Regulamin użytkowania samochodów służbowych

Polityka Używania Samochodów Służbowych

Regulamin

używania pojazdów samochodowych

wykorzystywanych wyłącznie w celach służbowych.

Rozdział I. Postanowienia ogólne

§1

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Pracodawca bądź Spółka - Firma Przykładowa Sp. z o.o.

• Regulamin - Polityka Używania Samochodów Służbowych - Regulamin używania pojazdów samochodowych wykorzystywanych w celach służbowych;

• dział – wyodrębniona zgodnie ze strukturą organizacyjną Spółki komórka, wykonująca określone przez Pracodawcę obowiązki;

• obowiązki pracownicze i zadania służbowe – obowiązki Pracownika wynikające ze stosunku pracy łączącego go ze Spółką oraz obowiązki innych użytkowników samochodów wynikające ze stosunku prawnego łączącego ich ze Spółką;

• samochód służbowy – samochód będący w dyspozycji Spółki; samochodami służbowymi są zarówno pojazdy stanowiące własność Spółki (w szczególności środki trwałe), jak i wykorzystywane przez Spółkę na podstawie umowy najmu, leasingu, użyczenia lub innej umowy, której stroną jest Spółka; za samochody służbowe nie są uznawane samochody Pracowników i osób współpracujących wykorzystywane na potrzeby Pracodawcy;

• użytkownik samochodu bądź Pracownik – osoba zatrudniona przez Pracodawcę na podstawie umowy o pracę, zlecenia lub o dzieło, korzystająca z samochodu służbowego; pojęcie Pracownika użyte w Regulaminie obejmuje również osoby zatrudnione przez Spółkę na podstawie umowy zlecenia lub umowę o dzieło,

• upoważniony Pracownik – Pracownik Spółki, który został umocowany przez Pracodawcę do reprezentowania go w sprawach samochodów służbowych zarówno wewnątrz Spółki jak i wobec podmiotów trzecich, oraz do podejmowania decyzji w sprawie korzystania z samochodów służbowych;

Zastosowanie powyższych pojęć w liczbie mnogiej nie powoduje zmiany ich znaczenia.

§2

• Niniejszy Regulamin normuje obowiązujące w Spółce zasady korzystania przez Pracowników z samochodów służbowych będących w dyspozycji Pracodawcy.

• Samochód służbowy może być wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych.

§3

• Przestrzeganie postanowień niniejszego Regulaminu należy do obowiązków wszystkich użytkowników samochodów.

• Samochodem służbowym może kierować wyłącznie użytkownik samochodu posiadający odpowiednią kategorię prawa jazdy.

§4

• Samochody służbowe przyznawane są do użytkowania:

• jako narzędzie do świadczenia konkretnych obowiązków i określonych zadań w sposób ciągły, wykorzystywany przez konkretnego Pracownika, któremu powierzono samochód służbowy – tzw. "samochód przypisany",

• jako narzędzie do wykonywania obowiązków i zadań w sposób doraźny, w ramach działu lub kilku działów, tj. w jednym dniu przez więcej niż jednego Pracownika - tzw. "samochód nieprzypisany".

• Do samochodów nieprzypisanych, w szczególności mogą być zaliczane:

• samochody dostawcze,

• samochody osobowe typu kombi.

§5

W celu racjonalnego wykorzystania samochodu służbowego przejazd samochodem powinien odbywać się najkrótszą, najbardziej efektywną ze względu na cel przejazdu lub najszybszą drogą, pod warunkiem, że jest to uzasadnione okolicznościami, a w szczególności jeżeli jest to konieczne ze względu na przedmiot powierzonych obowiązków pracowniczych i zadań służbowych.

Rozdział II. Polityka bezpieczeństwa

§6

• Eksploatowanie samochodu służbowego winno odbywać się z zachowaniem bezpieczeństwa i ekonomicznych warunków jazdy, z przestrzeganiem obowiązujących norm zużycia paliwa.

• Użytkownicy samochodów, tak korzystający z samochodu przypisanego jak i nieprzypisanego, zobowiązani są sprawować należytą pieczę nad powierzonym im pojazdem, a w szczególności zobowiązani są do:

• użytkowania samochodu służbowego zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa o ruchu drogowym,

• utrzymywania samochodu w należytym stanie technicznym, w tym do dokonywania codziennej kontroli: oświetlenia, stanu ogumienia, poziomu oleju w silniku oraz płynu w układzie chłodniczym,

• w przypadku zauważenia awarii czy usterek – do niezwłocznego zgłoszenia ich Kierownikowi Działu Administracji,

• dokonywania tankowania właściwego paliwa do baku paliwowego samochodu służbowego,

• zgłaszania Kierownikowi Działu Administracji informacji o konieczności przeglądów i zabiegów konserwacyjnych, określonych w instrukcji eksploatacyjnej i gwarancyjnej samochodu,

• przestrzegania warunków gwarancji, instrukcji obsługi pojazdu i zasad jego użytkowania pod rygorem poniesienia kosztów w wysokości wynikających z art. 119 Kodeksu pracy; postanowienie wcześniejsze stosuje się odpowiednio do użytkowników samochodów nie pozostających ze Spółką w stosunku pracy,

• dbania o dokumenty pojazdu.

Rozdział III. Powierzenie i zwrot samochodu służbowego

§7

Samochód służbowy pozostaje do dyspozycji użytkownika samochodu wyłącznie w czasie (w godzinach) wykonywania przez niego obowiązków pracowniczych i zadań służbowych oraz na potrzeby realizacji obowiązków pracowniczych i zadań służbowych.

§8

• Podstawę do skorzystania z przejazdu/ów samochodem służbowym stanowi:

• upoważnienie do prowadzenia pojazdów służbowych, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu, a które udzielane jest użytkownikowi samochodu na okres 12 miesięcy wskazany w upoważnieniu lub na czas istnienia stosunku prawnego łączącego Spółkę z użytkownikiem samochodu;

• wpis w kartotece używania samochodu nieprzypisanego, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.

• Kontrolę nad zasadnością używania samochodu służbowego sprawuje Kierownik Działu Administracji.

§9

• Z zastrzeżeniem pkt 4, powierzenie samochodu służbowego następuje na podstawie pisemnego protokołu zdawczo-odbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.

• Wraz z samochodem użytkownikowi wydane zostają:

• komplet kluczy do samochodu (drugi komplet w posiadaniu pracodawcy),

• dowód rejestracyjny,

• dokument potwierdzający zawarcie ubezpieczenia.

• Dokumenty i klucze, o których mowa w pkt 2 do samochodów przypisanych (tj. o których mowa w pkt 1) przekazywane są użytkownikowi samochodu przez kierownika działu lub odpowiednio przez Kierownika Działu Administracji. Po zakończeniu pracy w danym dniu, użytkownik samochodu będącego samochodem przypisanym zobligowany jest do zdania dokumentów i kluczy, o których mowa w pkt 2, kierownikowi działu lub odpowiednio Kierownikowi Działu Administracji.

• Samochody nieprzypisane powierzane są użytkownikowi samochodu na podstawie wpisu w kartotece używania samochodu nieprzypisanego. Pozostałe postanowienie niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio.

• Samochód nieprzypisany, za zgodą Kierownika Działu Administracji, może być przekazany bezpośrednio pomiędzy Pracownikami. Fakt przekazania pomiędzy Pracownikami winien być niezwłocznie odnotowany w kartotece używania samochodu nieprzypisanego. Pozostałe przepisy Regulaminu stosuje się odpowiednio.

• W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do zasadności wydania samochodu nieprzypisanego Kierownikowi Działu Administracji, Pracownik przekazujący ma obowiązek uzyskać telefoniczną akceptację kierownika działu lub innej osoby upoważnionej przez Zarząd.

§ 10

• Samochód służbowy nie może być oddany do używania osobom trzecim, z tym zastrzeżeniem, że na polecenie Pracodawcy samochód służbowy, w tym samochód służbowy przyporządkowany, może być użyty przez innego Pracownika w celu wykonania przez niego określonych czynności służbowych. W przypadku, o którym mowa w poprzednim zdaniu, w odniesieniu do samochodów służbowych przyporządkowanych odpowiednio stosuje się przepisy Regulaminu dotyczące samochodów służbowych nieprzyporządkowanych.

• Spowodowanie przez użytkownika samochodu szkody, która nie zostanie pokryta w całości lub w części z ubezpieczenia powoduje odpowiedzialność majątkową tej osoby na zasadach określonych w art. 124 i następne Kodeksu Pracy. Postanowienia zawarte w poprzednim zdaniu stosuje się odpowiednio do użytkowników samochodów nie pozostających ze Spółką w stosunku pracy.

Rozdział IV. Obowiązki Spółki

§ 11

• Pracodawca pokrywa koszty:

• związane z bieżącą eksploatacją samochodów służbowych (paliwo, okresowa konserwacja nadwozia, przeglądy i naprawy, materiały eksploatacyjne, i in.);

• parkingów;

• ubezpieczenia pojazdów, w tym także dodatkowego ubezpieczenia, niezbędnego w przypadku wyjazdów zagranicznych, jeśli wyjazd taki ma charakter służbowy.

• Pracodawca ma obowiązek rozliczyć uzasadnione wydatki poniesione przez użytkownika samochodu, w związku z zakupem w imieniu i na rzecz Pracodawcy świadczeń niezbędnych lub przydatnych do używania samochodów na potrzeby służbowe.

• Pracodawca nie pokrywa kosztów będących skutkiem nieprawidłowego użytkowania samochodu oraz nieprzestrzegania przepisów drogowych, m.in.: mandatów, grzywien, kosztów holowania, opłat za parkowanie samochodu na parkingu policyjnym, kosztów serwisowych w związku z zatankowaniem niewłaściwego paliwa, kosztów naprawy/wymiany silnika związanych z jego zatarciem spowodowanym brakiem oleju, kosztów związanych z nieterminowym serwisowaniem, konsekwencji finansowych wynikających z braku badań technicznych oraz kosztów wydania nowych dokumentów (dowodu rejestracyjnego utraconego z winy użytkownika samochodu) i nowych tablic rejestracyjnych, jeśli ich utrata jest wynikiem zaniedbań ze strony użytkownika. Koszty takie obciążają użytkownika samochodu.

Rozdział V. Obowiązki użytkownika samochodu

§ 12

• Do obowiązków użytkownika samochodu należy w szczególności:

• po zakończonej pracy parkowanie samochodu służbowego w obrębie siedziby Pracodawcy lub przekazanie innemu umocowanemu użytkownikowi samochodu,

• dbanie o czystość samochodu służbowego,

• przestrzeganie zakazu palenia papierosów w samochodzie służbowym,

• przestrzeganie zakazu pozostawiania w samochodzie służbowym cennych przedmiotów,

• bezwzględne stosowanie zamontowanych w samochodzie służbowym zabezpieczeń przed kradzieżą;

• po zakończonej pracy, a w trakcie pracy po zakończeniu korzystania samochodu służbowego przekazanie samochodu służbowego, kluczy oraz właściwych dokumentów Pracownikowi przejmującemu samochód, kierownikowi działu lub Kierownikowi Działu Administracji, zgodnie z niniejszym Regulaminem.

• Do obowiązków Kierownika Działu Administracji, w zakresie objętym Regulaminem, należą w szczególności:

• kontrola zasadności wykorzystania samochodów służbowych;

• przekazywanie Pracownikowi przyjmującemu samochód służbowy przypisanych, dokumentów i kluczy, o których mowa w § 9 pkt 2;

• akceptacja wydania przez Kierownika Działu Administracji, samochodu nieprzypisanego Pracownikowi;

• odbieranie od Pracowników udających się na urlop lub zwolnienie lekarskie, kluczyków, dowodu rejestracyjnego samochodu i dokumentu potwierdzającego zawarcie ubezpieczenia, a także upoważnienia do prowadzenia samochodu;

• nadzór nad przestrzeganiem Regulaminu.

Rozdział VI. Koszty używania

§ 13

• Pracodawca pokrywa koszty eksploatacji powierzonego samochodu służbowego do celów służbowych.

• Dokonując bieżących płatności związanych z eksploatacją samochodu dla celów służbowych, takich jak opłata za paliwo, płyn do spryskiwaczy, myjnia itp., Pracownik zobowiązany jest do rozliczania kosztów na podstawie faktur wystawionych na Pracodawcę.

• Koszty mandatów i innych kar pieniężnych obciążają wyłącznie użytkownika samochodu.

Rozdział VII. Postępowanie w przypadku awarii, kolizji, zdarzeń losowych

§ 14

Pracownik, któremu powierzono w użytkowanie samochód służbowy, jest zobowiązany do niezwłocznego, lecz nie później niż w ciągu 24 godzin poinformowania Pracodawcy (telefonicznie pod nr tel. +48 123 456 789, +48 987 654 321 lub na adres e-mail: [email protected]) o każdym zaistniałym zdarzeniu i szkodzie oraz o ewentualnych roszczeniach innych uczestników zdarzenia. Powyższe dotyczy w szczególności: kolizji, wypadku drogowego, kradzieży pojazdu lub włamania do samochodu.

• W każdym przypadku wypadku drogowego, kolizji, kradzieży lub włamania do samochodu Pracownik zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia tego faktu organom Policji, bez względu na niekorzystne dla siebie okoliczności zdarzenia, z zastrzeżeniem drobnych szkód parkingowych, których sprawca nie jest znany.

Rozdział VIII. Zasady szczególne VAT-26

§ 15

• Użytkownik samochodu służbowego wykorzystywanego wyłącznie w działalności gospodarczej Pracodawcy, objętego zgłoszeniem VAT-26, zobowiązany jest dokonywać wpisów rejestrujących każde wykorzystanie tego pojazdu do ewidencji prowadzonej na potrzeby VAT.

• Wpis do ewidencji musi być dokonany bezpośrednio po skorzystaniu z pojazdu z zachowaniem chronologii korzystania z pojazdu.

• Dla zapewnienia możliwości realizacji obowiązku wynikającego z pkt 2, w trakcie miesiąca rozliczeniowego w VAT, którego dotyczy ewidencje musi ona być przechowywana w sposób umożliwiający Pracownikowi zdającemu samochód dokonanie wpisu.

• Dla każdego okresu rozliczeniowego w VAT prowadzone są odrębne karty ewidencji tworzące łącznie ewidencję przebiegu pojazdu.

• Ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona jest oddzielnie dla każdego pojazdu i powinna zawierać co najmniej:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;

• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;

• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;

• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu (zgodnie z pkt 1);

• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego w podatku od towarów i usług oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji w znaczeniu VAT, czyli w przypadku zmiany przeznaczenia pojazdu w znaczeniu art. 86a ust. 14 ustawy o VAT (aktualizacja VAT-26);

• potwierdzenie na koniec każdego okresu rozliczeniowego autentyczności wpisów osób kierujących dokonywane przez osobę reprezentującą Pracodawcę.

• Wzór ewidencji stanowi załącznik nr 4 do regulaminu.

• Osobą odpowiedzialną za prawidłowe i bieżące prowadzenie ewidencji jest: Jan Kowalski. Osoba, o której mowa w poprzednim zdaniu może zostać umocowana przez Pracodawcę (zgodnie z zasadami reprezentacji) do potwierdzania autentyczności, o którym mowa w pkt 5 lit. f.

Rozdział IX. Zasady odpowiedzialności materialnej

§ 16

• Pracownik przyjmuje odpowiedzialność materialną za powierzony mu samochód służbowy na zasadach określonych w art. 124 i następne Kodeksu pracy.

• Pracownik zobowiązany jest do zapłaty wszelkich mandatów/kar/grzywien/opłat dodatkowych związanych z korzystaniem przez niego z pojazdu. Po zaistnieniu długu, użytkownik samochodu zobowiązany jest do złożenia jednorazowego oświadczenia, w którym wyraża zgodę na potrącenie z wynagrodzenia określonej kwoty mandatów karnych lub podwyższonych opłat za parkowanie, wystawionych w okresie 3 miesięcy korzystania z samochodu.

• Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną w przypadku każdej zawinionej przez siebie szkody powstałej na skutek:

• naruszenia przepisów prawa, w tym zwłaszcza ustawy – Prawo o ruchu drogowym, w szczególności powstałej w przypadku jazdy w stanie po spożyciu alkoholu lub innych środków odurzających,

• przedwczesnego zużycia samochodu spowodowanego niewłaściwą jego eksploatacją potwierdzoną przez Kierownika Działu Technicznego.

• Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną w przypadku włamania do samochodu służbowego lub kradzieży powierzonego mu samochodu służbowego, w przypadku nieprawidłowego zabezpieczenia pojazdu lub zaistnienia innych okoliczności wyłączających odpowiedzialność ubezpieczyciela pojazdu (np. pozostawienie kluczyków w stacyjce, dokumentów pojazdu w samochodzie itp.).

• Pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za szkody powstałe w wyniku używania samochodu przez nieuprawnione osoby.

• Pracownicy, mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność za powierzony im wspólnie samochód służbowy. Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej zawarta na piśmie przez pracowników z Pracodawcą. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie ustalenia, że szkoda w całości lub w części została spowodowana przez niektórych pracowników, za całość szkody lub za stosowną jej część odpowiadają tylko sprawcy szkody.

• Na potrzeby niniejszego Regulaminu samochód służbowy, którego dotyczy umowa o wspólnej odpowiedzialności pracowników za powierzone mienie traktowany jest jako samochód nieprzypisany, z tym zastrzeżeniem, że pojazd może być wykorzystywany wyłącznie z zachowaniem warunków określonych w umowie o współodpowiedzialności materialnej.

• Postanowienia zawarte w niniejszym paragrafie stosuje się odpowiednio do użytkowników samochodów nie pozostających ze Spółką w stosunku pracy.

Rozdział X. Regulacje końcowe

§ 21

1. Po ustaniu stosunku prawego łączącego Pracownika z Pracodawcą bez wezwania a w każdym innym przypadku na pisemne żądanie Pracodawcy Pracownik jest zobowiązany do zwrotu samochodu wraz z kompletem kluczyków i dokumentacją w terminie natychmiastowym.

2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego i inne obowiązujące przepisy prawa.

3. Niezależnie od odpowiedzialności na podstawie przepisów prawa pracy i prawa cywilnego pracownik może być pociągnięty do odpowiedzialności karnej i karno-skarbowej za czyny karalne przewidziane w takich przepisach, a w szczególności w przypadku ponoszenia winy za czyny karalne związane z wykorzystaniem samochodów zgłoszonych w trybie VAT-26 na potrzeby inne niż związane z działalnością gospodarczą Pracodawcy.

4. Nadzór nad przestrzeganiem regulaminu sprawuje Dyrektor Generalny.

5. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2023-10-27.

ZAŁĄCZNIKI DO REGULAMINU

Załącznik nr 1.

Warszawa, dnia 26.10.2023 r.

Firma Przykładowa Sp. z o.o.

Upoważnienie nr 123/2023

Upoważniam Anna Nowak

Specjalista ds. Marketingu

legitymującego się dowodem osobistym serii ABC 123456 nr 789012, wystawionym przez Prezydenta Miasta Warszawa,

oraz prawem jazdy kat. B nr DEF 789123, do prowadzenia samochodu służbowego marki Skoda o numerze rejestracyjnym WX 12345.

Jan Kowalski

Otrzymują:

1) Kierownik Działu Administracji

2) Anna Nowak

Załącznik nr 2.

Kartoteka używania pojazdu

Dane samochodu służbowego:

– marka: Skoda

– nr rejestracyjny: WX 12345

– nr nadwozia (podwozia): VIN1234567890

– nr silnika: ENG9876543210

– pojemność silnika: 1.4

– rok produkcji: 2022

– stan paliwa: 3/4

– stan licznika: 25000 km (licznik sprawny - prawidłowo zaplombowany).

Dokumenty samochodu:

Dowód rejestracyjny

Polisa OC/AC

Karta pojazdu

Dodatkowe wyposażenie:

Gaśnica

Trójkąt ostrzegawczy

Wykorzystanie pojazdu

Lp Data Czas Stanowisko odbierającego* Podpis Uwagi Data Czas Stanowisko odbierającego* Podpis Uwagi

od do od do

*W przypadku zwrotu na parking lub poboru z parkingu odbierającym/przekazującym jest portier.

Załącznik nr 3.

Warszawa, dnia 26.10.2023 r.

Firma Przykładowa Sp. z o.o.

PROTOKÓŁ

z przekazania samochodu służbowego

(z przyjęcia samochodu po zakończeniu użytkowania*)

Przekazujący (w imieniu pracodawcy): Jan Kowalski Kierownik Działu Administracji

Przyjmujący -– pracownik: Anna Nowak Specjalista ds. Marketingu

ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa

Dane samochodu służbowego:

– marka: Skoda

– nr rejestracyjny: WX 12345

– nr nadwozia (podwozia): VIN1234567890

– nr silnika: ENG9876543210

– pojemność silnika: 1.4

– rok produkcji: 2022

– stan paliwa: 1/2

– stan licznika: 25500 km (licznik sprawny – prawidłowo zaplombowany).

Dokumenty samochodu:

Dowód rejestracyjny

Polisa OC/AC

Karta pojazdu

Dodatkowe wyposażenie:

Gaśnica

Trójkąt ostrzegawczy

Apteczka

Uwagi dotyczące stanu technicznego samochodu:

Brak uwag

Czas użytkowania*:

– na okres 1 miesiąca od dnia 26.10.2023 do dnia 26.11.2023,

____________________________ ____________________________

(przekazujący) (przyjmujący)

Załącznik nr 4

[Dane podatnika - Firma Przykładowa Sp. z o.o., ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa, NIP 1234567890] za październik 2023

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU

nr rejestracyjny WX 12345

Data:

rozpoczęcia prowadzenia ewidencji: 01.10.2023

zakończenia prowadzenia ewidencji: 31.10.2023

Stan licznika:

na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji: 24000

na koniec każdego okresu rozliczeniowego: 25000

na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji: 25000

Liczba przejechanych kilometrów w okresie rozliczeniowym:

l.p. Data Cel Trasa Kilometry przejechane Stan na dzień zwrotu pojazdu Imię i nazwisko kierującej pojazdem Podpis

………………………………………………………………..

Potwierdzenie przez podatnika na koniec każdego okresu

rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby

kierującej pojazdem