Protokół komisyjnego zniszczenia materiałów

Prawo

administracyjne

Kategoria

protokół

Instrukcja

Należy rozpocząć od określenia klauzuli tajności, jeśli dokument jej podlega. Następnie należy wpisać okres, w którym dokument został sporządzony. W polu "Sygnatura" należy umieścić oznaczenie identyfikacyjne dokumentu. Należy podać nazwę instytucji, która sporządza protokół oraz jej sygnaturę. W kolejnym kroku należy określić cel zgromadzenia materiałów, których zniszczenie jest dokumentowane. Należy wskazać podstawę prawną zniszczenia, podając jej nazwę, numer dokumentu i datę. Jeśli istnieje więcej niż jedna podstawa prawna, należy je wszystkie wymienić. Następnie należy podać imiona i nazwiska trzech członków komisji. Należy wpisać datę zniszczenia materiałów. Należy precyzyjnie określić cel zgromadzenia materiałów i podstawę zgromadzenia, podając numer dokumentu i datę. W wykazie zniszczonych materiałów należy szczegółowo opisać każdy zniszczony element. Członkowie komisji powinni złożyć swoje podpisy w wyznaczonych miejscach. Należy podać stanowisko osoby odpowiedzialnej w instytucji oraz nazwę instytucji. Należy wpisać datę sporządzenia protokołu. Należy określić liczbę egzemplarzy protokołu i opisać ich przeznaczenie. Należy podać imię i nazwisko osoby, która sporządziła protokół. Na końcu należy skreślić niepotrzebną opcję "materiałów" lub "usunięcia zapisów utrwalonych na nośnikach". Na dole dokumentu należy ponownie umieścić klauzulę tajności, jeśli dokument jej podlega.

Dane

cel zgromadzenia materiałów, imię, klauzula tajności, liczba egzemplarzy, nazwa instytucji, nazwisko, numer dokumentu, okres, podstawa prawna, podstawa zgromadzenia, stanowisko osoby odpowiedzialnej, sygnatura, wykaz materiałów

Protokół komisyjnego zniszczenia materiałów to oficjalny dokument, który opisuje proces zniszczenia zbiorów w tajemnicy. Zawiera szczegółowe informacje na temat członków komisji oraz zgromadzonych materiałów poddanym niszczeniu. Dokument ten jest istotnym narzędziem w zarządzaniu dokumentacją instytucji.

[KLAUZULA TAJNOŚCI]

[OKRES]

Egz. nr [SYGNATURA]

[NAZWA INSTYTUCJI]

[SYGNATURA]

PROTOKÓŁKOMISYJNEGO ZNISZCZENIA MATERIAŁÓWZGROMADZONYCH PODCZAS [CEL ZGROMADZENIA MATERIAŁÓW]

Na podstawie [PODSTAWA PRAWNA] ([NUMER DOKUMENTU]) z dnia [OKRES] / [PODSTAWA PRAWNA] z dnia [OKRES] sygn. akt [SYGNATURA] komisja w składzie:

1) [IMIĘ] [NAZWISKO]

2) [IMIĘ] [NAZWISKO]

3) [IMIĘ] [NAZWISKO]

dokonała w dniu [OKRES] zniszczenia materiałów / usunięcia zapisów utrwalonych na nośnikach*) zgromadzonych podczas [CEL ZGROMADZENIA MATERIAŁÓW], prowadzonej w związku z [PODSTAWA ZGROMADZENIA] ([NUMER DOKUMENTU]) z dnia [OKRES]

Wykaz zniszczonych materiałów:[WYKAZ MATERIAŁÓW]

Podpisy członków komisji:

1) ........................................ 2) ........................................ 3) ........................................

[STANOWISKO OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ][NAZWA INSTYTUCJI]

..................................................[OKRES]

Wykonano w [LICZBA] egzemplarzach:Egz. nr 1 …...................…..Egz. nr 2 ….....…................Wykonał: ............................

____________________________*) Niepotrzebne skreślić.

strona 1/1

[KLAUZULA TAJNOŚCI]

Protokół komisyjnego zniszczenia materiałów podsumowuje procedurę likwidacji dokumentów oraz zawiera listę zniszczonych materiałów. Zawiera też wykaz podpisów członków komisji oraz osoby odpowiedzialnej za proces niszczenia. Dokument ten jest niezbędny do zachowania poufności i legalności procesu.