Regulamin kontroli zarządczej

Prawo: administracyjne
Kategoria: regulamin
Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy dokumentu, czyli "Regulamin kontroli zarządczej". W postanowieniach ogólnych należy zdefiniować kontrolę zarządczą, opisując jej cel i obszary, w których ma być stosowana. W sekcji środowisko wewnętrzne należy wskazać dokument określający wartości etyczne obowiązujące w jednostce wraz z jego sygnaturą oraz sposób potwierdzania znajomości tego dokumentu przez pracowników. Należy również określić przepisy regulujące wymagania kwalifikacyjne stawiane kandydatom do pracy. Należy wskazać dokument regulujący zasady przeprowadzania ocen pracowników wraz z jego sygnaturą. W sekcji cele i zarządzanie ryzykiem należy określić misję jednostki, wskazując dokument i jego numer lub sygnaturę. Należy określić stanowisko odpowiedzialne za określanie celów na dany okres, termin zgłaszania propozycji celów oraz rejestr, w którym są one wpisywane. Należy określić okres, w jakim dokonywana jest identyfikacja ryzyk, stanowisko odpowiedzialne za identyfikację i analizę ryzyk, skalę ryzyka, sposoby reakcji na ryzyko, warunek, od którego zależy sposób reakcji, cel działania w przypadku wybranej reakcji na ryzyko oraz rejestr, w którym wpisywane są zidentyfikowane ryzyka. W sekcji mechanizmy kontroli należy określić rodzaj kontroli, stanowisko odpowiedzialne za jej sprawowanie, podstawę prawną oraz dokument i jego sygnaturę określające zasady kontroli. W sekcji monitorowanie i ocena należy wskazać stanowisko odpowiedzialne za monitorowanie kontroli zarządczej, okres, w jakim przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej, stanowisko odpowiedzialne za określenie zakresu samooceny, stanowisko przeprowadzające samoocenę, narzędzie wykorzystywane do samooceny oraz dokument, do którego narzędzie stanowi załącznik. Na końcu w postanowieniach końcowych należy dodać ewentualne dodatkowe postanowienia, a pod dokumentem umieścić stanowisko osoby podpisującej regulamin.
Dane: cel działania, data, dokument, misja jednostki, narzędzie, nazwa jednostki, numer/sygnatura, obszar, okres, podstawa prawna, postanowienia końcowe, przepisy, reakcja, rejestr, rodzaj kontroli, skala ryzyka, sposoby reakcji, stanowisko, sygnatura, warunek

Regulamin kontroli zarządczej określa cele i obszary działania związane z kontrolą zarządczą, takie jak zgodność z prawem, skuteczność działania, ochrona zasobów oraz zarządzanie ryzykiem. Dokument definiuje również procedury monitorowania i oceny systemu kontroli zarządczej w jednostce.

[NAZWA DOKUMENTU]

[POSTANOWIENIA OGÓLNE]

§ 1.

[DEFINICJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ]. Kontrola zarządcza ma na celu zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy w następujących obszarach:  zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;  skuteczności i efektywności działania;  wiarygodności sprawozdań;  ochrony zasobów;  przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;  efektywności i skuteczności przepływu informacji;  zarządzania ryzykiem.

[ŚRODOWISKO WEWNĘTRZNE]

§ 2.

Pracownicy są informowani o wartościach etycznych obowiązujących w [JEDNOSTKA], określonych [DOKUMENT] [SYGNATURA]. Znajomość [DOKUMENT] jest okresowo potwierdzana przez pracowników.

§ 3.

1. Rekrutacja nowych pracowników ma na celu wybór najlepszego kandydata. 2. Każdemu pracownikowi przedstawia się opis stanowiska pracy, określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. 3. Przyjęcie opisu stanowiska jest potwierdzone podpisem pracownika. 4. Wymagania kwalifikacyjne stawiane przed kandydatami określają [PRZEPISY]. 5. Pracownicy zatrudnieni w [JEDNOSTKA] podlegają ocenie. Zasady przeprowadzania ocen określa [DOKUMENT] [SYGNATURA].

[CELE I ZARZĄDZANIE RYZYKIEM]

§ 4.

[MISJA JEDNOSTKI] określa [DOKUMENT], [NUMER/SYGNATURA].

§ 5.

1. Cele na [OKRES] określa [STANOWISKO]. 2. Każdy pracownik ma prawo zgłaszania [STANOWISKO] propozycji celów do zrealizowania w [OKRES] w terminie do [DATA]. 3. Dla oceny zasadności realizacji celu [STANOWISKO] może powołać spośród pracowników zespół o charakterze doradczym. 4. Cele przyjęte do realizacji są wpisywane w [REJESTR].

§ 6.

1. Raz w [OKRES] dokonywana jest identyfikacja ryzyk w odniesieniu do ustalonych celów. 2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez identyfikację, analizę i reakcję na ryzyko. 3. Identyfikacji ryzyk dokonuje [STANOWISKO]. [STANOWISKO] może powołać spośród pracowników zespół zajmujący się identyfikacją ryzyk. 4. Termin przeprowadzenia identyfikacji ryzyk wyznacza [STANOWISKO]. Możliwe jest wyznaczenie terminu ponownej identyfikacji ryzyka w przypadku istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje [JEDNOSTKA]. 5. Zidentyfikowane ryzyka są wpisywane w [REJESTR].

§ 7.

1. Zidentyfikowane ryzyka są poddawane analizie pod kątem poziomu ich zagrożenia dla realizacji celów. 2. Analizę ryzyka przeprowadza [STANOWISKO]. W celu przeprowadzenia analizy ryzyka [STANOWISKO] może powołać spośród pracowników zespół o charakterze doradczym. 3. [SKALA RYZYKA]. 4. W odniesieniu do ryzyka [WARUNEK] ustala się sposób reakcji: [SPOSOBY REAKCJI]. 5. W odniesieniu do ryzyka, dla którego reakcja została ustalona jako [REAKCJA], [STANOWISKO] określa sposób działania pozwalający na [CEL DZIAŁANIA]. 6. W celu wykonania czynności [STANOWISKO] może wyznaczyć spośród pracowników zespół o charakterze doradczym.

[MECHANIZMY KONTROLI]

§ 8.

1. Kontrolę [RODZAJ KONTROLI] sprawuje [STANOWISKO] lub pracownicy, którzy przyjęli obowiązki w zakresie [OBSZAR] na podstawie [PODSTAWA PRAWNA]. 2. Zasady [RODZAJ KONTROLI] określa [DOKUMENT] [SYGNATURA].

[MONITOROWANIE I OCENA]

§ 9.

1. [STANOWISKO] w ramach wykonywania bieżących obowiązków monitoruje skuteczność kontroli zarządczej i jej poszczególnych elementów. 2. Wszyscy pracownicy przekazują [STANOWISKO] informacje, mające wpływ na ocenę i doskonalenie kontroli zarządczej. 3. Każdy pracownik ma prawo zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 4. W odniesieniu do wszelkich zaobserwowanych nieprawidłowości są podejmowane działania zaradcze w szczególności poprzez aktualizację działających w [JEDNOSTKA] procedur i regulaminów.

§ 10.

1. Co najmniej raz w [OKRES], w terminach ustalonych przez [STANOWISKO], przeprowadzana jest samoocena systemu kontroli zarządczej. 2. Zakres samooceny określa [STANOWISKO]. 3. Samooceny dokonuje wyznaczony przez [STANOWISKO] [STANOWISKO]. 4. Samoocena dokonywana jest za pomocą [NARZĘDZIE] stanowiących załącznik do [DOKUMENT].

§ 11.

[POSTANOWIENIA KOŃCOWE].

............................................... ([STANOWISKO])

Regulamin kontroli zarządczej wymaga zastosowania efektywnych mechanizmów kontroli oraz regularnego monitorowania i samooceny systemu. Zapewnia to skuteczność działań w jednostce poprzez zapobieganie ryzykom i nieprawidłowościom.