Instrukcja postępowania z depozytami
- Prawo
administracyjne
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy uważnie przeczytać całą instrukcję przed rozpoczęciem jej wypełniania. W pierwszej kolejności należy uzupełnić nazwę firmy w miejscach oznaczonych placeholderem [FIRMA]. Następnie należy określić, kogo dotyczy instrukcja, wpisując odpowiednie określenie w miejsce placeholdera [OSOBY], na przykład "pacjenta", "mieszkańca", "klienta" itp., dostosowując do specyfiki firmy. W rozdziale drugim należy wskazać miejsce przechowywania depozytów, wpisując je w miejsce placeholdera [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA]. Należy również określić stanowisko osoby odpowiedzialnej za depozyty i wpisać je w miejsce placeholdera [STANOWISKO]. W paragrafie czwartym należy doprecyzować, jakie dane osobowe należy zawrzeć w spisie, wpisując je w miejsce placeholdera [DANE OSOBOWE]. Należy także określić liczbę egzemplarzy spisu i wpisać odpowiednie liczby w miejsce placeholderów [LICZBA]. W tym samym paragrafie należy określić, co oznacza [SYGNATURA] i uzupełnić ten placeholder. W paragrafie siódmym należy wskazać organ, do którego przekazuje się protokół, wpisując jego nazwę w miejsce placeholdera [ORGAN]. W rozdziale trzecim należy określić walutę, w której przyjmowane są depozyty pieniężne, i wpisać ją w miejsce placeholdera [WALUTA]. Należy również określić rodzaj dokumentu księgowego i wpisać jego nazwę w miejsce placeholderów [DOKUMENT]. W paragrafie piątym należy uzupełnić placeholdery dotyczące danych zawartych w księdze depozytów, takie jak [NUMER], [DATA]. W rozdziale trzecim należy doprecyzować przykładowe cele, na jakie mogą być wykorzystywane środki z depozytu, wpisując je w miejsce placeholdera [PRZYKŁADOWE CELE]. Należy również określić, w jaki sposób osoba, która nie może złożyć podpisu, potwierdza operacje, wpisując to w miejsce placeholdera [SPOSÓB POTWIERDZENIA]. Należy także określić, jakie wpływy mogą być odbierane przez upoważnionego pracownika, wpisując je w miejsce placeholdera [WPŁYWY]. W rozdziale czwartym należy określić rodzaj dokumentu stanowiącego podstawę do wydania depozytu i wpisać jego nazwę w miejsce placeholdera [DOKUMENT]. W paragrafie ósmym należy określić okres, w jakim należy odebrać depozyt, i wpisać go w miejsce placeholdera [OKRES]. Należy również wskazać odpowiednią ustawę regulującą likwidację niepodjętych depozytów, wpisując jej nazwę w miejsce placeholdera [USTAWA]. Po uzupełnieniu wszystkich placeholderów należy dokładnie sprawdzić, czy instrukcja jest kompletna i zrozumiała.
- Dane
dane osobowe, data, dokument, firma, liczba, miejsce przechowywania, numer, okres, organ, osoby, przykładowe cele, sposób potwierdzenia, stanowisko, sygnatura, ustawa, waluta, wpływy
Dokument 'Instrukcja postępowania z depozytami' szczegółowo określa zasady składania i dysponowania środkami pieniężnymi, depozytami wartościowymi i innymi dokumentami dla osób przebywających w firmie. Instrukcja zapewnia klarowne procedury dotyczące przechowywania depozytów oraz związanej z nimi odpowiedzialności.
Instrukcja
w sprawie trybu postępowania
z depozytami wartościowymi i depozytami pieniężnymi
w [FIRMA]
Rozdział I. Postanowienia ogólne
§1
1. Instrukcja określa zasady składania i dysponowania środkami pieniężnymi, depozytami wartościowymi i innymi dokumentami należącymi do osób przebywających w [FIRMA].
2. [FIRMA] zapewnia bezpłatnie przechowywanie środków pieniężnych i przedmiotów wartościowych stanowiących własność [OSOBY] poprzez złożenie ich do depozytu.
Rozdział II. Tryb postępowania z depozytami wartościowymi
§2
1. Depozytami wartościowymi są: pieniądze, papiery wartościowe, kruszce szlachetne i wyroby z tych kruszców (biżuteria), inne przedmioty uznane za wartościowe.
2. Do przedmiotów dokumentarnych zalicza się weksle, książeczki oszczędnościowe, oryginalne dowody zabezpieczenia własności itp.
§3
3. [OSOBY] przebywająca w [FIRMA] ma prawo do przekazania do depozytu posiadane przy sobie środki pieniężne, przedmioty wartościowe i dokumentarne.
4. Depozyty wartościowe przechowywane są w [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA] w [FIRMA].
5. Za depozyty wartościowe pozostawione w [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA] ponosi odpowiedzialność [FIRMA]. Osobą odpowiedzialną za przechowywanie depozytu jest wyznaczony przez [STANOWISKO] pracownik [FIRMA].
6. Za przedmioty wartościowe i środki pieniężne nie oddane do depozytu zgodnie z zasadami wynikającymi z niniejszego regulaminu [FIRMA] nie odpowiada.
7. [OSOBY], które nie zdecydują się na złożenie środków pieniężnych i wartościowych przedmiotów do depozytu, są informowane o braku ponoszenia odpowiedzialności materialnej za te środki i przedmioty przez [FIRMA] (załącznik nr 1).
§4
1. Przedmioty wartościowe i dokumentarne przyjęte do depozytu powinny być zabezpieczone w sposób wykluczający ich wyjęcie lub zamianę bez naruszenia opakowania.
2. Przy przyjęciu przedmiotów depozytowych należy sporządzić spis przedmiotów zawierających następujące dane:
1) [DANE OSOBOWE] osoby przyjmowanej do [FIRMA],
2) [DANE OSOBOWE] osoby przyjmującej depozyt,
3) [DANE OSOBOWE] osób obecnych przy przekazywaniu depozytu oraz sporządzaniu spisu, pakowaniu i pieczętowaniu,
4) opis przedmiotów przekazywanych do depozytu,
5) podpisy.
3. [LICZBA] egzemplarz spisu pozostawia się w aktach [OSOBY], [LICZBA] otrzymuje osoba przyjmowana do [FIRMA], [LICZBA] egzemplarz znajduje się w rejestrze depozytów.
4. Na opakowaniu depozytu umieszcza się: [DANE OSOBOWE], [DATA], rodzaj depozytu, [SYGNATURA].
5. Przy otwieraniu depozytu należy zwrócić uwagę, aby pieczęcie i opakowanie były nienaruszone. W razie stwierdzenia braku lub niezgodności miedzy zawartością i spisem przedmiotów należy sporządzić komisyjnie protokół ustalający rodzaj braków, wysokość szkód oraz stan opakowania.
6. Do protokołu dołącza się spis przedmiotów i opakowanie.
7. Protokół z załącznikami przekazuje się do [ORGAN].
§5
1. Księgę depozytów prowadzi wyznaczony przez [STANOWISKO] pracownik [FIRMA].
2. Księga depozytów posiada ponumerowane strony, przesznurowane karty oraz przytwierdzone i opieczętowane końce sznurka do ostatniej strony pieczęcią lakową lub naklejką z pieczątką firmową [FIRMA]. Oprócz pieczęci [STANOWISKO] i [STANOWISKO] potwierdzają cyfrowo i słownie liczbe stron podpisami.
3. Księga depozytów nie obejmuje [WALUTA] pieniędzy obiegowych, które deponowane są na koncie sum depozytowych.
4. Księga depozytów zawiera następujące dane:
1) [NUMER],
2) [DANE OSOBOWE],
3) [DATA],
4) [DATA] i [DANE OSOBOWE] [OSOBY],
5) rodzaj przedmiotu wartościowego – jakość, cechy, znak lub wartość depozytu pieniężnego (waluta),
6) [DATA],
7) [DANE OSOBOWE] osób uczestniczących przy odbiorze depozytu,
8) podpis osoby odbierającej depozyt.
5. Księgę depozytów wraz z dowodami stwierdzającymi zapisy w niej należy przechowywać pod zamknięciem w [MIEJSCE PRZECHOWYWANIA].
Rozdział III. Tryb postępowania z depozytami pieniężnymi
§6
1. [OSOBY] może przekazać swoje oszczędności w postaci [WALUTA] pieniędzy do depozytu.
2. Depozyty wartościowe – sumy pieniężne przyjmowane są na podstawie dowodu księgowego – [DOKUMENT] oraz wypłacane na podstawie dowodu księgowego – [DOKUMENT].
3. Pracownik odpowiedzialny za prowadzenie kasy przekazuje wpłacone kwoty pieniężne [OSÓB] do banku na ogólne konto depozytowe.
4. Wpłaty do banku dokonuje pracownik prowadzący kasę według potrzeb w przypadku wpływów gotówki wyższej niż przewiduje pogotowie kasowe sum depozytowych zgodnie z zarządzeniem [STANOWISKO] [FIRMA].
5. Bank nie prowadzi analityki imiennej do tego konta i nie jest to indywidualny rachunek bankowy [OSOBY]. Analityka do ogólnego konta bankowego jest prowadzona przez [STANOWISKO] w systemie komputerowym.
6. Na rachunku bankowym depozytowym [FIRMA] przechowywane są środki pieniężne łącznie dla wszystkich [OSÓB], którzy wyrazili zgodę na zdeponowanie swoich środków na konto depozytowe [FIRMA].
7. Każdorazowa wpłata lub wypłata depozytu odzwierciedlona jest w raporcie kasowym zgodnie z obowiązującą w [FIRMA] instrukcją kasową. Raport kasowy będzie podstawą do zapisów na indywidulanych kontach [OSÓB].
8. [OSOBY] każdego dnia może wpłacić lub wypłacić kwotę pieniężną z depozytu lub jeśli jest to większa kwota, a brak jest jej w kasie, to w dniu następnym.
9. Częstotliwość wypłat uzależniona jest od potrzeb [OSÓB].
10. Zakupy gotówkowe ze środków pieniężnych sum depozytowych [OSÓB] potwierdzone są [DOKUMENT], [DOKUMENT] lub w przypadku zbiorczych zakupów dla wielu [OSÓB] rachunkiem wystawionym na [FIRMA]. Dowody księgowe (zakupy pojedyncze, zbiorowe) muszą być opisane według zasad ogólnie przyjętych (z podaniem kwoty i imiennego konta obciążającego dokonany zakup).
11. Z konta depozytowego w formie bezgotówkowej (przelew), [OSOBY] lub [OSOBY] wyraża zgodę na dysponowanie jego środkami pieniężnymi znajdującymi się w depozycie w celu – zapłaty za [PRZYKŁADOWE CELE], opłaty za pobyt w [FIRMA] na podstawie wyrażonej na piśmie zgody.
12. [OSOBY], któremu [POWÓD] uniemożliwia złożenia podpisu, dokonuje [SPOSÓB POTWIERDZENIA] w miejscu przeznaczonym na podpis w obecności pracownika, który stwierdza na dokumencie własnoręczność złożonego podpisu.
13. Każdy [OSOBY] [FIRMA] ma prawo upoważnić pracownika [FIRMA] do dokonywania:
1) niezbędnych zakupów służących zaspokajaniu bieżących potrzeb życiowych,
2) odbioru [WPŁYWY] zgodnie ze złożonym upoważnieniem.
W przypadku dokonywania zakupów pracownik zobowiązany jest do prowadzenia zeszytu, w którym prowadzi bieżące rozliczenia gotówki.
14. [OSOBY] może zrezygnować z przechowywania pieniędzy w depozycie bez podawania przyczyny, składając oświadczenia na piśmie.
15 Wszystkie oświadczenia, zgody, upoważnienia i oświadczenia dotyczące postepowania z depozytami wartościowymi i pieniężnymi przechowywane są w aktach osobowych [OSOBY] prowadzonych przez wyznaczonego przez [STANOWISKO] pracownika [FIRMA].
Rozdział IV. Tryb postępowania z depozytem po zmarłym [OSOBY]
§7
1. W razie zgonu [OSOBY] depozyt wartościowy wydaje się jego prawnym spadkobiercom.
2. Podstawę do wydania depozytów stanowi każdorazowo [DOKUMENT].
3. Osoba odbierająca depozyt (spadkobierca) kwituje odbiór podpisem i datą, ponadto pracownik [FIRMA] wpisuje czytelnie do księgi depozytów [DANE OSOBOWE], [NUMER] oraz [NAZWA].
§8
1. W przypadku niepodjęcia depozytu pracownik [STANOWISKO] zobowiązany jest do wezwania uprawnionych osób do ich odebrania z wyznaczeniem [OKRES] oraz wskazać skutki niepodjęcia depozytu.
2. Niepodjęte depozyty pieniężne i wartościowe podlegają likwidacji zgodnie z przepisami [USTAWA].
Podsumowując, 'Instrukcja postępowania z depozytami' precyzyjnie reguluje kwestie składania, przechowywania i dysponowania depozytami pieniężnymi oraz wartościowymi osób przebywających w firmie. Dokument wprowadza klarowne zasady bezpieczeństwa i odpowiedzialności dotyczące zarządzania depozytami.