Zasady zachowania tajemnicy zawodowej

Przykład regulacji dla grupy zawodowej dotyczącej obowiązku zachowania tajemnicy

(fragment)

ROZDZIAŁ XII

Tajemnica zawodowa

Jan Kowalski powinien szanować poufność informacji otrzymanych podczas wykonywania zawodowych usług i nie powinien wykorzystywać ani ujawniać takich informacji bez właściwego i konkretnego upoważnienia, chyba że istnieje ustawowe lub zawodowe prawo lub obowiązek takiego ujawnienia.

4.1 Jan Kowalski ma obowiązek zachowania w tajemnicy, zdobytych w trakcie świadczenia usług zawodowych, informacji o sprawach klienta lub pracodawcy. Wymóg tajemnicy zawodowej obowiązuje także po zakończeniu powiązań pomiędzy Janem Kowalskim a klientem lub pracodawcą.

4.2 Tajemnica zawodowa powinna być przez Jana Kowalskiego zawsze przestrzegana chyba, że zostało przyznane specjalne upoważnienie do ujawnienia informacji, lub istnieje prawny lub zawodowy obowiązek ich ujawnienia.

4.3 Jan Kowalski ma obowiązek zapewnienia, że pracownicy pod jego kontrolą oraz osoby, od których otrzymywane są porady i inne formy pomocy przestrzegają zasady tajemnicy zawodowej.

4.4 Tajemnica zawodowa dotyczy nie tylko kwestii ujawniania informacji. Tajemnica zawodowa wymaga również, aby Jan Kowalski otrzymujący informacje w trakcie świadczenia usług zawodowych nie wykorzystywał ich, lub aby nie wydawało się, że wykorzystuje te informacje dla korzyści osobistych lub dla korzyści strony trzeciej.

4.5 Jan Kowalski ma dostęp do wielu poufnych informacji o sprawach klienta lub pracodawcy nie ujawnianych publicznie w inny sposób. Dlatego też, Jan Kowalski nie może bez upoważnienia ujawniać tychże informacji innym osobom. Zasada ta nie ma zastosowania w przypadku, gdy ujawnienie takich informacji umożliwia Janowi Kowalskiemu właściwe wykonanie obowiązków zgodnie ze standardami zawodowymi.

4.6 W interesie publicznym i zawodu leży, aby określone zostały standardy zawodowe dotyczące tajemnicy zawodowej oraz aby istniały wskazówki dotyczące charakteru i zakresu obowiązku tajemnicy zawodowej oraz okoliczności, w których ujawnienie informacji zdobytych w trakcie świadczenia usług zawodowych jest dopuszczalne lub wymagane.

4.7 Należy jednakże zauważyć, że poufność informacji jest częścią regulacji prawnych lub prawa zwyczajowego i dlatego też szczegółowe wymogi etyczne dotyczące tej kwestii będą zależały od systemów prawnych w Warszawie poszczególnych organizacji członkowskich.

4.8 Poniżej przedstawione są przykłady kwestii, które należy rozważyć podczas podejmowania decyzji czy poufne informacje mogą być ujawnione:

a. Gdy ujawnienie jest autoryzowane. Gdy klient lub pracodawca upoważnia do ujawnienia informacji, należy rozważyć interesy wszystkich stron, włączając w to osoby trzecie, których interesy mogłyby być naruszone.

b. Gdy ujawnienie jest wymagane przez prawo. Przykłady sytuacji, w których od Jana Kowalskiego prawo wymaga ujawnienia poufnych informacji to:

w celu przygotowania dokumentacji lub przedstawienia dowodów podczas trwania postępowania sądowego; oraz

w celu poinformowania Komisji Nadzoru Finansowego o odkrytych przypadkach naruszeń prawa.

c. Gdy ujawnienie jest obowiązkowe według wymogów lub praw zawodowych:

aby być w zgodzie z technicznymi standardami i wymogami etycznymi; takie ujawnienie nie jest sprzeczne z niniejszym rozdziałem;

aby chronić zawodowe interesy Jana Kowalskiego podczas postępowań sądowych;

aby podporządkować się przeglądowi jakości (lub przeglądowi wzajemnemu) przeprowadzanemu przez Polską Izbę Biegłych Rewidentów lub Stowarzyszenie Księgowych w Polsce;

oraz

aby odpowiednio zareagować na zapytania lub dochodzenia prowadzone przez Krajową Izbę Doradców Podatkowych lub Ministerstwo Finansów.

4.9 Gdy Jan Kowalski ustalił, że poufne informacje mogą być ujawnione, należy rozważyć:

czy wszystkie istotne fakty są znane i poparte dowodami, w takim zakresie w jakim jest to praktycznie uzasadnione; kiedy pojawi się fakt lub opinie nie poparte dowodami, należy wykorzystać zawodowy osąd w celu ustalenia czy ujawnienia należy dokonać, a jeśli tak, ustalić rodzaj ujawnienia

jaki jest oczekiwany sposób przekazania informacji, oraz do kogo ujawnienie ma być skierowane; w szczególności, Jan Kowalski powinien być pewien, że strony, do których informacja będzie kierowana są upoważnione oraz, że posiadają prawo działania na podstawie otrzymanej informacji; oraz

czy Jan Kowalski mógłby ponieść jakąkolwiek prawną odpowiedzialność po dokonaniu ujawnienia oraz jakie byłyby tego konsekwencje.

We wszystkich tego rodzaju sytuacjach Jan Kowalski powinien rozważyć potrzebę skonsultowania się z radcą prawnym i/ lub Polską Izbą Biegłych Rewidentów (lub Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce).