Zasady udzielania zamówień publicznych poniżej progów unijnych

ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

O WARTOŚCI MNIEJSZEJ NIŻ 130 000 ZŁ

§1

Zakres regulacji

Niniejsze zasady (dalej jako: Zasady) regulują realizację zamówień wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019) - dalej n.p.z.p., o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1) zwanych w dalszej treści "zamówieniami".

§2

Postanowienia ogólne

1. Przed rozpoczęciem procedury zakupowej sugeruje się przeprowadzić analizę potrzeb Zamawiającego, której zasadniczym celem jest badanie możliwość zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb z wykorzystaniem zasobów własnych lub w inny sposób niż przez udzielenie zamówienia.

2. Udzielając zamówienia należy kierować się zasadą:

1) Zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, przejrzystości postępowania oraz proporcjonalności wymagań,

2) Dokonywania wydatków w sposób gospodarny, celowy, oszczędny, rzetelny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz przy optymalnym doborze metod i środków służących osiągnięciu założonych celów.

3. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie niniejszych Zasad z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień. W przypadku rozbieżności pomiędzy postanowieniami niniejszych Zasad, a wytycznymi dotyczącymi zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych, zastosowanie znajdują postanowienia wytycznych.

4. Zaleca się by przy przygotowywaniu i prowadzeniu postępowań korzystać w możliwie najszerszym zakresie ze środków komunikacji elektronicznej, tak by proces kontraktowania był realizowany w uzasadnionych przypadkach przy użyciu platform zakupowych/platformy zakupowej¹: Platforma Zakupowa Urzędu Miasta i innych narzędzi eliminujących tradycyjną formę papierową.

5. Zaleca się by przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego uwzględniać kwestie związane ze zrównoważonym rozwojem, co oznacza dokonywanie tylko dobrze przemyślanych i niezbędnych zakupów oraz nabywanie produktów, usług, robót budowlanych możliwie w najmniejszym stopniu oddziałujących na środowisko, a także uwzględniających społeczne i ekonomiczne skutki decyzji zakupowych.

6. Kwestie związane ze zrównoważonym rozwojem odnoszą się m.in. do tzw. "społecznie odpowiedzialnych zamówień publicznych" oraz "zielonych zamówień publicznych".

7. Społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne to zamówienia w ramach których bierze się pod uwagę co najmniej jedną z następujących kwestii społecznych: możliwości zatrudnienia, godną pracę, zgodność z prawami społecznymi i z prawem do pracy, integrację społeczną (w tym także osób niepełnosprawnych), równość szans, dostępność, projektowanie dla wszystkich, uwzględnianie kryteriów zrównoważonego rozwoju, w tym kwestie etycznego handlu oraz szerszego dobrowolnego przestrzegania zasad ¹ Tu można podać nazwę platformy zakupowej z jakiej korzysta zamawiający, o ile wdrożył tego rodzaju rozwiązanie w swojej jednostce.

społecznej odpowiedzialności biznesu, z jednoczesnym uwzględnieniem zasad ujętych w Traktacie o Funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz w dyrektywach dotyczących zamówień publicznych.

8. Zielone zamówienia publiczne to zamówienia w ramach których zamawiający stara się uzyskać towary, usługi i roboty budowlane, których oddziaływanie na środowisko w trakcie ich cyklu życia jest ograniczone w porównaniu do towarów, usług i robót budowlanych o identycznym przeznaczeniu, jakie zostałyby zamówione w innym przypadku.

9. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.

10. Za przestrzeganie przepisów Zasad odpowiedzialni są:

1) Osoby kierujące komórkami organizacyjnymi Zamawiającego i upoważnione do zaciągania w imieniu Zamawiającego zobowiązań z tytułu zakupów,

2) Inni pracownicy Zamawiającego oraz pozostałe osoby w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

11. Procedury udzielania zamówień uregulowano w następujących przedziałach wartości:

1) Zamówienia o wartości nie przekraczającej 2000 zł netto,

2) Zamówienia o wartości równej lub wyższej 2000 zł netto, ale mniejszej niż 14 000 zł netto,

3) Zamówienia o wartości równej lub wyższej 14 000 zł netto, ale mniejszej niż 50 000 zł netto.

12. Do zamówień wskazanych w ust. 11 pkt 1 nie stosuje się przepisów n.p.z.p. oraz postanowień niniejszych Zasad przy równoczesnym obowiązku stosowania reguł wynikających z ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

§3

Zamówienia o wartości równej lub wyższej 2000 zł netto,

ale mniejszej niż 14 000 zł netto

1. Udzielając zamówienia należy przestrzegać niżej wymienionych wytycznych:

1) Przed udzieleniem zamówienia należy dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i cenę lub koszt przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego.

2) Analiza rynku polega w szczególności na przeprowadzeniu zapytania ofertowego - zebraniu ofert (np. za pośrednictwem poczty elektronicznej, zaproszenia do składania ofert publikowanego na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, czy też zapytania wysłanego w systemie informatycznym dedykowanym do obsługi zakupów) od potencjalnych wykonawców. W przypadku, gdy analiza rynku polega na kierowaniu zaproszenia do określonych przez Zamawiającego wykonawców, do składnia ofert zaprasza się wykonawców świadczących w ramach prowadzonej działalności dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. Zaproszenie kieruje się do takiej liczby wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty. Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszych Zasad.

3) Każdorazowo należy sporządzać notatkę z dokonywanych czynności, w której udokumentowany zostanie fakt przeprowadzenia analizy rynku. Do notatki należy dołączyć oferty wykonawców. Notatka powinna również zawierać informację dotyczącą szacunkowej wartości zamówienia oraz podaniem 20.10.2023 i Warszawa sporządzenia notatki i przeprowadzenia szacunku. Wzór notatki służbowej z ² Przykładowa wartość poniżej której można odstąpić od obowiązku stosowania zasad. Wartość należy określić uwzględniając skalę codziennie realizowanych zakupów. W małych jednostkach dolny próg będzie w praktyce odpowiednio niższy, niż w jednostkach dokonujących zakupów o większej wartości.

prowadzonej analizy rynku stanowi załącznik nr 2, a wzór notatki z szacowania wartości zamówienia załącznik nr 3 do niniejszych Zasad.

2. Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:

1) Opis przedmiotu zamówienia,

2) Opis kryteriów wyboru wykonawcy,

3) Warunki udziału w postępowaniu i realizacji zamówienia (np. wzór umowy, istotne postanowienia przyszłej umowy),

4) Termin i sposób złożenia oferty/wniosku przez wykonawcę.

3. Kryteriami wyboru wykonawcy są cena albo cena i inne kryteria, gwarantujące uzyskanie najkorzystniejszej ekonomicznie i jakościowo oferty, w szczególności:

1) Jakość, funkcjonalność,

3) Parametry techniczne,

4) Aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjne,

5) Kwalifikacje zawodowe i doświadczenie osób kierowanych do realizacji zamówienia o ile mogą mieć znaczący wpływ na jakość nabywanego świadczenia,

7) Koszty eksploatacji,

8) Serwis,

9) Termin wykonania zamówienia,

10) Sposób realizacji zamówienia/ koncepcja realizacji zamówienia.

4. Po wyborze najkorzystniejszej oferty i skompletowaniu dokumentów wymaganych dla danej procedury zamówienie jest udzielane bądź przez osoby dysponujące właściwymi pełnomocnictwami do zaciągania w imieniu Zamawiającego zobowiązań z tytułu zakupu wyrobów lub usług bądź notatka z analizy rynku jest kierowana w celu zatwierdzenia i realizacji zamówienia do Kierownika Zamawiającego lub innej osoby upoważnionej do podejmowania decyzji w imieniu Kierownika Zamawiającego.

§4

Zamówienia o wartości równej lub wyższej 14 000 zł netto,

ale mniejszej niż 50 000 zł netto.

1. Udzielając zamówienia należy przestrzegać niżej wymienionych wytycznych:

1) Przed udzieleniem zamówienia należy dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego.

2) Analiza rynku polega w szczególności na przeprowadzeniu zapytania ofertowego - zebraniu ofert, które co do zasady polega na przekazaniu potencjalnym wykonawcom informacji o zamiarze udzielenia zamówienia poprzez publikację informacji o zamówieniu na stronie Biuletynu Informacji Publicznej bądź skorzystanie z platformy zakupowej o jakiej mowa w § 2 ust. 4 Zasad.

2. W pozostałym zakresie odpowiednie zastosowanie znajdują przepisy § 3 niniejszych Zasad.

§5

Udzielenie zamówienia z pominięciem analizy rynku

1. Zasady określone w § 3 i 4 nie mają zastosowania, jeżeli ze względu na specyfikę zamówienia, dokonanie analizy rynku poprzedzającej wybór wykonawcy nie jest zasadne, w szczególności z następujących powodów:

1) Zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia, jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężenia parametrów zamówienia.

2) Przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy.

3) Zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia.

4) Przedmiot zamówienia związany jest z działalnością twórczą i artystyczną.

5) Występują inne przyczyny takie jak np. ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze, techniczne, faktyczne lub społeczne powodujące, że w danych okolicznościach zamówienie może zrealizować jeden wykonawca.

2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

3. W sytuacji, o której mowa w ust. 1 osoba prowadząca postępowanie zobowiązana jest sporządzić notatkę uzasadniającą niezastosowanie uregulowań określonych w § 3 lub 4 Zasad. Uzasadnienie musi być sporządzone w taki sposób, aby jego treść nie budziła wątpliwości co do poprawności czynności wyboru wykonawcy bez dokonania analizy rynku.

4. Notatka powinna zawierać datę jej sporządzenia oraz informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia.

Załącznik nr 1 do Zasad udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł

Notatka dotycząca zamówienia, którego udzielenie wyłączone jest z obowiązku stosowania ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019) - dalej n.p.z.p.

1. Przedmiotem zamówienia jest:

Zakup 10 komputerów stacjonarnych.

2. Szacunkowa wartość przedmiotu zamówienia została określona na kwotę 25 000 zł netto,

Osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia: Jan Kowalski,

Data oszacowania wartości zamówienia: 20.10.2023

3. Zamówienia udziela się wykonawcy:

Komputery Sp. z o.o.

4. Podstawa prawna udzielenia zamówienia:

Zamówienia udziela się na podstawie (§ 3 lub § 4 albo § 5 Zasad)

5. Uzasadnienie faktyczne (w przypadku zamówienia udzielanego na podstawie § 3 i 4 Zasad należy wskazać w szczególności od jakich wykonawców otrzymano oferty, natomiast w przypadku zamówienia udzielanego na podstawie § 5 - należy uzasadnić brak możliwości dokonania analizy rynku).

6. Załączniki 3:

1) Zapytanie ofertowe kierowane do wykonawców,

2) Korespondencja z wykonawcami,

3) Protokół dokumentujący prowadzone negocjacje,

20.10.2023 Warszawa Jan Kowalski (Data, miejsce i podpis osoby sporządzającej notatkę)

Zatwierdzam do realizacji: 21.10.2023 Warszawa Anna Nowak (Data, miejsce i podpis osoby zatwierdzającej)

³ Rodzaje załączników zależą od wybranej procedury postępowania

Załącznik nr 3 do Zasad udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł

Notatka z dnia 20.10.2023 r.

z czynności szacowania wartości zamówienia

do zamówienia na "Zakup komputerów"

(nazwa nadana zamówieniu)

1. Rodzaj zamówienia:

- usługi

- dostawy

- roboty budowlane

2. Wartość

- zamówienia została ustalona na kwotę 25 000 zł netto,

* uzupełniających została ustalona na kwotę 0 zł,

* prawo opcji została ustalona na kwotę 0 zł,

- jest to zamówienie udzielane w częściach, a wartość poszczególnych części zamówienia została ustalona na kwotę⁴:

Część 1 12 500 zł,

Część 2 12 500 zł,

3. Kwota zarezerwowana na realizację zamówienia: 25 000 zł netto, 30 750 zł brutto.

4. Stawka podatku VAT wynosi 23%.

5. Ustalenia wartości zamówienia dokonano w dniu 20.10.2023 r. na podstawie (zaznaczyć jedną lub kilka z podanych niżej możliwości):

1) kosztorysu inwestorskiego opracowanego na etapie przygotowania dokumentacji projektowej.

2) planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno- użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane.

3) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (dotyczy zaprojektowania i wykonania robót budowlanych);

4) wartości historycznych dotyczące kosztów podobnych zamówień (dotyczy usług i dostaw);

5) analizy danych z innych postępowań o udzielenie zamówienia;

6) informacji rynkowych zebranych na podstawie:

- odpowiedzi na zapytania cenowe od potencjalnych wykonawców,

- analizy ogólnodostępnych źródeł (np. katalogi branżowe, cenniki, sklepy internetowe),

⁴ Należy wstawić odpowiednią ilość części

- innych danych na temat kształtowania się cen na rynku.

6. Sposób obliczenia szacunkowej wartości⁵:

suma ofert

7. Osoba/y dokonujące oszacowania wartości zamówienia:

1) Jan Kowalski Specjalista ds. zakupów Dział zakupów 123456789 (imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa wydziału, tel.)

2) Anna Nowak Starszy Specjalista ds. zakupów Dział zakupów 987654321 (imię i nazwisko, stanowisko służbowe, nazwa wydziału, tel.)

Jan Kowalski (podpis osoby szacującej wartość zamówienia)

Anna Nowak (podpis osoby zatwierdzającej czynność oszacowania wartości zamówienia)

Załączniki:

Dokumentacja źródłowa, na podstawie której dokonano oszacowania wartości zamówienia⁶:

1) kalkulacje, katalogi, cenniki, www.przykladowyadres.pl itp..

2) kosztorysy inwestorskie (dot. zam. na roboty budowlane).

3) oferty wykonawców, notatki z rozmów telefonicznych.

4) inne.

⁵ Np. średnia arytmetyczna, mediana ⁶ Wyliczenie ma charakter przykładowy.

Załącznik nr 2 do Zasad udzielania zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł

WZÓR ZAPYTANIA OFERTOWEGO

1. Zamawiający Urząd Miasta Warszawa zaprasza do udziału w postępowaniu na: "Zakup komputerów"

2. Przedmiot zamówienia⁸ Dostawa 10 komputerów stacjonarnych z oprogramowaniem.

3. Termin realizacji zamówienia: 1 miesiąc

4. Okres gwarancji⁹: 2 lata

5. Miejsce i termin złożenia oferty: Warszawa, do 27.10.2023 r.

6. Przy wyborze oferty zostaną zastosowane następujące kryteria oceny ofert¹⁰:

1) Cena - waga 60 %,

2) Parametry techniczne - waga 40 %,

7. Termin otwarcia ofert: 28.10.2023 r.

8. Warunki płatności: przelew 14 dni

9. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami Jan Kowalski, tel. 123456789

10. Sposób przygotowania oferty¹¹: ofertę należy sporządzić w formie pisemnej/elektronicznej - w języku polskim/ ofertę można złożyć w formie pisemnej na adres: Urząd Miasta Warszawa, ul. Przykładowa 1 / ofertę można złożyć jako skan podpisanych dokumentów na adres email: [email protected]/ofertę można złożyć jako korespondencję mailową na adres email: [email protected] / ofertę należy złożyć poprzez system zakupowy udostępniony przez Zamawiającego pod adresem www.przykladowyadres.pl.

11. Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia negocjacji ofert z dwoma wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty w ramach zastosowanych kryteriów ofert.

12. W załączeniu do zaproszenia przesyłamy¹².

Wzór umowy

⁷ Podać nazwę ⁸ Szczegółowo opisać co jest przedmiotem zamówienia. ⁹ Jeśli jest wymagany. ¹⁰ Obligatoryjnym kryterium jest zawsze cena. Oprócz ceny można stosować kryteria dotyczące właściwości kupowanego świadczenia. ¹¹ Należy dookreślić wymagania co do formy oferty. ¹² Wymienić załączniki przekazywane wykonawcom.