr przez okres wynikający z obowiązujących przepisów.

§ 3.Zagraniczne podróże służbowe

1. Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie przez Pracownika na polecenie Pracodawcy projektu wdrożeniowego poza granicami Polski.

2. W stosunku do odcinka podróży służbowej odbywanej w Polsce do momentu uznawanego za moment przekroczenia granicy kraju należy stosować zasady postępowania właściwe dla krajowych podróży służbowych.

3. Polecenie wyjazdu służbowego:

1) zagraniczną podróż służbową poprzedza wydanie pracownikowi przez pracodawcę lub Annę Wiśniewską upoważnioną przez pracodawcę pisemnego polecenia wyjazdu służbowego, w którym muszą się znaleźć m.in. takie informacje, jak: dane pracownika (Anna, Nowak), cel podróży i miejsce docelowe podróży, termin podróży służbowej, środek transportu (pociąg, samochód, pozostałe) i ich klasa (standard), zadania do wykonania względnie szkolenie lub konferencja;

2) wszystkie wnioski na wyjazd służbowy za granicę rejestruje Dział Kadr, po podpisaniu przez osoby upoważnione do wydania polecenia wyjazdu.

4. Czas pobytu pracownika poza granicami kraju:

1) termin rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca; czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

a) lądowej – od chwili przekroczenia granicy Polski w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy Niemiec w drodze powrotnej do kraju,

b) lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na lotnisku w kraju,

c) morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu w Gdańsku do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu w Gdyni;

2) wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych krajach jest określona w załączniku nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej;

3) dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla kraju podróży i jest obliczana w następujący sposób:

a) za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości,

b) za niepełną dobę podróży:

– do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

– ponad 8 godzin do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

– ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

5. Ograniczenia i zmiany wysokości diety:

1) pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent na wyżywienie, dieta nie przysługuje; jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety;

2) pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z przepisami poprzedzającymi;

3) kwota diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

a) śniadanie – 25% diety,

b) obiad – 50% diety,

c) kolacja – 25% diety;

4) w przypadku korzystania przez pracownika z oferty all inclusive, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy pkt 3 stosuje się odpowiednio;

5) za każdy dzień (dobę) pobytu w hotelu lub innym obiekcie noclegowym za granicą pracownikowi przysługuje 25% diety.

6. Koszty przejazdu:

1) środek transportu, jego standard i klasę określa pracodawca;

2) zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego przez pracodawcę środka transportu, wraz z opłatami, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje; jeżeli pracownik, za zgodą pracodawcy, korzysta z transportu własnym samochodem osobowym, motocyklem lub innym pojazdem, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w kwocie stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

7. Ryczałty na dojazdy:

1) pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca, lotniska, portu lub terminalu w wysokości jednej diety w kraju za granicą oraz w miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu;

2) na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży;

3) wymienione wyżej ryczałty nie przysługują, jeżeli:

a) pracownik odbywa podróż samochodem osobowym, motocyklem lub innym pojazdem (służbowym lub prywatnym),

b) strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy,

c) pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wskazane ryczałty.

8. Koszty noclegu:

1) za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem lub fakturą w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia;

2) w razie nieprzedłożenia rachunku/faktury za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 20% diety, jednakże ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu;

3) Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem/fakturą, w kwocie przekraczającej limit;

4) jeżeli Pracodawca lub strona zagraniczna zapewnia pracownikowi nocleg, wówczas nie przysługuje zwrot kosztów noclegu ani ryczałt.

9. Zaliczka:

1) Pracodawca przyznaje pracownikowi zaliczkę w walucie na niezbędne koszty podróży zagranicznej w kwocie wynikającej ze wstępnej kalkulacji kosztów;

2) za zgodą pracownika zaliczka, o której mowa w pkt 1, może być wypłacona w złotych, w kwocie stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie, według średniego kursu waluty w stosunku do złotego określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

10. Rozliczenie kosztów podróży i zaliczki:

1) Pracownik ma obowiązek rozliczyć koszty podróży w terminie 7 dni od dnia zakończenia podróży; w przypadku niedotrzymania tego terminu potrącenie zaliczki następuje z wynagrodzenia pracownika w terminie wypłaty;

2) do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (bilety, rachunki, faktury) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami; jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku dokumentu;

3) dokumenty potwierdzające rozliczenie kosztów podróży sprawdzane są przez Dział Księgowości pod względem zgodności merytorycznej oraz formalno-rachunkowym;

4) w przypadku pobrania zaliczki na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej pracownik jest obowiązany dokonać jej rozliczenia w walucie otrzymanej zaliczki, w złotych albo w euro, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia;

5) formularz w sprawie wyjazdu służbowego dostarczony przez pracownika do rozliczenia niewłaściwie (nieterminowo), błędnie (niekompletnie) i bez załączonych dokumentów nie stanowi podstawy do wypłaty poniesionych kosztów delegacji służbowych za okres sprawozdawczy;

6) pracownik powracający z delegacji zagranicznej zobowiązany jest do złożenia pisemnego sprawozdania z odbytej podróży służbowej w terminie 3 dni; sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone przez delegującego.

§ 4.Postanowienia końcowe

1. Każda zmiana postanowień zawartych w niniejszym regulaminie wymaga aneksu w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

2. W sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają obowiązujące przepisy prawa:

1) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510),

2) Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167 ze zm.).

..........................................(Prezes Zarządu)