Regulamin użytkowania pomieszczeń służbowych

Regulamin użytkowania pomieszczeń służbowych przez pracownika, który wykorzystuje to pomieszczenie do realizacji zadań służbowych z uwzględnieniem ochrony danych osobowych¹

I.   Wprowadzenie

1. Regulamin określa zasady korzystania z pomieszczeń służbowych udostępnionych przez Cybernetics Sp. z o.o.² i obowiązki osób przebywających w tych pomieszczeniach, w zakresie zapewnienia poufności informacji.

2. W Regulaminie pod określeniem "pracownik" należy rozumieć zarówno osoby zatrudnione w ramach stosunku pracy, jak i współpracowników, na stale wykonujących zadania w ramach umów cywilnoprawnych wymagające dostępu do zasobów sprzętowych i informacyjnych organizacji, a także wolontariuszy, stażystów, praktykantów. Pod określeniem "Cybernetics Sp. z o.o." należy rozumieć zarówno Cybernetics Sp. z o.o., jak i zlecającego usługi.

3. Przez informacje poufne należy rozumieć dane osobowe klientów, dane finansowe firmy, strategię rozwoju produktu, a także inne informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa lub mogące mieć wpływ na bezpieczeństwo informacji podlegających ochronie, jak sposób ich zabezpieczenia.

4. Postanowienia Regulaminu obowiązują wszystkich pracowników.

II.   Zasady ogólne

1. Pomieszczenia biurowe powinny być zabezpieczone drzwiami zamykanymi na klucz.

2. Klucze do pomieszczeń nie mogą pozostawać w zamkach.

3. Dokumenty w formie papierowej oraz elektroniczne nośniki danych (płyty CD, DVD, pendrive, dyski zewnętrzne, itp.) powinny być przechowywane w szafach zamykanych na klucz.

4. Klucze do szaf po zakończeniu pracy muszą być wyjmowane z zamków i przechowywane w niedostępnym dla osób postronnych miejscu.

5. Monitor komputera jest ustawiony w taki sposób, że osoby postronne nie uzyskują do niego wglądu.

6. W budynku są zastosowane środki ochrony przeciwpożarowej (np. gaśnice, koc pożarowy).

7. Dokumenty oraz inne nośniki danych (np. CD, DVD) zawierające dane osobowe klientów po ustaniu przydatności są niszczone w sposób mechaniczny za pomocą niszczarek dokumentów. Obowiązuje zasada niszczenia na bieżąco.

8. Obowiązuje zasada blokowania komputera przy każdym opuszczeniu stanowiska pracy. Ponowny dostęp do komputera jest możliwy tylko po podaniu loginu i hasła.

9. Obowiązuje zasada blokowania urządzeń mobilnych. Dostęp do urządzeń mobilnych wymaga uwierzytelnienia.

10. Przebywanie w pomieszczeniach osób postronnych (klienci, personel sprzątający, pracownicy innych działów) wymaga obecności osoby uprawnionej do przebywania w pomieszczeniu, w szczególności pracownika, którego stanowisko pracy znajduje się w tym pomieszczeniu.

11. Obowiązuje zasada czystego biurka.

III. Obowiązki pracowników

1. Pracownik jest zobowiązany do stosowania zasad określonych w Regulaminie.

2. Należy korzystać tylko i wyłącznie z wyznaczonego stanowiska pracy.

3. Ułożenie bieżących dokumentów powinno uwzględniać zapewnienie ich należytej ochrony przed osobami nieuprawnionymi. W szczególności poprzez zasłonięcie lub odwrócenie na drugą stronę, aby osoba postronna nie mogła zapoznać się z ich treścią.

4. Pracownik zapewnia, że sprzątanie w jego pomieszczeniu odbywa się pod przy jego obecności. Jeżeli spełnienie zasady nie jest możliwe, jest zobowiązany do uprzedniego zamknięcia wszystkich dokumentów w szafie zamykanej na klucz, zniszczenia zbędnych dokumentów w niszczarce i zablokowania lub wyłączenia komputera, aby osoba postronna nie miała możliwości uzyskania dostępu do danych firmowych.

5. Należy bezwzględnie przestrzegać ograniczeń w zakresie liczby osób przebywających w pomieszczeniu, w szczególności ograniczać liczbę klientów, tak by było możliwe zachowanie bezpiecznego dystansu pomiędzy wszystkimi osobami przebywającymi w pomieszczeniu oraz poufności przetwarzanych informacji.

6. Opuszczając na chwilę stanowisko pracy pracownik jest zobowiązany:

• jeżeli sam zajmuje pomieszczenie, zamknąć okna, zamknąć drzwi oraz zabrać klucz ze sobą;

• jeżeli dzieli pomieszczenie z innymi osobami, które pozostaną w pomieszczeniu, zastosować zasadę czystego biurka.

7. Na koniec dnia pracy należy zniszczyć wszystkie zbędne dokumenty, w szczególności wydruki robocze w niszczarce.

8. Należy niezwłocznie usuwać wydruki, skanowane lub kopiowane dokumenty z urządzeń drukująco-kopiujących, w celu uniemożliwienia zapoznania się z nimi osobom postronnym.

9. Jeżeli pomieszczenie jest współdzielone z innymi pracownikami, należy postępować zgodnie z przyjętą w organizacji polityką kluczy, a jeżeli polityka nie została wdrożona, uzgodnić zasady chowania i wymiany kluczy do szafek i pomieszczeń, tak aby nie pozostawały w zamkach pod nieobecność pracowników.

¹Regulamin ma charakter ogólny, jest wzorem, który może być dowolnie modyfikowany i dostosowywany.

²Można wskazać nazwę firmy, aby dokument był bardziej przystępny dla jego odbiorców.