Oznaczenie materiałów niejawnych

Prawo: administracyjne
Kategoria: instrukcja
Instrukcja: Wypełnianie szablonu "Oznaczenie materiałów niejawnych" rozpoczyna się od wpisania nazwy dokumentu w pierwszym wierszu. Następnie należy uzupełnić sygnaturę załącznika oraz sygnaturę i datę zarządzenia, do którego załącznik jest dołączony. Kolejno wpisuje się stanowisko, jednostkę organizacyjną i adres jednostki. W sekcji "Oznaczenie materiałów niejawnych" należy określić typ dokumentu. Na każdej stronie dokumentu, w lewym górnym rogu, umieszcza się sygnaturę literowo-cyfrową jednostki lub komórki, symbol oznaczenia klauzuli tajności, numer rejestracyjny dokumentu w ewidencji oraz rok rejestracji (dwie ostatnie cyfry). Dodatkowo, w zależności od potrzeb, można dodać inne oznaczenia ułatwiające identyfikację dokumentu. Na pierwszej stronie, oprócz powyższych, należy wpisać nazwę jednostki organizacyjnej i adres w lewym górnym rogu, a także nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu w prawym górnym rogu, powyżej numeru egzemplarza. Pod tymi danymi wpisuje się adresata lub "adresaci według rozdzielnika". Na ostatniej stronie dokumentu należy podać liczbę załączników, liczbę stron wszystkich załączników oraz klauzule tajności załączników wraz z numerami. Poniżej umieszcza się imię i nazwisko osoby podpisującej dokument oraz liczbę egzemplarzy. W przypadku dokumentu elektronicznego, zamiast numeru egzemplarza, na każdej stronie umieszcza się napis "EGZEMPLARZ ELEKTRONICZNY". Na ostatniej stronie, zamiast liczby egzemplarzy i adresatów, wpisuje się "EGZEMPLARZ ELEKTRONICZNY" i wskazuje adresatów. Załączniki oznacza się na pierwszej stronie w prawym górnym rogu, dodając napis "Załącznik nr [SYGNATURA] do dokumentu nr [SYGNATURA] z dnia [OKRES]". Wzór dokumentu zawiera te same elementy, co dokument właściwy, z uwzględnieniem klauzuli tajności, treści dokumentu i informacji o załącznikach. Klauzula tajności powinna być umieszczona na każdej stronie dokumentu.
Dane: adres, adresat, imię, jednostka organizacyjna, klauzula tajności, klauzule tajności załączników, liczba egzemplarzy, liczba stron załączników, liczba załączników, miejscowość, nazwa dokumentu, nazwisko, okres, stanowisko, sygnatura, typ dokumentu

Dokument "Oznaczenie materiałów niejawnych" określa zasady oznaczania informacji niejawnych. Udostępnia szczegółowe instrukcje dotyczące sygnatur, klauzul tajności oraz sposobu identyfikacji dokumentów wewnątrz jednostki organizacyjnej. Reguluje także treść pierwszej i ostatniej strony dokumentu oraz sposób oznaczenia załączników.

[NAZWA DOKUMENTU]

Załącznik nr [SYGNATURA]do zarządzenia Nr [SYGNATURA][STANOWISKO] [JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA] [ADRES]z dnia [OKRES]

DOKUMENT [TYP DOKUMENTU]

NA KAŻDEJ STRONIE

________________________________________________________________

[KLAUZULA TAJNOŚCI]

Egz. Nr [SYGNATURA](ewentualnie) Egz. pojedynczy

W lewym górnym rogu sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: Literowe oznaczenie jednostki lub komórki: np. [SYGNATURA]Symbol oznaczenia klauzuli: np. [SYGNATURA] Numer pod którym dokument ten został zarejestrowany w odpowiedniej ewidencji i roklub dwie ostatnie cyfry roku w którym dokonano rejestracji: np. [SYGNATURA] W zależności od potrzeb inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca jego wykonania wjednostce lub komórce organizacyjnej lub też przynależność dokumentu do określonejsprawy:

[SYGNATURA]

(treść dokumentu)

[KLAUZULA TAJNOŚCI]strona/liczba stron całego dokumentu

DOKUMENT [TYP DOKUMENTU]NA PIERWSZEJ STRONIE

_______________________________________________________________

[JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA]

[ADRES][OKRES]

w [ADRES]

nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,w lewym górnym rogu, nad sygnaturą literowo-cyfrową,

nazwę miejscowości i datę podpisaniadokumentu, w prawym górnym rogu,powyżej numeru egzemplarza lub napisu"Egz. pojedynczy"

ADRESAT lub"adresaci według rozdzielnika"

DOKUMENT [TYP DOKUMENTU]

NA OSTATNIEJ STRONIE

_______________________________________________________________

Liczba załączników Liczba stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników Klauzule tajności załączników wraz z numerami

Załączniki: [SYGNATURA]

....................................................................[SYGNATURA], [IMIĘ] i [NAZWISKO] osoby uprawnionejdo podpisania dokumentu

Liczba egzemplarzy (np. Wykonano w [SYGNATURA] egz.)

DOKUMENT [TYP DOKUMENTU] - WZÓR

[KLAUZULA TAJNOŚCI]

[JEDNOSTKA ORGANIZACYJNA]

w [ADRES]

[SYGNATURA]

[ADRES], [OKRES]

Egz. Nr [SYGNATURA](ewentualnie Egz. pojedynczy)

ADRESAT

TREŚĆ DOKUMENTU

Załączniki: [SYGNATURA]

............................................................[SYGNATURA], [IMIĘ] i [NAZWISKO] osobyuprawnionej do podpisania dokumentu

Wykonano w [SYGNATURA] egz.

[KLAUZULA TAJNOŚCI]strona/liczba stron całego dokumentu

ZAŁĄCZNIKI - OZNACZANIE

Na pierwszej stronie w prawym górnym rogu umieszcza się dodatkowo napis:

"Załącznik nr [SYGNATURA] do dokumentu nr [SYGNATURA]z dnia [OKRES]".

DOKUMENT ELEKTRONICZNY

Oznacza się tak, jak dokument nieelektroniczny z tym, że:

1) NA KAŻDEJ STRONIE, zamiast numeru egzemplarza, umieszcza się napis: "EGZEMPLARZ ELEKTRONICZNY"

3) NA OSTATNIEJ STRONIE zamiast liczby wykonanych egzemplarzy oraz ich adresatów umieszcza się napis "EGZEMPLARZ ELEKTRONICZNY" oraz wskazuje jego adresatów.

KONWERSJA DOKUMENTU

Dokument "Oznaczenie materiałów niejawnych" zawiera kluczowe wytyczne dotyczące oznaczania informacji niejawnych. Określa sposób identyfikacji dokumentów oraz załączników, zaznaczając istotne elementy na pierwszej i ostatniej stronie. Dokument jest kluczowy dla zapewnienia bezpieczeństwa informacji w danej jednostce organizacyjnej.