Instrukcja anonimizacji danych
- Prawo
dane
- Kategoria
instrukcja
- Instrukcja
Należy dokładnie przeczytać treść szablonu instrukcji anonimizacji. W miejsce [FIRMA] należy wpisać pełną nazwę firmy, w której instrukcja będzie obowiązywała. W miejsce [ADMINISTRATOR DANYCH] należy wpisać pełną nazwę i adres administratora danych osobowych. W miejsce [DANE OSOBOWE] należy wpisać szczegółowy wykaz danych osobowych, które podlegają anonimizacji. W miejsce [DZIAŁ] należy wpisać nazwę działu odpowiedzialnego za proces anonimizacji. W miejsce [PROGRAM] należy wpisać nazwę programu komputerowego używanego do anonimizacji dokumentów elektronicznych. W miejsce [TECHNIKA ANONIMIZACJI NAGRAŃ] należy wpisać szczegółowy opis techniki anonimizacji nagrań, np. wyciszanie głosu, zmiana częstotliwości głosu itp. W miejsce [DANE ZASTĘPCZE] należy wpisać przykładowe dane zastępcze, które będą używane w procesie anonimizacji, np. XXX, YYYY, ZZZZ. Po uzupełnieniu wszystkich pól należy dokładnie sprawdzić poprawność wprowadzonych danych i upewnić się, że instrukcja jest zrozumiała dla wszystkich pracowników.
- Dane
administrator danych, dane osobowe, dane zastępcze, dział, firma, program, technika anonimizacji nagrań
Instrukcja anonimizacji danych w dokumentach papierowych i elektronicznych jest niezwykle istotnym dokumentem określającym zasady usuwania informacji umożliwiających identyfikację osób. Proces anonimizacji jest kluczowy dla zachowania prywatności i ochrony danych osobowych.
Instrukcja Anonimizacji w dokumentach papierowych i elektronicznych (w tym w nagraniach)
1. Niniejsza Instrukcja określa zasady stosowania anonimizacji w dokumentach papierowych i elektronicznych w [FIRMA].
2. Anonimizacja jest procesem polegającym na usunięciu wszystkich informacji, które w jakikolwiek sposób umożliwiają identyfikację określonej osoby, której dane dotyczą, przez [ADMINISTRATOR DANYCH] lub osobę trzecią.
3. W przypadku ustania celu przetwarzania, dokumenty i pliki zawierające dane osobowe, powinny być niezwłocznie niszczone i/lub usuwane.
4. Anonimizacja jest dokonywana w przypadku konieczności pozostawienia dokumentu, pliku elektronicznego lub rekordu w systemie, po ustaniu celu przetwarzania, ze względu na prawnie usprawiedliwiony interes [ADMINISTRATOR DANYCH] lub w przypadku konieczności udostępnienia dokumentu/pliku osobie trzeciej, bez zawartych w nim danych osobowych.
5. Anonimizacja powinna dotyczyć usunięcia danych w zakresie [DANE OSOBOWE], a także informacji, które w sposób pośredni, np. poprzez kontekst, mogą umożliwić zidentyfikowanie osoby, której dane są anonimizowane.
6. Anonimizacja jest dokonywana przez pracowników [DZIAŁ].
7. Zanonimizowany dokument powinien zostać zweryfikowany przez drugiego pracownika [DZIAŁ], pod kątem prawidłowości anonimizacji, tzn. niemożliwości zidentyfikowania osób, których dane zostały zanonimizowane.
8. Osoby odpowiedzialne za dokonywanie anonimizacji w ramach poszczególnych procesów są zobowiązane do zachowania należytej staranności oraz do przestrzegania powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
9. Anonimizacja może być przeprowadzana w sposób manualny lub z użyciem narzędzi informatycznych.
10. Anonimizacja manualna powinna być dokonywana w taki sposób, że dane podlegające usunięciu powinny zostać zamazane/zaczernione/zaklejone, a następnie dokument powinien zostać skopiowany i dopiero taka kopia jest uznawana za dokument zanonimizowany.
11. Anonimizacja z użyciem narzędzi informatycznych polega na trwałym usunięciu danych stanowiących dane osobowe z systemów informatycznych.
12. Anonimizacja dokumentów elektronicznych może również polegać na zamazaniu fragmentów tekstu z plików przy użyciu [PROGRAM].
13. Anonimizacja nagrania polega na pozbawieniu go przy użyciu dedykowanego oprogramowania informacji stanowiących dane osobowe - np. poprzez [TECHNIKA ANONIMIZACJI NAGRAŃ].
14. Anonimizacja może także polegać na zastąpieniu danych osobowych wprowadzonych do systemu informatycznego, [DANE ZASTĘPCZE] (dotyczy sytuacji, w których ze względów statystycznych, rekord powinien pozostać w bazie).
15. Anonimizacja dokumentów papierowych powinna zostać dokonana przy użyciu takich narzędzi, które uniemożliwią odczytanie w jakikolwiek sposób danych.
16. Dokonując zamazania tekstu należy zwrócić uwagę, czy w dalszym ciągu możliwe jest jego odczytanie. Jeżeli zmodyfikowany dokument papierowy w dalszym ciągu umożliwia odczytanie danych osobowych, anonimizacja nie została przeprowadzona prawidłowo.
17. Za udostępnienie danych osobowych osobom nieuprawnionym lub przetwarzanie danych po ustaniu celu ich przetwarzania na skutek niewłaściwej anonimizacji odpowiada osoba, która dokonała anonimizacji.
18. Niniejsza instrukcja obowiązuje wszystkie osoby upoważnione przez [ADMINISTRATOR DANYCH] do przetwarzania danych osobowych.
Instrukcja anonimizacji danych precyzyjnie określa procedury, obowiązki oraz metody anonimizacji dokumentów papierowych i elektronicznych. Dbałość o właściwą anonimizację danych to podstawa przetwarzania informacji osobowych.