Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby upoważnionej do obsługi zgłoszeń wewnętrznych

Prawo

praca

Kategoria

zarządzenie

Klucze

inspektor, koordynator, obowiązki, obsługa zgłoszeń wewnętrznych, ochrona danych osobowych, poufność, procedury, rodo, sygnaliści, wyznaczenie osoby upoważnionej, zarządzanie zgłoszeniami, zarządzenie, zgoda sygnalistów

Zarządzenie w sprawie wyznaczenia osoby upoważnionej do obsługi zgłoszeń wewnętrznych określa proces przypisywania odpowiedzialności za przyjmowanie oraz rozpatrywanie zgłoszeń związanych z działalnością wewnętrzną firmy. Dokument precyzuje obowiązki osoby upoważnionej oraz określa wytyczne dotyczące postępowania w przypadku napływu zgłoszeń.

Zarządzenie WH-2023-10-27

Działając na podstawie art. 8 ust. 1 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii oraz art. 25 ustawy z dnia 16 grudnia 2021 r. o ochronie sygnalistów stanowi się, co następuje:

§ 1. Wyznaczenie osoby upoważnionej

1. Firma "Nowoczesne Technologie Sp. z o.o." wyznacza osobę upoważnioną do obsługi zgłoszeń wewnętrznych /np. Koordynatora/Inspektora ds. obsługi zgłoszeń/naruszeń/ (dalej: Koordynator/Inspektor).

2. Funkcję Koordynatora/Inspektora od dnia 1 listopada 2023 r. pełni Anna Kowalska, a w razie jej nieobecności zastępuje go Jan Nowak.

3. Funkcje wskazane w pkt 2 powyżej będą wykonywane do momentu odwołania przez Firmę "Nowoczesne Technologie Sp. z o.o.".

4. Do zadań Koordynatora/Inspektora należy:

1) Przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych i ich potwierdzanie w terminach i sposób określony w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych,

2) Podejmowanie działań następczych, w tym weryfikacja zgłoszenia wewnętrznego, komunikacja z sygnalistą, występowanie – w razie potrzeby – o dodatkowe informacje, przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,

3) Komunikacja i przekazywanie niezbędnych informacji Komisji Wyjaśniającej, powołanej przez Firmę "Nowoczesne Technologie Sp. z o.o.",

4) Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji zgłoszeń, w terminach określonych w ustawie o ochronie sygnalistów, a także nadzór nad retencją danych osobowych,

5) Zachowanie w tajemnicy danych osobowych pozyskanych w związku ze zgłoszeniem i ich zabezpieczenie przed utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych,

6) Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych,

7) Ewidencjonowanie zgód sygnalistów na ujawnienie ich tożsamości,

8) Nadzór nad realizacją obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty, osoby wskazanej w zgłoszeniu lub osoby, której dotyczy zgłoszenie,

9) Prowadzenie dokumentacji wniosków w zakresie realizacji praw osób, których dane dotyczą (dotyczących praw określonych w art. 15-22 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), Dz. Urz. UE L z 4 maja 2016 r. nr 119, dalej RODO,

10) Współpraca z Inspektorem Ochrony Danych w zakresie dotyczącym przetwarzania danych osobowych w związku z obsługą zgłoszeń sygnalistów, w tym w zakresie, w jakim zgłoszenie sygnalisty może stanowić naruszenie ochrony danych,

11) Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych określonych w art. 5 RODO, w szczególności zasady minimalizacji danych (np. przy przekazywaniu informacji o zgłoszeniu sygnalisty Komisji Wyjaśniającej) oraz zasady ograniczenia przechowywania (nie zbiera się danych osobowych nie mających znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia).

5. Koordynator jest upoważniony do przetwarzania danych osobowych w związku ze zgłoszeniem. Upoważnienie zostanie nadane w odrębnym trybie w formie pisemnej.

§2

1. Firma "Nowoczesne Technologie Sp. z o.o." oświadcza, że osoba wyznaczona do pełnienia funkcji Koordynatora/Inspektora oraz osoba ją zastępująca została wybrana w oparciu o kryterium bezstronności. /można wskazać mające zastosowanie procedury, np. analiza powiązań personalnych lub inne stosowane w organizacji/

2. Koordynator/Inspektor wnioskuje do Firmy "Nowoczesne Technologie Sp. z o.o." o zmianę osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń wewnętrznych, jeżeli w ramach prowadzonego konkretnego postępowania Koordynator/Inspektor pozostawałby w takiej relacji z sygnalistą, która może wywołać wątpliwości co do jej bezstronności. Dotyczy to także innych okoliczności mogących wpłynąć na bezstronność osoby wyznaczonej do obsługi zgłoszeń.

§3

1. Zarządzenie obowiązuje od chwili podpisania.

2. Wszystkie zmiany niniejszego Zarządzenia, w szczególności w zakresie osoby wyznaczonej do pełnienia funkcji Koordynatora/Inspektora, wymagają zmiany niniejszej Uchwały.

Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za obsługę zgłoszeń wewnętrznych jest kluczowym elementem zapewnienia sprawnego funkcjonowania wewnętrznych procedur w firmie. Dzięki jasno określonym zasadom postępowania możliwe jest szybkie reagowanie na zgłoszenia oraz efektywne ich rozpatrywanie.