Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych

Prawo: dane
Kategoria: ewidencja
Instrukcja: Należy rozpocząć od uzupełnienia nazwy firmy lub imienia i nazwiska Administratora Danych Osobowych w wyznaczonym miejscu. W każdym wierszu tabeli należy wpisać imię i nazwisko osoby upoważnionej do przetwarzania danych osobowych. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym, należy podać identyfikator osoby w tym systemie. Wpisanie stanowiska osoby upoważnionej jest zalecane, szczególnie w większych firmach, ale nie jest obowiązkowe. Należy podać datę nadania upoważnienia do przetwarzania danych osobowych. Należy wpisać datę wygaśnięcia upoważnienia, jeśli jest określona. Należy określić zakres upoważnienia, czyli jakie dane i w jakim celu osoba może przetwarzać. Osoba upoważniona lub Administrator Danych Osobowych/Inspektor Ochrony Danych Osobowych powinien złożyć podpis. W miejscu [OKRES PRZECHOWYWANIA] należy wpisać okres przechowywania ewidencji po ustaniu upoważnienia. W miejscu [PRZEPISY] należy wskazać podstawę prawną okresu przechowywania ewidencji.
Dane: nazwa / administratora danych osobowych, podpis ado/iodo, upoważnienia, w systemie informatycznym, wygaśnięcia upoważnienia

Dokument 'Ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych' zawiera rejestry osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym. Umożliwia identyfikację osób i określenie zakresu ich uprawnień. Ewidencja jest istotna dla zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych.

(nazwa [FIRMA] / Administratora Danych Osobowych)

Lp. [IMIĘ] [NAZWISKO] [IDENTYFIKATOR] [STANOWISKO] [DATA] [DATA] [ZAKRES] Podpis

osoby w systemie upoważnienia wygaśnięcia upoważnienia ADO/

upoważnionej informatycznym upoważnienia IODO

1. Niniejszy element ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych jest wymagany

wyłącznie wtedy, gdy dane osobowe są przetwarzane w systemie informatycznym.

2. Oznaczenie stanowiska osoby, która przetwarza dane osobowe, nie jest elementem obligatoryjnym ewidencji

osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, jednakże w bardziej rozbudowanych strukturach

organizacyjnych pozwala w prosty sposób zidentyfikować zajmowane w hierarchii służbowej miejsce osoby,

która dokonuje przetwarzania (w szczególności gdy w ramach tej samej struktury organizacyjnej występują dwie

lub więcej osób o tych samych [IMIĘ] i [NAZWISKO]).

3. Osoby, które utraciły upoważnienie do przetwarzania danych osobowych (np. z uwagi na zakończenie

zatrudnienia), nie powinny być niezwłocznie usunięte z ewidencji, jednakże powinno się oznaczyć datę ustania

ich upoważnienia. [OKRES PRZECHOWYWANIA] w zakresie obowiązku przechowywania określonych danych osobowych

doprecyzowują przepisy odrębnych aktów prawnych (np. [PRZEPISY]).

4. Określenie, czy upoważnienie jest udzielone bez ograniczeń bądź z ograniczeniem do określonych operacji

przetwarzania danych osobowych, określonych zbiorów lub części zbiorów danych osobowych.

5. Ewidencję osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych prowadzi Administrator Danych

Osobowych (ADO) albo Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IODO), jeżeli został powołany w strukturach

danego administratora.

Ważne informacje zawarte w dokumentacji obejmują: konieczność prowadzenia ewidencji w przypadku przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym, możliwość wpisania stanowiska osoby przetwarzającej dane oraz obowiązek oznaczenia daty ustania upoważnienia osób. Ewidencję prowadzi Administrator Danych Osobowych (ADO) lub Inspektor Ochrony Danych Osobowych (IODO), jeśli został powołany.