Instrukcja archiwalna
- Prawo
administracyjne
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Instrukcja archiwalna powinna być wypełniona precyzyjnie i zgodnie z rzeczywistością. Należy uważnie przeczytać cały szablon i zrozumieć jego strukturę. Każdy placeholder w nawiasach kwadratowych należy zastąpić odpowiednią informacją specyficzną dla danej instytucji i jej archiwum. W sekcji "Postanowienia ogólne" należy określić nazwę dokumentu oraz zasady archiwizacji. Należy zdefiniować rodzaje dokumentacji przechowywanej w archiwum. W sekcji dotyczącej lokalizacji archiwum należy opisać pomieszczenie, jego wyposażenie, wymagania dotyczące bezpieczeństwa oraz warunki przechowywania dokumentacji. Należy określić zakres działania archiwum, wymieniając czynności wykonywane w archiwum. W sekcji dotyczącej personelu należy określić wymagania dotyczące wykształcenia i obowiązki pracownika archiwum. Należy opisać procedurę postępowania w określonych sytuacjach. W sekcji dotyczącej przyjmowania dokumentacji należy określić czas i sposób przekazywania dokumentacji do archiwum, stan dokumentacji oraz zasady jej układania. Należy zdefiniować sposób opisywania dokumentacji i ustalić czas jej przechowywania. W sekcji dotyczącej ewidencji dokumentacji należy określić sposób rejestrowania i oznaczania dokumentacji oraz rodzaje ewidencji. W sekcji dotyczącej sposobu przechowywania dokumentacji należy opisać sposób oznaczania i numerowania obiektów oraz procedury związane z przechowywaniem dokumentacji. W sekcji dotyczącej udostępniania dokumentacji należy określić zasady udostępniania dokumentacji. W sekcji dotyczącej odpowiedzialności należy określić odpowiedzialność korzystających z dokumentacji oraz procedurę postępowania w razie uszkodzenia lub utraty dokumentacji. W sekcji dotyczącej wydzielania dokumentacji należy określić czas i sposób wydzielania dokumentacji oraz uprawnienia komisji. W sekcji dotyczącej przekazywania dokumentacji do archiwum należy określić czas i sposób przekazywania dokumentacji oraz koszty związane z tym procesem. W sekcji dotyczącej kontroli archiwum należy określić instytucję sprawującą kontrolę oraz sposób przeprowadzania kontroli. W sekcji dotyczącej postępowania z dokumentacją w przypadku sytuacji nadzwyczajnych należy określić zasady postępowania.
- Dane
czas, czynności, czynność, dokument, dokumentacja, dystrybucja dokumentu, informacje, instytucja, koszty, lokalizacja, obiekt, obiekty, obowiązek, odpowiedzialność, osoba, osoby, oznakowanie, pomieszczenie, procedura, przedmiot, przedmioty, stan, stanowisko, sygnatura, system numeracji, sytuacja, uprawnienia, warunki, wykształcenie, wymagania, wyposażenie, zabezpieczenia, zakaz, zasady, zdarzenie
Dokument "Instrukcja archiwalna" zawiera postanowienia ogólne dotyczące zasad i dokumentacji, lokalizację i wyposażenie pomieszczeń, zakres działania personelu, procedury dotyczące przyjmowania i ewidencji dokumentacji, sposoby przechowywania i udostępniania dokumentów, a także zasady odpowiedzialności korzystających i wydzielania dokumentacji. Instrukcja określa również procedury kontroli, postępowania w przypadku różnych sytuacji oraz przekazywania dokumentacji między lokalizacjami.
I. Postanowienia ogólne
1. [DOKUMENT] określa:
1. [ZASADY],
2. [ZASADY].
2. [ZASADY].
3. [DOKUMENTACJA] dzieli się na:
1. [DOKUMENTACJA],
2. [DOKUMENTACJA].
II. [LOKALIZACJA] i jego wyposażenie
1. [LOKALIZACJA] powinien posiadać:
1. [POMIESZCZENIE],
2. [POMIESZCZENIE].
2. [LOKALIZACJA] powinien być [WYMAGANIA].
3. Wyposażenie [LOKALIZACJA] stanowią [WYPOSAŻENIE].
4. [POMIESZCZENIE] wyposażone jest w [WYPOSAŻENIE].
5. W [LOKALIZACJA] należy utrzymywać [WARUNKI].
6. [ZABEZPIECZENIA].
7. [ZABEZPIECZENIA].
8. W [LOKALIZACJA] nie przechowuje się [PRZEDMIOTY].
9. [ZABEZPIECZENIA].
10. [ZAKAZ].
III. Zakres działania [LOKALIZACJA]
1. Do zakresu działania [LOKALIZACJA] należy:
1. [CZYNNOŚĆ],
2. [CZYNNOŚĆ],
3. [CZYNNOŚĆ],
4. [CZYNNOŚĆ],
5. [CZYNNOŚĆ],
6. [CZYNNOŚĆ].
2. [ZASADY].
IV. Personel [LOKALIZACJA]
1. Pracownik [LOKALIZACJA] powinien mieć [WYKSZTAŁCENIE].
2. Do podstawowych obowiązków pracownika [LOKALIZACJA] należy:
1. [OBOWIĄZEK],
2. [OBOWIĄZEK],
3. [OBOWIĄZEK],
4. [OBOWIĄZEK],
5. [OBOWIĄZEK].
3. W przypadku [SYTUACJA] następuje [PROCEDURA].
4. [DOKUMENT], sporządzony w [ILOŚĆ] egzemplarzach, podpisuje [OSOBY]. [DYSTRYBUCJA DOKUMENTU].
V. Przyjmowanie [DOKUMENTACJA] przez [LOKALIZACJA]
1. [DOKUMENTACJA] przekazuje się do [LOKALIZACJA] [CZAS] po [ZDARZENIE].
2. [DOKUMENTACJA] przejmowane przez [LOKALIZACJA] powinny być [STAN], przez co rozumie się:
1. w odniesieniu do [DOKUMENTACJA]:
1. [CZYNNOŚĆ],
2. [CZYNNOŚĆ],
3. [CZYNNOŚĆ],
4. [CZYNNOŚĆ],
5. [CZYNNOŚĆ],
6. [CZYNNOŚĆ].
2. w odniesieniu do [DOKUMENTACJA]: [CZYNNOŚĆ].
3. [DOKUMENTACJA] układa się według [ZASADY].
4. Przez opisanie [PRZEDMIOT] rozumie się umieszczenie [INFORMACJE].
5. [STANOWISKO] ustala [CZAS].
6. [DOKUMENTACJA] przekazywana jest do [LOKALIZACJA] na podstawie [DOKUMENT].
7. [ZASADY]. W przypadku [SYTUACJA] [STANOWISKO] sporządza [DOKUMENT].
8. [PROCEDURA].
9. [DOKUMENT] podpisują [OSOBY].
10. [DOKUMENT] sporządza się w [ILOŚĆ] egzemplarzach, [DYSTRYBUCJA DOKUMENTU].
11. [DOKUMENT] sporządza się [ZASADY].
VI. Ewidencja [DOKUMENTACJA] w [LOKALIZACJA]
1. [DOKUMENT] rejestruje się w [DOKUMENT].
2. [LOKALIZACJA] oznacza [DOKUMENTACJA] [SYGNATURA].
3. [DYSTRYBUCJA DOKUMENTU].
4. Ewidencję w [LOKALIZACJA] stanowią:
1. [DOKUMENT],
2. [DOKUMENT],
3. [DOKUMENT],
4. [DOKUMENT],
5. [DOKUMENT],
6. [DOKUMENT].
VII. Sposób przechowywania [DOKUMENTACJA] w [LOKALIZACJA]
1. [OBIEKTY] oznacza się [OZNAKOWANIE].
2. [OBIEKTY] numerowane są [SYSTEM NUMERACJI].
3. [DOKUMENTACJA] należy [CZYNNOŚĆ].
4. [DOKUMENTACJA] powinny być [CZYNNOŚĆ].
5. [PROCEDURA].
VIII. Udostępnianie [DOKUMENTACJA] w [LOKALIZACJA]
1. [DOKUMENTACJA] są udostępniane [ZASADY].
2. [ZASADY].
3. [ZASADY].
4. [DOKUMENTACJA] udostępnia [STANOWISKO] na podstawie [DOKUMENT].
IX. Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną [DOKUMENTACJA]
1. Korzystający z [DOKUMENTACJA] ponoszą [ODPOWIEDZIALNOŚĆ].
2. [STANOWISKO] potwierdza [CZYNNOŚĆ] na [DOKUMENT].
3. W razie [SYTUACJA] [STANOWISKO] sporządza [DOKUMENT], który podpisują:
1. [OSOBA],
2. [OSOBA],
3. [OSOBA].
4. [DOKUMENT] sporządza się w [ILOŚĆ] egzemplarzach, [DYSTRYBUCJA DOKUMENTU].
X. Wydzielanie [DOKUMENTACJA]
1. [CZAS] dokonuje się wydzielenia [DOKUMENTACJA]. Dokonuje tego aktu komisja w składzie ustalonym przez [STANOWISKO]:
1. Przez wydzielenie należy rozumieć:
1. [CZYNNOŚĆ],
2. [CZYNNOŚĆ],
3. [CZYNNOŚĆ].
2. [CZAS] ustala [STANOWISKO].
3. Wydzielanie [DOKUMENTACJA] odbywa się na podstawie [DOKUMENT].
4. Komisja [UPRAWNIENIA].
5. Z czynności [CZYNNOŚCI] komisja sporządza [DOKUMENT].
6. [DOKUMENT] sporządza się w [ILOŚĆ] egzemplarzach, [DYSTRYBUCJA DOKUMENTU].
7. [PROCEDURA].
8. [PROCEDURA].
XI. Przekazywanie [DOKUMENTACJA] do [LOKALIZACJA]
1. Po upływie [CZAS] [LOKALIZACJA] przekazuje [DOKUMENTACJA] do [LOKALIZACJA] na zasadach [ZASADY].
2. [DOKUMENTACJA] przekazuje się na podstawie [DOKUMENT], sporządzonego przez [LOKALIZACJA] w [ILOŚĆ] egzemplarzach i podpisanego przez [OSOBY]. [DYSTRYBUCJA DOKUMENTU].
3. [PROCEDURA].
4. [CZAS] należy [PROCEDURA].
5. [KOSZTY] ponosi [OSOBA].
XII. Kontrola [LOKALIZACJA]
1. [INSTYTUCJA] sprawuje kontrolę nad [OBIEKT] w [LOKALIZACJA].
2. Z przeprowadzonej kontroli [LOKALIZACJA] sporządza się [DOKUMENT], który podpisuje [OSOBY].
3. Kontrolę [LOKALIZACJA] mogą przeprowadzać również [OSOBY].
XIII. Postępowanie z [DOKUMENTACJA] w przypadku [SYTUACJA]
1. W przypadku [SYTUACJA] obowiązuje [ZASADY].
2. W przypadku [SYTUACJA] postępowanie z [DOKUMENTACJA] określają [ZASADY].
Instrukcja archiwalna to kompleksowy dokument regulujący wszystkie aspekty zarządzania dokumentacją i archiwizacją w danej lokalizacji. Zapewnia klarowne wytyczne dotyczące przechowywania, udostępniania i kontrolowania dokumentów oraz określa procedury postępowania w różnych sytuacjach, zapewniając pełną odpowiedzialność korzystających.