Regulamin Komisji Przetargowej

REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ DLA ZAMÓWIEŃ PONIŻEJ 130 000 ZŁ (przykładowy regulamin w przypadku prowadzenia postepowania przez podmiot trzeci)

ROZDZIAŁ l Postanowienia ogólne

§1

1. Niniejszy Regulamin pracy komisji przetargowej, zwany dalej "regulaminem", określa tryb pracy komisji przetargowej, zwanej dalej "komisją".

2. Komisję przetargową powołuje się na mocy pełnomocnictwa udzielonego przez Zamawiającego Elektro-Hurt Sp. z o.o. w dniu 20.03.2023 na rzecz podmiotu Usługi Przetargowe "Przetarg" Sp. z o.o., zwanego dalej Pełnomocnikiem Zamawiającego.

3 Pełnomocnik Zamawiającego powołuje na członków komisji: a) Jan Kowalski - przewodniczącego komisji, b) Anna Nowak - sekretarza komisji, c) Piotr Wiśniewski

4. Regulamin stosuje się do zamówień wskazanych w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 11.09.2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. poz. 2019)., zwanej dalej "Ustawą" jak i zamówień o mniejszej wartości.

ROZDZIAŁ II Tryb pracy komisji

§2

1. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania, chyba że co innego postanowiono w pełnomocnictwie udzielonym Pełnomocnikowi Zamawiającego.

2. Członkowie komisji wykonują powierzone im czynności w sposób bezstronny, rzetelny i obiektywny, kierując się wyłącznie przepisami prawa oraz swoją wiedzą i doświadczeniem.

3. Członkowie komisji zobowiązani są do ochrony tajemnicy chronionej na podstawie odrębnych przepisów oraz do przestrzegania szczegółowych wymagań i zasad dotyczących ochrony informacji niejawnych określonych w odrębnych przepisach.

4. Pracami komisji kieruje przewodniczący komisji.

§3

1. Komisja pracuje kolegialnie.

2. Przewodniczący komisji wyznacza miejsce i termin jej posiedzeń.

3. Z posiedzenia komisji może zostać sporządzony protokół, w którym w szczególności opisuje się: przebieg posiedzenia, wyniki głosowań, czynności dokonane przez przewodniczącego / sekretarza / członka komisji, zadania przydzielone członkom komisji w zakresie ich obowiązków przez przewodniczącego komisji. Brak podpisu któregokolwiek z członków komisji biorących udział w danym posiedzeniu komisji powinien zostać odnotowany przez przewodniczącego komisji w protokole z posiedzenia komisji.

4. Komisja przyjmuje rozstrzygnięcia w obecności co najmniej połowy jej członków, w drodze głosowania.

5. W przypadku obecności mniej niż połowy członków komisji jej przewodniczący odracza posiedzenie i wyznacza nowy termin.

§4

1. Członkowie komisji składają pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 4 Ustawy.

2. Oświadczenie o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 Ustawy, składa się niezwłocznie po powzięciu wiadomości o ich istnieniu, a oświadczenie o braku istnienia tych okoliczności nie później niż przed zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Członkowie komisji składają oświadczenie Pełnomocnikowi Zamawiającego. Przed odebraniem oświadczenia, Pełnomocnik Zamawiającego uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

3. Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 3 Ustawy, członkowie komisji składają Pełnomocnikowi Zamawiającego przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Przed odebraniem oświadczenia, Pełnomocnik Zamawiającego uprzedza osoby składające oświadczenie o odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

4. W przypadku ujawnienia w toku prowadzonego postępowania okoliczności wymienionych w art. 56 ust. 2 lub 3 Ustawy, członek komisji obowiązany jest niezwłocznie wyłączyć się z udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, powiadamiając o tym na piśmie przewodniczącego komisji oraz Pełnomocnika Zamawiającego, a w przypadku kiedy wyłączenie dotyczy przewodniczącego komisji - Pełnomocnika Zamawiającego.

5. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia podjęte przez osobę podlegającą wyłączeniu powtarza się, z wyjątkiem otwarcia ofert oraz innych czynności faktycznych niewpływających na wynik postępowania.

§5

1. Komisja może wnioskować do Pełnomocnika Zamawiającego o powołanie biegłego, jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wymaga wiadomości specjalnych.

2. Wniosek powinien zawierać określenie przedmiotu opinii, termin jej sporządzenia oraz szacowane koszty wynagrodzenia biegłego, a także - o ile jest to możliwe - wskazanie kandydatury Maria Zielińska.

3. Biegli przedstawiają swoje opinie na piśmie, a na żądanie komisji mogą uczestniczyć w jej pracach z głosem doradczym.

4. Postanowienia § 4 stosuje się odpowiednio do biegłych.

§6

W zakresie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja przygotowuje i przekazuje Pełnomocnikowi Zamawiającego do zatwierdzenia: 1) propozycje sposobu prowadzenia postepowania o zamówienie publiczne wraz z uzasadnieniem; 2) projekt dokumentacji postępowania, 3) projekty innych dokumentów koniecznych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

§7

W zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego komisja wykonuje w szczególności następujące czynności : 1) zamieszcza ogłoszenie w Biuletynie Zamówień Publicznych, o ile taki obowiązek istnieje; 2) zamieszcza ogłoszenie o zmianie ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, o ile taki obowiązek istnieje; 3) zamieszcza na stronie internetowej zamawiającego wszystkie dokumenty (w tym ogłoszenia) i informacje wymagane do opublikowania w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego; 4) przekazuje do opublikowania ogłoszenie o zamówieniu w inny sposób niż wskazany w pkt 3; 5) przygotowuje propozycje wyjaśnień dotyczących treści dokumentacji zamówienia; 6) przygotowuje i przedkłada Pełnomocnikowi Zamawiającego projektów innych pism, informacji oraz innych oświadczeń i dokumentów niezbędnych w postępowaniu; 7) prowadzi negocjacjei albo dialogii z wykonawcami; 8) prowadzi korespondencje z Wykonawcami; 9) dokonuje otwarcia ofert; 10) dokonuje badania i oceny ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniuiii lub konkursieiv, w tym wzywa wykonawców do złożenia oświadczeń, dokumentów i wyjaśnień, zgodnie z dokumentacją postepowania; 11) wnioskuje do Pełnomocnika Zamawiającego o wykluczenie wykonawców lub odrzucenie ofert- zgodnie z przyjętą dokumentacją postępowania; 12) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź wnioskuje do Pełnomocnika Zamawiającego o unieważnienie postępowania; 13) przedstawia Pełnomocnikowi Zamawiającego propozycje w zakresie innych czynności niezbędnych w postępowaniu.

ROZDZIAŁ III Prawa i obowiązki członków komisji

§8

Biorąc udział w pracach komisji członkowie komisji mają prawo w szczególności do: 1) dostępu do wszystkich dokumentów związanych z pracą w komisji; 2) uczestniczenia we wszystkich posiedzeniach i pracach komisji; 3) zgłaszania przewodniczącemu komisji w każdym czasie uwag i problemów dotyczących funkcjonowania komisji; 4) wnioskowania o powołanie biegłego.

§9

1. Do obowiązków członka komisji należy w szczególności: 1) uczestniczenie w posiedzeniach i pracach komisji; 2) badanie i ocena ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniuv lub konkursievi; 3) złożenie oświadczenia w zakresie określonym w § 4 regulaminu, 2. Do obowiązków członka komisji, nie będącego przewodniczącym ani sekretarzem komisji, należy w szczególności: 1) wykonywanie czynności powierzonych im zgodnie z § 7 ust. 1 regulaminu, w tym zadań wyznaczonych przez przewodniczącego komisji; 2) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach, które uniemożliwiają udział w pracach komisji.

§ 10

1. Do obowiązków przewodniczącego komisji, poza obowiązkami wskazanymi w § 9 ust. 1 regulaminu, należy w szczególności: 1) organizowanie prac komisji, w tym wyznaczanie terminów posiedzeń oraz zapewnienie sprawnego przebiegu wykonywanych zadań, 2) wnioskowanie do Pełnomocnika Zamawiającego o odwołanie członka komisji, który nie złożył oświadczenia, o którym mowa w § 4 albo złożył nieprawdziwe oświadczenie, a także o odwołanie członka komisji z innych uzasadnionych powodów; 3) w razie potrzeby wnioskowanie do Pełnomocnika Zamawiającego o zawieszenie działania komisji do czasu wyłączenia członka komisji lub do czasu wyjaśnienia sprawy; 4) podział prac przydzielanych członkom komisji; 5) informowanie Pełnomocnika Zamawiającego o przebiegu prac komisji, w tym o istotnych problemach związanych z pracami komisji; 6) przedkładanie Pełnomocnikowi Zamawiającego projektów pism, 7) nadzorowanie prowadzenia dokumentacji postępowania przez sekretarza komisji; 8) nadzorowanie dostępu zainteresowanych wykonawców do dokumentacji postępowania. 2. Przewodniczący komisji odpowiedzialny jest za terminowe opracowanie i przekazanie odpowiednich dokumentów Pełnomocnikowi Zamawiającego, wykonawcom, a także za zamieszczenie ich w Biuletynie Zamówień Publicznych i na stronie internetowej. 3. Przewodniczący reprezentuje komisję wobec osób trzecich.

§ 11

Do obowiązków sekretarza komisji, poza obowiązkami wskazanymi w § 9 ust. 1 regulaminu, należy w szczególności: 1) dokumentowanie czynności komisji, w tym sporządzenie protokołu postępowania wraz z załącznikami - jeśli Pełnomocnik Zamawiającego zdecydował o jego sporządzeniu; 2) sporządzanie protokołów z posiedzeń komisji; 3) udział w opracowywaniu treści wniosków, informacji, oświadczeń, odpowiedzi i wystąpień związanych z prowadzonym postępowaniem; 4) przestrzeganie zasady pisemności; 5) czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem dokumentacji postępowania przez członków komisji; 6) odpowiadanie za dokumentację dotyczącą prowadzonego postępowania, przechowywanie ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem; 7) przygotowanie dokumentacji postępowania w celu: a) udostępnienia jej wykonawcom oraz biegłym; b) przekazania właściwym organom prowadzącym postępowania wyjaśniające lub kontrole; c) dokonania jej archiwizacji.

ROZDZIAŁ IV Zakończenie prac komisji

§ 12

1. Przewodniczący komisji przekazuje Pełnomocnikowi Zamawiającego do zatwierdzenia pisemny protokół postępowania wraz z załącznikami - jeśli Pełnomocnik Zamawiającego zdecydował o jego sporządzeniu;. 2. Komisja kończy działanie z chwilą wykonania ostatniej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.