Procedura zgłoszeń wewnętrznych

[NAZWA DOKUMENTU]

[NAZWA ORGANIZACJI]

[PODSTAWA PRAWNA I NUMER]

§ 1Postanowienia ogólne

1. Niniejsza procedura, zwana dalej „procedurą”, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w [ORGANIZACJA], a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.

2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.

3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.

4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.

5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).

6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez [ORGAN PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE] lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do [INSTYTUCJA ZEWNĘTRZNA].

8. Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do [MIEJSCE INFORMACJI O ZGŁOSZENIACH ZEWNĘTRZNYCH] zawarte zostały w [MIEJSCE PUBLIKACJI PROCEDURY].

9. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej [ORGANIZACJA], zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

10. Każdemu, kto rozważa dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego, zapewnia się w razie potrzeby [POMOC], udzieloną na wniosek takiej osoby, w terminie [TERMIN] od złożenia wniosku. Świadczenie takiej pomocy odbywa się przy zachowaniu zasad pełnej poufności tożsamości osoby, która zamierza dokonać zgłoszenia.

§ 2Definicje

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1) [OSOBY/DZIAŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA] – rozumie się przez to [OPIS];

2) działaniu następczym – rozumie się przez to działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez [SPOSOBY PRZECIWDZIAŁANIA NARUSZENIOM];

3) działaniu odwetowym – rozumie się przez to [DEFINICJA DZIAŁANIA ODWETOWEGO];

4) informacji o naruszeniu prawa – rozumie się przez to [DEFINICJA INFORMACJI O NARUSZENIU];

5) informacji zwrotnej – rozumie się przez to przekazanie sygnaliście informacji na temat [INFORMACJE ZWROTNE];

6) kontekście związanym z pracą – rozumie się przez to [DEFINICJA KONTEKSTU ZWIĄZANEGO Z PRACĄ];

7) osobie, której dotyczy zgłoszenie – rozumie się przez to [DEFINICJA OSOBY, KTÓREJ DOTYCZY ZGŁOSZENIE];

8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – rozumie się przez to [DEFINICJA OSOBY POMAGAJĄCEJ];

9) osobie powiązanej z sygnalistą – rozumie się przez to [DEFINICJA OSOBY POWIĄZANEJ Z SYGNALISTĄ];

10) zgłoszeniu wewnętrznym – rozumie się przez to [DEFINICJA ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNEGO].

§ 3Przedmiot zgłoszenia

1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być [DZIEDZINY ZGŁOSZEŃ].

2. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być także naruszenia obowiązujących w [ORGANIZACJA] regulacji wewnętrznych i standardów etycznych, takich jak [PRZYKŁADY].

§ 4Tryb dokonywania zgłoszenia

1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:

[SPOSOBY ZGŁASZANIA - np.:1) pisemnie - [ADRES];2) elektronicznie - [ADRES EMAIL];3) ustnie - [NR TELEFONU/OSOBY KONTAKTOWE].]

2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas spotkania z [OSOBY/DZIAŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA], zorganizowanego w terminie [TERMIN] od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia sporządza się [FORMA DOKUMENTACJI]. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia [FORMA DOKUMENTACJI].

3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać co najmniej:

[ELEMENTY ZGŁOSZENIA - np.:1) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie;2) dane kontaktowe sygnalisty;3) opis naruszenia;4) opis kontekstu związanego z pracą;5) uzasadnienie podstaw zgłoszenia.]

4. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać [CZY MOŻNA ANONIMOWO].

§ 5Tryb rozpatrywania zgłoszeń

1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez [OSOBY/DZIAŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA], który dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia. W razie konieczności [OSOBY/DZIAŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA] kontaktuje się z sygnalistą.

2. [OSOBY/DZIAŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA] może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia, [WARUNKI ODSTĄPIENIA].

3. W przypadku gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki, [OSOBY/DZIAŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA] podejmuje czynności mające na celu wyjaśnienie okoliczności zawartych w zgłoszeniu.

[DODATKOWE INFORMACJE O POSTĘPOWANIU]

[OSOBY/DZIAŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA] przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym [TERMIN] od [OKRES].

§ 6Działania następcze

1. W przypadku, gdy:[WARIANT 1] naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić - [DZIAŁANIA];[WARIANT 2] naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić - [DZIAŁANIA];[WARIANT 3] zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne - [DZIAŁANIA].

§ 7Ochrona sygnalisty

1. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.

2. Do zakazanych działań odwetowych należą w szczególności: [PRZYKŁADY DZIAŁAŃ ODWETOWYCH].

[DODATKOWE INFORMACJE O OCHRONIE SYGNALISTY]

§ 8Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji przez [OSOBY/DZIAŁ PRZYJMUJĄCY ZGŁOSZENIA].

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera: [DANE W REJESTRZE].

§ 9Postanowienia końcowe

[INFORMACJE KOŃCOWE - np. o odpowiedzialności za procedurę, raportowaniu, informowaniu pracowników, wejściu w życie.]