Informacja o wynikach kontroli

Prawo: administracyjne
Kategoria: informacja
Instrukcja: W pierwszej kolejności należy uzupełnić nazwę dokumentu, która brzmi "Informacja o wynikach kontroli". Następnie należy wpisać adres jednostki przeprowadzającej kontrolę. W polu sygnatury należy umieścić odpowiednią sygnaturę dokumentu. W treści dokumentu, wielokrotnie występuje placeholder [CZYNNOŚĆ], który należy zastąpić nazwą przeprowadzonej czynności np. "kontroli", "audytu", "przeglądu". W miejscu placeholdera [TYTUŁ] należy wpisać tytuł dokumentu, który precyzuje zakres kontroli np. "Kontrola gospodarki finansowej". W punkcie 1, streszczeniu wyników, należy krótko i zwięźle opisać najważniejsze ustalenia i wnioski z przeprowadzonej czynności. W punkcie 2, w informacjach dotyczących czynności, należy podać cele czynności, przyczyny jej podjęcia, jednostki objęte czynnością, zakres przedmiotowy i podmiotowy, kryteria czynności, okres objęty czynnością oraz okres przeprowadzenia czynności. W punkcie 3, w ważniejszych wynikach czynności, należy przedstawić szczegółowe ustalenia kontroli, ogólną ocenę badanej działalności oraz oceny cząstkowe poszczególnych obszarów. Należy opisać stwierdzone nieprawidłowości, ich przyczyny i skutki, a także ewentualne dobre praktyki. W punkcie 4, w zaleceniach i wnioskach, należy sformułować rekomendacje dotyczące usprawnienia funkcjonowania jednostki oraz wnioski systemowe. W punkcie 5, w efektach czynności, należy opisać wymierne i jakościowe efekty przeprowadzonej czynności, np. kwoty zaoszczędzone, wdrożone rozwiązania organizacyjne. W punkcie 6 należy wpisać datę sporządzenia informacji oraz podpis i stanowisko osoby sporządzającej. W punkcie 7 należy wskazać adresatów informacji, zgodnie z przepisami prawa oraz inne jednostki i organy właściwe ze względu na przedmiot czynności, a także podmioty uprawnione do wdrożenia zaleceń.
Dane: adres, czynność, data, efekt 1, efekt 2, jednostka, kwota, nazwa dokumentu, neg. działanie, neg. zjawisko, okres, pozytywne działanie, przepis prawny, stanowisko, sygnatura, typ efektu 1, typ efektu 2, tytuł

Dokument „Informacja o wynikach kontroli” zawiera syntetyczne streszczenie najważniejszych wniosków i ustaleń. Podstawowe informacje dotyczą cele, przebieg oraz wnioski z przeprowadzonej kontroli. Przedstawia także ważniejsze ustalenia i zalecenia mające na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki. Dokument podsumowuje efekty przeprowadzonych działań oraz wskazuje adresatów informacji.

[NAZWA DOKUMENTU]

[ADRES]

[SYGNATURA]

[NAZWA DOKUMENTU]

([TYTUŁ])

1. Streszczenie wyników [CZYNNOŚĆ]

Ta część dokumentu powinna zawierać syntetyczne streszczenie najistotniejszych (z punktu widzenia adresatów) ustaleń oraz wniosków wynikających z [CZYNNOŚĆ] – w praktyce ta część dokumentu nazywana jest informacją dla kierownictwa [JEDNOSTKA] i stanowi (najczęściej jednostronicową) syntezę wyników [CZYNNOŚĆ]. Informacje tu prezentowane powinny mieć charakter zarządczy.

2. Informacje dotyczące [CZYNNOŚĆ]

Podstawowe informacje dotyczące [CZYNNOŚĆ]: cele [CZYNNOŚĆ], przyczyny jej podjęcia, [JEDNOSTKA] objęte [CZYNNOŚĆ], zakres przedmiotowy i podmiotowy, kryteria [CZYNNOŚĆ], [OKRES] objęty [CZYNNOŚĆ], [OKRES] przeprowadzenia [CZYNNOŚĆ]. Ta część dokumentu ma na celu przedstawienie odbiorcom podstawowych informacji związanych z przeprowadzoną [CZYNNOŚĆ].

3. Ważniejsze wyniki [CZYNNOŚĆ]

Ta część informacji powinna prezentować ważniejsze ustalenia [CZYNNOŚĆ] (wyniki [CZYNNOŚĆ]) w poszczególnych jej obszarach. Powinna ona zawierać ogólną ocenę badanej działalności oraz oceny cząstkowe poszczególnych obszarów. Należy przedstawić ustalenia wskazujące zakres stwierdzonych nieprawidłowości, przyczynę ich powstania i skutki, jakie wywołują lub mogą wywołać w świetle kryteriów stosowanych w postępowaniu [CZYNNOŚĆ] w kontekście celu (poszczególnych celów) [CZYNNOŚĆ]. W tym punkcie można przedstawić przykłady najistotniejszych (lub typowych) nieprawidłowości. Informacje po [CZYNNOŚĆ] mogą także służyć propagowaniu dobrych praktyk, rozwiązań, które zwiększają efektywność i sprawność działania administracji, przyczyniają się do eliminowania [NEG. ZJAWISKO] itp.

4. Zalecenia i wnioski wynikające z [CZYNNOŚĆ]

Informacja powinna prezentować także istotne z punktu widzenia adresatów zalecenia lub wnioski po [CZYNNOŚĆ], dotyczące usprawnienia funkcjonowania [JEDNOSTKA] [CZYNNOŚĆ] w zakresie dotyczącym [CZYNNOŚĆ] oraz wnioski i rekomendacje systemowe wynikające z przeprowadzonej [CZYNNOŚĆ]. Niekiedy jednostkowe [CZYNNOŚĆ] ujawniają systemowe słabości w funkcjonowaniu administracji. Informacja może zawierać też wnioski de lege ferenda.

5. Efekty [CZYNNOŚĆ]

Dokument powinien także przedstawiać efekty [CZYNNOŚĆ], tj. zarówno w aspekcie [TYP EFEKTU 1] (np. [KWOTA] [EFEKT 1], [KWOTA] poczynione w wyniku realizacji zaleceń, [KWOTA] [EFEKT 2]), jak i [TYP EFEKTU 2] (np. wdrożenie nowych rozwiązań organizacyjnych, wprowadzenie [POZYTYWNE DZIAŁANIE], eliminacje [NEG. DZIAŁANIE]).

6. [DATA] oraz podpis [STANOWISKO] sporządzającej informację

7. Wskazanie adresatów informacji po [CZYNNOŚĆ]

Informacja po [CZYNNOŚĆ] powinna być skierowana do adresatów wskazanych w [PRZEPIS PRAWNY] oraz innych [JEDNOSTKA] i organów, właściwych ze względu na przedmiot [CZYNNOŚĆ]. Powinna być skierowana także do tych podmiotów które są legitymowane (uprawnione) do wdrożenia zaleceń i wniosków wynikających z [CZYNNOŚĆ].

Informacja o wynikach kontroli to kompleksowa analiza przeprowadzonej czynności, przedstawiająca ważne ustalenia, zalecenia i efekty działań. Jest to istotny dokument dla kierownictwa w celu usprawnienia funkcjonowania jednostki oraz promowania dobrych praktyk.