Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Regulamin

Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Spółki "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o.

§1

Przepisy wstępne

1. Podstawę prawną gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych, zwanym w dalszej części "Funduszem” lub "ZFŚS”, stanowi:

– ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz.U. 1994 Nr 29 poz. 127), dalej „ustawa o ZFŚS”,

– ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz.U. 1991 Nr 55 poz. 234),

– rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (Dz.U. 2009 Nr 43 poz. 349),

– rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (Dz.U.UE.L.2016.119.1), dalej "RODO”.

2. Administratorem Funduszu zapewniającym jego organizacyjno-finansową obsługę oraz Administratorem danych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o. jako Pracodawca.

3. Dane osobowe na potrzeby działalności socjalnej są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa powszechnie obowiązującego wskazanymi w ust. 1 powyżej, w szczególności przepisami RODO.

ROZDZIAŁ I

§2

Definicje

Ilekroć mowa w niniejszym Regulaminie o:

a) danych osobowych – rozumie się dane osobowe, w rozumieniu. art. 4 pkt 1 i pkt 15 RODO, tj. dane identyfikujące osobę fizyczną (np. Jan Kowalski, 12.03.1980 r., ul. Kwiatowa 1, 00-001 Warszawa, dane dotyczące sytuacji życiowej, majątkowej i rodzinnej, w tym dane dotyczące zdrowia);

b) Komisji Socjalnej – rozumie się przez to Komisję, o której mowa w § 13 niniejszego Regulaminu, utworzoną w celu opiniowania Wniosków składanych przez Uprawnionych o przyznanie świadczenia socjalnego;

c) Planie Dofinansowania – rozumie się przez to roczny plan wskazujący wysokość dofinansowania wraz z progami dochodowymi dla poszczególnych świadczeń socjalnych finansowanych w danym roku, ustalany przez Pracodawcę do końca I kwartału roku kalendarzowego na dany rok, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu;

d) Pracodawcy – rozumie się przez to "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o. reprezentowaną w sprawach dotyczących ZFŚS przez Zarząd;

e) preliminarzu – rozumie się przez to roczny plan dochodów i wydatków ustalany przez Pracodawcę do końca I kwartału roku kalendarzowego na dany rok, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu;

f) Uprawnionym lub Uprawnionym do korzystania ze środków ZFŚS – rozumie się przez to jedną z osób, o których mowa w § 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu, której Pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu;

g) wniosku lub wniosku o przyznanie świadczenia socjalnego z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – rozumie się przez to wniosek składany przez Uprawnionego do Pracodawcy o przyznanie świadczenia socjalnego, opiniowany przez Komisję Socjalną.

§3

Ogólne zasady tworzenia i gospodarowania Funduszem

1. Fundusz jest funduszem spożycia zbiorowego, co oznacza w szczególności, że:

a) nieskorzystanie z usług lub świadczeń finansowanych lub organizowanych ze środków Funduszu nie uprawnia do otrzymania ekwiwalentu,

b) osoby, których wnioski zostały rozpatrzone odmownie, nie mają roszczenia o przyznanie usług lub świadczeń finansowanych lub organizowanych ze środków Funduszu.

2. Fundusz tworzy się z odpisu podstawowego, naliczanego corocznie według zasad określonych w ustawie o ZFŚS. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 50% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w ustawie o ZFŚS. Sytuacje, w których wysokość odpisu podstawowego jest odmienna niż wskazana w zdaniu poprzedzającym, określa ustawa o ZFŚS.

3. Środki Funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym i nie podlegają egzekucji, z wyjątkiem przypadków, gdy egzekucja prowadzona jest w związku ze zobowiązaniami Funduszu. Koszty prowadzenia rachunku bankowego obciążają koszty działalności Pracodawcy.

4. Odpis Podstawowy oraz jego zwiększenia powinny być przekazywane na rachunek bankowy Funduszu w terminach wskazanych w ustawie o ZFŚS.

5. Środki pozostające na rachunku bankowym Funduszu, które nie zostały wykorzystane w danym roku kalendarzowym, przechodzą na rok następny.

6. Podstawą gospodarowania środkami Funduszu jest:

a) ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych,

b) niniejszy Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,

c) Preliminarz,

d) Plan Dofinansowania.

7. Plan Dofinansowania zostanie niezwłocznie podany do wiadomości pracownikom po jego zatwierdzeniu przez Pracodawcę.

8. Ze środków Funduszu nie można pokrywać wydatków wykraczających poza zakres usług i świadczeń nim objętych.

ROZDZIAŁ II

§4

Osoby uprawnione do korzystania z Funduszu

1. Do korzystania ze świadczeń z Funduszu uprawnieni są:

a) Pracownicy zatrudnieni w "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o. na podstawie umowy o pracę, w tym pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych,

b) emeryci i renciści – byli Pracownicy "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o., którzy rozwiązali umowę o pracę w związku z przejściem na emeryturę lub rentę, o których mowa w ust. 2,

c) członkowie rodzin Pracowników "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o.:

– dzieci pracowników "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o. (dzieci własne, dzieci małżonka, oraz dzieci przysposobione, dzieci obce przyjęte na wychowanie i utrzymanie pozostające na utrzymaniu osoby uprawnionej do lat 25, jeśli kształcą się w szkole – do ukończenia nauki, nie dłużej jednak niż do ukończenia 26 lat),

– członkowie rodzin po zmarłych pracownikach, jeśli byli na ich utrzymaniu.

2. Emeryci lub renciści chcący skorzystać ze świadczeń Funduszu przysługujących emerytom lub rencistom, zobowiązani są do złożenia oświadczenia, iż po ustaniu stosunku pracy w "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o., nie podjęli zatrudnienia u innego Pracodawcy tworzącego Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i w związku z tym uprawnieni są do korzystania ze świadczeń przyznawanych przez "Słoneczne Ogrody" Sp. z o.o..

3. Oprócz oświadczenia, o którym mowa w ust. 2, emeryt lub rencista powinien przedłożyć także decyzję o przyznaniu renty lub emerytury (o ile decyzja taka nie została złożona wcześniej).

ROZDZIAŁ III

§5

Przeznaczenie środków Funduszu

1. Środki Funduszu przeznaczone są na:

a) zapomogi w przypadku ciężkiej choroby, trudnej sytuacji materialnej, zdarzeń losowych – w formie świadczenia pieniężnego lub rzeczowego – zwanego dalej: „zapomogą socjalną”,

b) dofinansowanie kosztu opieki nad dziećmi w żłobkach lub przedszkolach,

c) dofinansowanie wypoczynku urlopowego zorganizowanego przez pracownika we własnym zakresie,

d) pomoc finansową w postaci „wyprawek szkolnych” dla dzieci uczęszczających do szkoły,

e) świadczenia świąteczne,

f) działalność kulturalno-rekreacyjną w postaci organizacji spotkania z okazji Dnia Dziecka.

ROZDZIAŁ IV

§6

Ogólne zasady przyznawania i wypłaty świadczeń z Funduszu

1. Zakres i wysokość przyznawanych świadczeń uzależniona jest od sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej osób uprawnionych do korzystania ze środków ZFŚS, z wyjątkiem świadczeń przyznawanych na zasadzie powszechnej dostępności, o ile przewiduje to niniejszy Regulamin.

2. Kryterium dotyczące sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika oznacza, że przy ustalaniu wysokości świadczenia znaczenie ma sytuacja życiowa i materialna wszystkich członków jego rodziny, z którymi prowadzi wspólne gospodarstwo domowe.

3. Korzystanie z Funduszu wymaga każdorazowo przetwarzania przez Pracodawcę danych osobowych pracownika i członków jego rodziny. Przetwarzanie tych danych nie może jednak prowadzić do gromadzenia ich w zakresie szerszym, niż jest to konieczne dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane (zasada adekwatności danych w stosunku do celu ich przetwarzania przez Pracodawcę).

4. Pracodawca respektuje zasadę adekwatności danych w stosunku do celu ich przetwarzania, dbając o równowagę pomiędzy uprawnieniem osoby do dysponowania swymi danymi a interesem Pracodawcy.

5. Plan Dofinansowania obejmuje wysokość dofinansowania uzależnioną od sytuacji materialnej, tj. od dochodu miesięcznego na jednego członka rodziny, z zastrzeżeniem, iż przez dochód miesięczny rozumie się dochód netto z miesiąca poprzedzającego datę złożenia wniosku.

6. W celu ubiegania się o przyznanie świadczenia socjalnego uprawniony do korzystania z ZFŚS przedstawia wniosek o przyznanie świadczenia socjalnego według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu, zawierający:

a) informację o rodzaju świadczenia, o które ubiega się uprawniony,

b) oświadczenie o sytuacji rodzinno-majątkowej uprawnionego (imię i nazwisko członka rodziny, data urodzenia, stopień pokrewieństwa, dochód netto na jednego członka rodziny),

c) dokumenty wymagane do otrzymania określonego świadczenia, wskazane w § 7 do § 11, w tym dokumenty zawierające dane osobowe szczególnych kategorii ujawniające np. dane dotyczące zdrowia.

7. Osoba uprawniona, której przyznano świadczenie, zobowiązana jest zwrócić równowartość przyznanego świadczenia wraz z odsetkami, od dnia jego otrzymania do dnia zapłaty, w przypadku ujawnienia, że świadczenie przyznane zostało na podstawie przedłożonych przez nią nieprawdziwych dokumentów lub częściowo bądź w całości nieprawdziwych informacji, względnie z naruszeniem postanowień określonych niniejszym Regulaminem.

8. Pracodawca ma prawo żądania od Uprawnionego przedstawienia do wglądu pracodawcy dodatkowych dokumentów na temat sytuacji materialnej własnej oraz członków swojej rodziny, w przypadku, jeśli Pracodawca poweźmie wątpliwości w zakresie prawdziwości informacji zawartych we wniosku o przyznanie świadczenia socjalnego, o którym mowa w § 6 ust. 6 niniejszego Regulaminu. W szczególności w takim przypadku Pracodawca może żądać przedstawienia m.in.:

1) rocznego zeznania podatkowego PIT, np. deklaracje podatkowe PIT-37, PIT-36, PIT-36L, PIT-28 i inne,

2) oświadczenia o zarobkach z zakładu pracy członka rodziny.

9. Pracodawca nie dokonuje kopii deklaracji podatkowych oraz kopii innych dokumentów przedstawionych wraz w wnioskiem przez Uprawnionego, w sytuacji gdy nie jest to niezbędne.

10. Przedstawienie dokumentacji, o której mowa w ust. 6-8 jest dobrowolne, jednakże jej brak może uniemożliwić przyznanie świadczenia.