Instrukcja Archiwizacji Dokumentów
- Prawo
administracyjne
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy rozpocząć od uzupełnienia opisu dokumentu, precyzując rodzaj dokumentów, których dotyczy instrukcja. Następnie w postanowieniach wstępnych należy określić cel dokumentu oraz uzupełnić informacje ogólne, takie jak zakres obowiązywania instrukcji, osoby odpowiedzialne za jej przestrzeganie, definicje kluczowych terminów. W sekcji Cele i Zadania należy określić zadania i czynności przypisane do poszczególnych działów lub stanowisk odpowiedzialnych za archiwizację. W kolejnej sekcji, dotyczącej lokalizacji, personelu i zakresu działania, należy podać informacje o miejscu przechowywania dokumentów, sposobach ich zabezpieczenia, wyposażeniu archiwum oraz zasadach panujących w pomieszczeniach archiwalnych. Należy również określić wymagania stawiane pracownikom archiwum oraz ich obowiązki i odpowiedzialność. W sekcji dotyczącej oceny i klasyfikacji dokumentów należy opisać kryteria klasyfikacji dokumentów oraz zdefiniować kluczowe pojęcia. W sekcji Przekazywanie należy opisać zasady przekazywania dokumentów do archiwum, w tym sposób ich porządkowania. Sekcja Przechowywanie i Ewidencja powinna zawierać zasady przechowywania i ewidencjonowania dokumentów, w tym elementy ewidencji oraz dopuszczalne narzędzia informatyczne. Ostatnia sekcja, dotycząca udostępniania, powinna zawierać zasady udostępniania zgromadzonych dokumentów. W sekcji Brakowanie należy określić zasady brakowania dokumentów, czyli ich niszczenia po upływie określonego czasu.
- Dane
brakowanie, cel, cel dokumentu, czynność, definicja, dział/stanowisko, element ewidencji, informacja ogólna, klasyfikacja, kontrola, lokalizacja, obowiązek, ocena/klasyfikacja, odpowiedzialność, opis dokumentu, pracownik, przechowywanie i ewidencja, przekazywanie, udostępnianie, współpraca, wymagania, wyposażenie, wytyczna, zabezpieczenie, zadanie, zasada, zasady
Instrukcja Archiwizacji Dokumentów to kompleksowy dokument określający cele, zadania oraz procesy związane z archiwizacją dokumentów w firmie. Zawiera szczegółowe postanowienia dotyczące obrębu dokumentacji, obowiązków personelu oraz zasad przechowywania i udostępniania dokumentów.
[OPIS DOKUMENTU]
I. POSTANOWIENIA WSTĘPNE
1. Celem niniejszego [DOKUMENTU] jest [CEL DOKUMENTU].
2. [INFORMACJA OGÓLNA].
3. [INFORMACJA OGÓLNA].
4. [INFORMACJA OGÓLNA].
5. [INFORMACJA OGÓLNA].
6. [INFORMACJA OGÓLNA].
7. [INFORMACJA OGÓLNA].
8. [INFORMACJA OGÓLNA].
9. [INFORMACJA OGÓLNA].
10. [INFORMACJA OGÓLNA].
11. [INFORMACJA OGÓLNA].
12. [INFORMACJA OGÓLNA].
II. CELE I ZADANIA
1. Do zadań [DZIAŁ/STANOWISKO] należy:
a) [ZADANIE];
b) [ZADANIE];
c) [ZADANIE];
d) [ZADANIE];
e) [ZADANIE];
f) [ZADANIE];
g) [ZADANIE];
h) [ZADANIE];
i) [ZADANIE];
j) [ZADANIE];
k) [ZADANIE].
2. [DZIAŁ/STANOWISKO] realizuje swoje zadania poprzez czynności:
[CZYNNOŚĆ];
[CZYNNOŚĆ];
[CZYNNOŚĆ].
3. [INFORMACJA OGÓLNA].
4. [INFORMACJA OGÓLNA].
III. [LOKALIZACJA], PERSONEL I ZAKRES DZIAŁANIA
1. [INFORMACJA OGÓLNA].
2. [INFORMACJA OGÓLNA] poprzez:
a) [ZABEZPIECZENIE];
b) [ZABEZPIECZENIE];
c) [ZABEZPIECZENIE];
d) [ZABEZPIECZENIE];
e) [ZABEZPIECZENIE];
f) [ZABEZPIECZENIE];
g) [ZABEZPIECZENIE];
h) [ZABEZPIECZENIE];
i) [ZABEZPIECZENIE];
j) [ZABEZPIECZENIE];
k) [ZABEZPIECZENIE].
3. [LOKALIZACJA] wyposażone jest w:
a) [WYPOSAŻENIE];
b) [WYPOSAŻENIE];
c) [WYPOSAŻENIE];
d) [WYPOSAŻENIE];
e) [WYPOSAŻENIE].
[INFORMACJA OGÓLNA].
4. W pomieszczeniach [LOKALIZACJA]:
a) [ZASADA];
b) [ZASADA];
c) [ZASADA];
d) [ZASADA];
e) [ZASADA];
f) [ZASADA];
g) [ZASADA];
h) [ZASADA].
5. [ZASADA].
6. [ZASADA].
7. [ZASADA].
8. [WYMAGANIA].
9. [WYMAGANIA].
10. [PRACOWNIK] jest zobowiązany:
1) [OBOWIĄZEK];
2) [OBOWIĄZEK];
3) [OBOWIĄZEK].
11. [ODPOWIEDZIALNOŚĆ].
12. [ODPOWIEDZIALNOŚĆ].
13. [ZASADA].
14. [ZASADA].
15. [ZASADA].
16. [ZASADA].
17. [WSPÓŁPRACA].
18. [ZASADA].
IV. [OCENA/KLASYFIKACJA]
1. [KLASYFIKACJA].
2. [KLASYFIKACJA].
3. [KLASYFIKACJA].
4. [KLASYFIKACJA].
5. [DEFINICJA].
V. PRZEKAZYWANIE
1. [ZASADA].
2. [ZASADA].
3. [ZASADA].
4. [ZASADA].
5. [ZASADA].
6. Przez uporządkowanie dokumentacji rozumie się:
1) [WYTYCZNA];
2) [WYTYCZNA];
3) [WYTYCZNA];
4) [WYTYCZNA];
5) [WYTYCZNA];
6) [WYTYCZNA];
7) [WYTYCZNA];
8) [WYTYCZNA].
7. [ZASADA].
8. [ZASADA].
9. [ZASADA].
10. [ZASADA].
11. [ZASADA].
12. [ZASADA].
13. [ZASADA].
14. [KONTROLA].
15. [ZASADA].
VI. PRZECHOWYWANIE I EWIDENCJA
1. [ZASADA].
2. [ZASADA].
3. [ZASADA].
4. [ZASADA].
5. Ewidencję dokumentacji stanowią:
a) [ELEMENT EWIDENCJI];
b) [ELEMENT EWIDENCJI];
c) [ELEMENT EWIDENCJI];
d) [ELEMENT EWIDENCJI];
e) [ELEMENT EWIDENCJI];
f) [ELEMENT EWIDENCJI];
g) [ELEMENT EWIDENCJI].
6. [ZASADA].
7. [ZASADA].
8. [ZASADA].
9. Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych, w szczególności w celu:
a) [CEL];
b) [CEL];
c) [CEL];
d) [CEL];
e) [CEL];
f) [CEL].
10. [ZASADY].
11. [ZASADY].
12. [ZASADY].
13. [ZASADY].
14. [ZASADY].
15. [ZASADY].
16. [ZASADY].
VII. UDOSTĘPNIANIE
1. [ZASADA].
2. [ZASADA].
3. [ZASADA].
4. [ZASADA].
5. [ZASADA].
6. [ZASADA].
7. [ZASADA].
8. [ZASADA].
9. [ZASADA].
10. [ZASADA].
11. [ZASADA].
12. [ZASADA].
13. [ZASADA].
14. [ZASADA].
15. [ZASADA].
16. [ZASADA].
17. [ZASADA].
18. [ZASADA].
VIII. BRAKOWANIE
1. [ZASADA].
2. [ZASADA].
3. [ZASADA].
4. [ZASADA].
5. [ZASADA].
6. [ZASADA].
7. [ZASADA].
8. [ZASADA].
9. [ZASADA].
10. [ZASADA].
Dokument 'Instrukcja Archiwizacji Dokumentów' stanowi niezbędne narzędzie do efektywnego zarządzania dokumentacją w firmie. Zapewnia klarowne wytyczne dotyczące archiwizacji, udostępniania i przechowywania dokumentów, co przyczynia się do zachowania porządku i przejrzystości w obiegu informacji.